Tänapäeval on meilid produktiivseks eluks hädavajalikud. Need võimaldavad teil suhelda, teenuste kasutajaks registreeruda, kontosid turvalisena hoida ja palju muud. See tähendab ka seda, et teie postkast võib kergesti muutuda üle jõu käivaks, mis on probleem, kui kasutate e-kirju tööl.
Gmail on eriti rikas funktsioonide ja segavate tegurite poolest, kuid on olemas viise, kuidas oma kontot ja iseennast hallata, et mitte uuesti multitegumtööd teha. Korraga ühele tööle keskendumine on organiseerituse ja distsipliini küsimus. Uurime, mida see täpselt tähendab.
1. Korraldage oma meilid
Kõigepealt võite klõpsata nupul täht või silt ikooni mis tahes meili kõrval, et see märgiks Tärniga tähistatud või Tähtis. See saadab selle teie külgpaneelil olevasse vastavasse kausta, suurendades samal ajal tõenäosust, et Gmail märgib tulevikus automaatselt olulised meilid.
Võite minna veelgi kaugemale värvikoodiga siltide loomine Gmailis ja e-kirjade esitamine loogilises järjekorras, selle asemel, et läbida segatud meilide sein, millest mõned pakuvad huvi, teised rämpsposti.
Seega, kui saabub uus hulk e-kirju, sirvige need läbi ja märkige need vastavalt. Seejärel saate näiteks e-kirjadele keskenduda Tähtis esmalt kausta ja jätke need, mille sildiga "Isiklik", hilisemaks kasutamiseks.
2. Kasutage edasilükkamise funktsiooni meilide puhul, mis võivad oodata
Nimetatakse veel üks tööriist, mis aitab teil prioritiseerida, millistele meilidele keskenduda Uinak.
Valige e-kiri või hõljutage kursorit selle kohal ja näete ikooni, mis näeb välja nagu kell. Klõpsake seda ja saate valida selle pikkuse Uinak.
Ükskõik, milline on teie valik, kaob e-kiri teie postkastist ja tuleb määratud ajal tagasi. Sellele pääsete juurde ka enne seda, kui lihtsalt avage Edasi lükatud kausta.
3. Muutke oma postkasti tüüpi
Gmaili armatuurlaua kohandamiseks nii, et see takistaks teil multitegumtööd tegemast, on palju võimalusi. Sinu Kiirseaded pakkuda väga lihtsat ja käepärast meetodit.
Klõpsake nuppu käik ikooni lehe ülaosas, et avada oma Seaded menüü. Otsige üles Postkasti tüüp jaotist ja vaadake oma valikuid:
- Vaikimisi
- Tähtis kõigepealt
- Kõigepealt lugemata
- Tärniga esimene
- Olulised kirjad
- Mitu postkasti
Iga tüüp struktureerib teie postkasti erinevalt. Selle funktsiooni leiate ka siit Kiirseaded > Kuva kõik seaded > Postkast.
Gmaili paigutuse edasiseks muutmiseks ühendage kõige produktiivsem paigutus filtrid, mis sortivad teie Gmaili postkasti. Hoolikalt planeerides saate tagada, et teie tähelepanu langeb alati teile kõige olulisematele meilidele.
4. Muutke oma postkasti tihedust
Muutke oma postkast silmadele võimalikult lihtsaks ja oluliste meilide leidmine on lihtsam. Samuti väldite Gmailiga töötades liiga kiiret väsimust.
Veel üks teie funktsioon Kiirseaded aitab teil seda saavutada. Under Tihedus, on kolm võimalust, kui lähedal peaksid teie meilid olema.
- Vaikimisi
- Mugav
- Kompaktne
Vaadake, milline neist võimaldab teil postkasti kiiresti ja lihtsalt sirvida.
5. Muutke oma Gmaili konto maksimaalset lehe suurust
Gmail annab teile suurema kontrolli oma postkasti paigutuse üle, sealhulgas selle üle, mitu meili ühel lehel peaks olema. Selle funktsiooni leidmiseks minge aadressile Kiirsätted > Kuva kõik seaded > Üldine.
See vahekaart on teie Maksimaalne lehe suurus jaotis, kus saate valida igal lehel kuvatavate vestluste arvu. Teie eelseadistatud valikud on vahemikus 10 kuni 100, nii et saate oma e-kirju tõesti laiali jagada või kokku panna.
Otsustage, milline paigutus aitab teil ülesannetele kõige rohkem keskenduda, samal ajal kui kasutate oma filtreerimistööriistu hästi.
6. Jagage oma lugemispaan
Veel ühe Gmaili funktsiooni abil saate multitegumtöö lõpetada ja keskenduda ühele meilile korraga. Teie e-kirjade kohal on Lülitage jagatud paani režiim sisse ikooni.
