Kuidas sünkroonida Microsofti vormide vastuseid Exceliga

Miski pole nii klanitud kui veebiküsitluse vastuste kirjutamine reaalajas otse Exceli tabelisse. Õnneks saate seda funktsiooni nautida, kui kasutate Microsoft Formsi. Selle ümber on korduvad ja dünaamilised (automaatsed) viisid.

Automatiseeritud meetodid on mugavamad, kuid sellest artiklist näete, kuidas mõlemat teha.

Kuidas eksportida Microsoft Formsi vastuseid Excelisse

Microsoft Formsi vastuste eksportimine Excelisse aitab teil oma küsitlusele uusimaid vastuseid saada. See hõlmab küsitluse vastuste allalaadimist oma arvutisse Exceli failina. Protsess on lihtne, kui olete lõi teie Microsofti küsitlusvormi juba:

1. Microsoft Formsis minge aadressile Vastused üleval paremal.
2. Klõpsake Avage Excelis ekraani paremas servas, et laadida praegused vastused arvutisse.
3. Peate seda protsessi kordama iga kord, kui soovite vastuse värskendust saada.

Kuid see meetod pole parim, sest arvutustabeli värskendamiseks peate ratast sageli uuesti leiutama. see tähendab uue Exceli faili allalaadimist iga kord, kui keegi vastuse saadab. See võib olla kurnav, eriti kui paljud inimesed vastavad reaalajas.

Oma elu lihtsamaks muutmiseks saate protsessi automatiseerida rakendustega OneDrive for Business ja Power Automate, nagu on kirjeldatud järgmistes jaotistes.

Kuidas sünkroonida Microsofti vorme Exceliga OneDrive for Businessi kaudu

Kui kasutate Microsoft 365 Businessi kontot, saate oma Exceli arvutustabelit dünaamiliselt värskendada. Selleks loote küsitlusvormi, mis saab vastuseid dünaamiliselt Excelisse otse OneDrive'ist kirjutada.

Kui kasutate Microsoft Forms for Exceli loomiseks OneDrive for Businessi, loob see sellest vormist Exceli arvutustabeli versiooni, mille veerud kannavad vastavaid vormiväljade atribuute.

Microsoft Formsi vastuseid automaatselt reaalajas värskendava Exceli vormi loomiseks tehke järgmist.

1. Logige sisse oma Microsoft 365 Business Admin Center.
2. Klõpsake vasakus ülanurgas ruudukujulisel menüüikoonil ja minge lehele OneDrive.
3. Kui olete OneDrive’is, klõpsake Uus vasakus ülanurgas.
4. Valige valikute hulgast Exceli vormid.
5. Nimetage oma küsitlus ja klõpsake Loo.
6. OneDrive käivitab teie brauseri, kus saate luua oma vormivälju, nagu soovite.
7. OneDrive’is kuvatakse teie vormi nime kandev Exceli arvutustabel.
8. Pärast küsitluse loomist ja jagamist avage veebis Exceli arvutustabel ja näete nüüd uusi andmeid, kui neid reaalajas värskendatakse.
9. Kui jagate Exceli tabelit oma meeskonnaliikmetega, saavad nad ka reaalajas värskendusi vastuste kohta, kui inimesed teie küsitlusele vastavad.

Kuidas sünkroonida Microsoft Formsi vastuseid Exceliga Power Automate'i kaudu

Power Automate on a võimas rutiinsete ülesannete automatiseerimise tööriist. Huvitav on see, et see pakub ka suurepärast võimalust Microsoft Formsi sünkroonimiseks Exceliga. See on parim meetod, kui olete oma küsitlusvormi juba jaganud.

Power Automate'i meetod töötab ainult teie Microsoft Businessi kontoga loodud Microsoft Formsiga. Ja see hõlmab automatiseeritud pilvevoo loomist Power Automate'is.

Seetõttu peate Power Automate'is selle voofunktsiooni kasutamiseks olema ka Microsoft Businessi kontol. Kasutage allolevaid samme, et ühendada Microsoft Forms automaatselt Microsoft Exceliga, kasutades Power Automate'i.

Sisestage tabel oma veebipõhisesse Exceli töövihikusse

Teie veebipõhine Exceli töövihik peab olema tabelivormingus, kuna Forms kirjutab tabelitesse ainult Exceli arvutustabelis.

Kui olete Microsoft Formsi vastustest alla laadinud Exceli arvutustabeli, saate selle üles laadida OneDrive’i, ignoreerida seda alajaotist ja minna Microsoft Formsi sünkroonimisele Exceliga.

