Kuna üha enam organisatsioone kasutab kaugtööd, vajavad nad tulemuslike virtuaalsete koosolekute pidamiseks kõiki ressursse. Vaatamata turul olevale arvukale virtuaalse koosoleku tarkvarale, pole mõned ärimeeskonnad veel õigeid leidnud.
Microsoft Teams loob töötavatele meeskondadele võrdsed võimalused virtuaalseks suhtlemiseks ja koostööks ilma panka rikkumata. Lugege kaasa, kui arutame, kuidas saate süsteemi abil oma tootlikkust tõsta.
1. Planeerige kohtumine täpselt
Ajastamine on Microsoft Teamsi koosoleku esimene samm. Kuigi võite koosolekut igal ajal alustada, peate neid eelnevalt teavitama, kui soovite, et teiega ühineksid.
Microsoft Teamsis koosoleku seadistamisel peaksite arvestama osalejate ajavöönditega. Kui olete võõrustaja, saate oma ajavööndi järgi koosoleku ajastada ja see kajastab automaatselt osalejate ajavööndeid nende armatuurlaual.
Koosoleku osavõtu suurendamiseks määrake see ajale, mis sobib enamikule osalejatele, kui mitte kõigile. Koosoleku ajastamine paaritutel tundidel võib takistada teie meeskonnaliikmetel ilmumast. Isegi kui nad ilmuvad, ei pruugi nad optimaalselt osaleda, kui ajastus on välja lülitatud.
2. Valige moderaator
Asjaolu, et korraldate koosolekut Microsoft Teamsis, ei tähenda, et peate olema koosoleku moderaator. Üks neist kaugrühma koosoleku edukaks läbiviimiseks on määrata moderaator, eriti kui teil on juba liiga palju tööd.
Usaldage oma moderaatorile vastutus koosoleku päevakorra juhtimise ja osalejate tõhusa kaasamise eest. Moderaator peaks jälgima tähelepanelikult osalejate käitumist ja tagama, et keegi koosoleku ajal ei häiriks. Andke moderaatorile piisav juurdepääs ja kontroll koosoleku sätetele, et nad saaksid vajadusel käske käivitada.
3. Optimeerige võrgukogemust
Veebikoosolekud on kõige produktiivsemad õigetes seadetes. Enne koosoleku alustamist leidke sobiv koht ja istekoht. Suurepärase pildikvaliteedi tagamiseks veenduge, et teie arvutiseadme kaamera on heas seisukorras. Sama kehtib ka heli kohta. Varustage hea helikvaliteediga mikrofon. Testige oma kaamerat ja mikrofoni enne koosoleku algust, et vältida ebameeldivaid üllatusi.
Kui enamik võõrustajaid eelistab mugavalt istuda ja edastada oma sõnumit elegantse pildiga, siis teised eelistavad suhelda osalejatega stendil. Microsoft Teams pakub teie veebiruumi kaunistamiseks mitut kohandatud tausta.
4. Tee märkmeid
Märkmete tegemine on üks produktiivse virtuaalse koosoleku läbiviimise viise. Kui töötlete palju teavet, kipub mõni oluline detail kahe silma vahele jääma. Kuna teie aju suudab ainult nii palju säilitada, võite kaotada olulise teabe, kui te märkmeid ei tee. Seetõttu on märkmete tegemine koosolekutel võtmetähtsusega.
Microsoft Teamsi koosolekul ei ole teil vaja märkmete tegemiseks pliiatsit ja paberit. Tööriist pakub märkmikku, kuhu saate koosoleku kohta teavet kirjutada ja salvestada. Saate alati minna tagasi oma märkmete juurde, et vaadata oma koosoleku päevakava.
5. Vaigista mitterääkivad osalejad
Müra pärsib tootlikkust töökohal. Kui te seda kohe alguses ei näpi, võib see takistada ka teie virtuaalset kohtumist. Isegi kui proovite koosoleku ajaks vaikses kohas viibida, ei pruugi teised osalejad sama teha. Microsoft Teams aitab teil oma vaigistusfunktsiooniga mürast lahti saada.