Kui klõpsate sellel ajal, kui armatuurlaud on tavalisel jaotamata kujul, Vertikaalne poolitus aktiveeritakse, mis tähendab, et teie e-kirjad saavad nende kõrval paneeli, kus kuvatakse iga valitud vestluse sisu. See võimaldab teil näha, mis teie meilides on, ilma et peaksite neid täielikult avama. Seejärel pääsete postkasti kiiremini läbi.
Kui klõpsate valiku kõrval olevat noolt Lülitage jagatud paani režiim sisse ikooni, leiate selle Horisontaalne poolitus variant ka.
Kõik see on saadaval ka Kiirseaded > Kuva kõik seaded > Postkast.
Kuid Gmaili seadeid kohandades saate teha palju muudki korduva puhkusereageeri seadistamine. Uurige, mis võib teie monoülesannete täitmisel veel kasu tuua.
7. Alustage uute meilide lugemist alt
Kui rääkida isiklikest harjumustest, mis võivad teid multitegumtööst eemale juhtida, on üks kindel meetod e-kirjade lugemine eesmärgi või loogilise järjekorras.
Näiteks tavalises e-kirjade loendis on uusimad ülaosas, seega on mõttekas alustada lugemata vestluste alt, käsitledes kõigepealt vanimaid.
Neil võib olla tähtaegu või olulist teavet, mis on hilisemate meilide jaoks asjakohane. Kui soovite olla ainult ohutuse tagamiseks ja keskendunud, liikuge oma e-kirjade arvu suurendamisele.
8. Kustutage esmalt kõige lihtsamad meilid
Gmaili jagatud paneeli abil saate kiiresti tuvastada meilid, mis teid ei huvita või mida saab kiiresti käsitleda. Sirvige oma postkast ja lahendage esmalt kõige lihtsamad ülesanded, eemaldades need teelt. Seejärel saate seada prioriteediks keerulisemad meilid.
See on lihtne strateegia, kuid see tühjendab teie postkasti kiiresti ja konstruktiivselt ilma teid üle koormamata.
Teie Gmaili kontol on kaks kasulikku funktsiooni ülesannete määramiseks ja märkmete tegemiseks.
Alustame sellest Google Tasks, mida tähistab Kontrollima ikooni külgribal. Klõpsake sellel ja seejärel Lisage ülesanne, kui teil seda veel pole. Igale ülesandele saate anda pealkirja, kirjelduse, kuupäeva ja alamülesande. Kaunistage neid nii palju kui vaja, et end organiseeritult hoida.
Otse üleval Ülesanded on Google Keeplambipirn ikooni, mis avab paneeli, kus on loetletud kõik olemasolevad Keepi kirjed Tehke märkus nuppu. Kasutage seda näiteks konkreetse kliendi meilide kohta märkmete tegemiseks või Google Meeti seansside ajal minutite võtmiseks.
Mõlemad tööriistad võivad teile meelde tuletada olulisi töid, mida peate täitma, pakkudes samas võimalusi, kuidas iga keskendutud ülesandega produktiivsem olla.
10. Kasutage brauseri laiendusi
Kui teile meeldib käepäraste tööriistade tugi, uurige brauseri lisandmooduleid, mis suurendavad teie tõhusust, struktureerides töövoogu või jagades selle osadeks, millega saate hõlpsamini hakkama.
Tundma õppima kuidas Todoist saab teie tootlikkust parandadanäiteks nutika ülesannete haldamise võimsuse kaudu. Saate selle sünkroonida oma Gmaili kontoga ja muuta iga olulise töö sujuvamaks.
Siis on sul Gmaili postkasti sortimine, laiendus, mis lisab teie Gmaili tavavalikutele filtreid. Saate oma e-kirju sortida kontaktide, ettevõtete, manuste ja muu järgi.
Kui kasutate oma meilidega Google'i arvutustabeleid, kaaluge Rea esiletõstja, mis teeb täpselt seda, mida nimi viitab: tõstab arvutustabelite read esile, et saaksite neid kiiremini lugeda.
Isegi midagi sellist Monotab võib olla võrgutöötajate jaoks hindamatu. See on laiendus, mis salvestab lingid ühele vahelehele, nii et te ei avaneks mitu korda ja teie brauserit ei aeglustaks.
Lõppkokkuvõttes vajate nii organisatsioonilisi tööriistu kui ka distsipliini, et teie kontsentratsioon ei jaguneks mitmeks suunaks ja ei segaks teie tootlikkust.
Ülaltoodud näpunäidete ja tööriistade abil saate teie meilid ja kõik muud Gmailis tehtavad tööd loogilisse ja isegi meeldivasse järjekorda panna. Teil on võimalik pühenduda soovitud ülesannetele ja lõpetada kõrvalekaldumine.
Nagu juba mainitud, mängib teie enesekontroll suurt rolli multitegumtöö takistamisel, kuid palju digitaalset tuge aitab ka palju. Nii et vaadake, mida Google veel oma platvormidel pakkuda saab, alates teie Gmaili kontost kuni Chrome'i brauserini.