Nii et enne alustamist looge OneDrive’is uus Exceli arvutustabel. Veenduge, et pääsete OneDrive'i juurde oma Microsoft Businessi konto kaudu.

1. Klõpsake Uus OneDrive'i vasakus ülanurgas.
2. Valige Exceli töövihik.
3. Brauseris avatud Exceli arvutustabeli vasakus ülanurgas klõpsake nuppu Salvestatud. Seejärel sisestage soovitud nimi Faili nimi valdkonnas. Selle modaalkasti sulgemiseks klõpsake suvalist tühimikku.
4. Nüüd looge oma veerud ja veenduge, et need vastavad teie Microsofti küsitlusvormi väljadele. Näiteks kui olete jaganud vormi, mis küsib meili ja sugu, on teie Exceli töövihikus meili- ja sooveerg.
5. Tõstke esile veerud. Seejärel minge lehele Sisestage sakk lindil ja klõpsake Tabel.
6. Puuk Minu tabelil on päised linnuke ja klõpsake Okei.

Sünkroonige Microsofti vormid Exceliga Power Automate'i abil

1. Logige sisse oma Power Automate konto.
2. Klõpsake Loo vasakpoolsel külgribal.
3. Valige Automatiseeritud pilvevoog.
4. Järgmisena klõpsake Kui vastus on esitatud modaalkastist.
5. Seejärel klõpsake Loo avatud modaalkasti põhjas.
6. Klõpsake Logi sisse kui palutakse. Kui kasutate isiklikku Microsofti kontot, kasutage sisselogimiseks kindlasti Microsoft 365 Business kontot. Seda saate teha klõpsates Kasutage teist kontot sisselogimiskastis.
7. Pärast sisselogimist klõpsake nuppu Valige vorm välja Power Automate'is.
8. Järgmiseks valige varem loodud vormide hulgast.
9. Klõpsake Uus samm. Seejärel kasutage "vormide" otsimiseks otsinguriba.
10. Klõpsake Microsofti vormid ja valige Hankige vastuse üksikasjad allolevatest valikutest Tegevused.
11. Klõpsake nuppu Vormi ID välja ja valige uuesti oma küsitlusvorm. Seejärel valige Vastuse ID alates Vastuse ID valdkonnas.
12. Klõpsake Uus samm. Seejärel valige Excel võrgus.
13. Järgmisena valige Lisage tabelisse rida allolevatest valikutest Tegevused.
14. all Asukoht väli, vali OneDrive for Business.
15. Valige OneDrive alates Dokumendikogu Väli.
16. Klõpsake failibrauserit Fail välja ja valige varem loodud Exceli töövihik. Kui kasutate varem eksporditud arvutustabelit, võite valida ka arvutist üles laaditud tabeli.
17. Valige Exceli lehelt tabeli nimi. Nüüd peaksid ilmuma uued väljad, mis vastavad selle arvutustabeli Exceli veergudele. Need peavad ka korreleeruma küsitlusvormi väljadega.
18. Klõpsake igal uuel väljal ja valige loendist vastav vormiväli Dünaamiline sisu valikuid.
19. Lõpuks klõpsake Salvesta.

See on kõik! Olete nüüd Power Automate'is loonud Microsoft Formsi jaoks automatiseeritud pilvevoo.

Power Automate kirjutab nüüd uued vastused dünaamiliselt teie Exceli töövihikusse, kuna vastajad saadavad vastused reaalajas.

Kui olete oma Microsoft Formsi vastuseid varem oma arvutis Excelisse eksportinud, saate olemasolevad andmed kopeerida ja kleepida äsja automatiseeritud Exceli töövihikusse. See toiming ei peata teie Power Automate'i vooge.

Värskendage küsitluse vastuseid reaalajas Excelis

Reaalajas Microsoft Formsi vastusevärskenduste automatiseerimine Microsoft Excelis muudab elu lihtsaks. Kuigi otsene OneDrive for Business pakub lihtsat sünkroonimist, kui te pole oma vormi jaganud, Power Automate on mugavam, kui olete oma Microsoft Formsi küsitlust jaganud ja inimesed on seda juba teinud vastates.

Kuigi saate Microsoft Formsi isiklikul kontol kasutada, nõuab dünaamilise vastuse kirjutamine Excelisse siiski Microsoft Businessi konto omamist. Samuti võiksite vaadata, kuidas Google Forms on võrreldav Microsofti omadega, kuna need on lähedased konkurendid.