Koosoleku võõrustajana saate Microsoft Teamsis vaigistada mitte ainult ennast, vaid ka teisi koosolekul osalejaid. Reegel on, et mitterääkivad osalejad tuleb alati vaigistada. See loob korra ja dekoori. Teised osalejad saavad aru sõnumist, mille rääkiv osaleja edastab.
6. Kasutage rõhutamiseks vestlusakent
Virtuaalsed koosolekud peavad olema kaasahaaravad, et hoida osalejates huvi. Inimesed tüdinevad pikkadest vestlustest kergesti, seega peate nende tähelepanu hoidmiseks kasutama ka Microsoft Teamsi vestlusakent.
Võõrustajana saate luua vestlusakna, kuhu teie ja teised osalejad saate koosoleku kohta asjakohaseid kommentaare lisada. See on hea koht võtmeteabe kirjutamiseks, mida osalejad peaksid teadma. Samuti võib moderaator paluda osalejatel jätta kõik küsimused vestlusaknasse, et kõik saaksid küsimustest selgelt aru.
7. Salvestage koosolek
Virtuaalsete koosolekute korraldajate üks viga on see, et nad ei suuda jälgida kõiki tegevusi. Kui neil on vaja teemale tagasi pöörduda, ei saa nad seda teha. Microsoft Teams on muutnud salvestamise lihtsaks, lisades salvestusfunktsiooni, mis võimaldab kiiresti mõista iga pisiasja.
Viidete tegemine on osa õppeprotsessist ja iga veebikogunemise üle arvestuse pidamine on väga kasulik. Kui salvestate koosoleku Microsoft Teamsis, on teil koosoleku üksikasjade kohta konkreetsed tõendid.
8. Hägustage oma taust
Nii nagu mürarohke keskkond võib panna kellegi teise võrgukoosolekul kõneleja edastatava sõnumi vahele jätma, võib ka mürarikas taust häirida. Näiteks võib osaleja kaunis maal teie tähelepanu kõrvale juhtida. Võite isegi oma mõttekäigu unustada.
Microsoft Teams võimaldab osalejatel oma tausta hägustada, et nad saaksid keskenduda iseendale ja sellele, mida nad arutavad. Selle funktsiooniga ei pea te muretsema koosoleku jaoks ideaalse tausta pärast.
9. Kasutage tahvli funktsiooni
Paljud kasutajad ei kasuta Microsoft Teamsi tahvli funktsiooni maksimaalselt. See on veebipõhine lõuend teie sõnumite ja ideede jäädvustamiseks.
Microsoft Teamsi tahvel on kasulik, kui peate koosoleku ajal oma meeskonnaliikmetele keerulisi ideid selgitama. See pakub erinevaid visandielemente, mis aitavad teil oma mõtteid selgelt väljendada.
10. Aktiveerige ekraani jagamine
Mõnikord ei piisa ideede ja kontseptsioonide selgitamisest meeskondadele virtuaalsel koosolekul. Peate neile näitama teavet sellisena, nagu see teie arvutiseadmes on. Microsoft Teams teeb selle ekraani jagamise funktsiooniga võimalikuks.
Kui aktiveerite ekraani jagamise, saate oma Microsoft Teamsi veebikoosolekul osalejate seotuse taseme tõsta. See võimaldab teil näidata teistele inimestele, millest te räägite ja kuidas see teie süsteemis täpselt on.
Muutke oma virtuaalsed koosolekud Microsoft Teamsi abil väärtuslikuks
Virtuaalsed kohtumised on tulnud, et jääda. Töörühmad teevad üksteisega suhtlemisel oma kaugetest asukohtadest suuri edusamme. Kuid selleks, et see juhtuks, peate olema teadlik oma koosolekutest maksimaalselt ära kasutama, kasutades Microsoft Teamsi paljusid funktsioone.
Kui kavatsete koosolekul inimesi võõrustada, muutke see kasulikuks, optimeerides kogemust. Looge ruumi kõigile panustamiseks ja ideede jagamiseks. Kui teie meeskonnaliikmed näevad teie koosolekute väärtust, on nad innukad liituma alati, kui koosoleku planeerite.