Failide jagamine on meeskonnatöös tavaline praktika. Kuid see on kahjulik, kui teie jagatud failid on korrastamata ja risustavad teie süsteemi. Seal on ainult nii palju tööd, mida saate segaduse keskel teha.
Jagatud failide korraldamine on teie töövoo sujuvamaks muutmise võti. Kui te seda ei tee, võite olulised failid kaotada või need töö käigus segamini ajada. Vaadake tõhusaid viise jagatud failide korraldamiseks tootlikkuse suurendamiseks.
1. Vaadake üle olemasolevad failid
Olemasolevate failide perioodiline ülevaatamine on vajalik, et teie süsteem oleks hästi organiseeritud. On suur tõenäosus, et teie süsteemis on faile, mida te enam ei kasuta või ei vaja. Need failid võivad teie teadmata sinna jääda ja ruumi hõivata.
Võtke alati aega oma failide ülevaatamiseks, et saaksite kustutada need, mida te enam ei vaja, ja värskendada aegunud faile, et neist võimalikult palju kasu saada. Ainuüksi failide ülevaatamisega võib olla raske sammu pidada. Harige ja õpetage oma meeskonnaliikmeid või töötajaid olemasolevate failide ülevaatamise tähtsusest. See lihtne ülesanne loob suurema tõhususe tagamiseks puhta tööruumi.
2. Looge ja nimetage oma kaustad üksikasjalikult
Miski pole rohkem segadust tekitav kui see, et peate kulutama suurema osa oma tööajast oma süsteemis failide otsimisele. Säästke end probleemidest, luues oma failidele vastavalt nende kategooriatele erinevad kaustad.
Meisterdamine kuidas oma kaustu üksikasjalikult korraldada säästab aega ja suurendab tootlikkust. Saate kiiresti oma failides või kaustades liikuda ilma neid avamata, et neid tuvastada või neile juurde pääseda. Samamoodi aitab kaustade loomine ja nimetamine teie meeskonnaliikmetel tuvastada, millised failid neile juurdepääsu saamiseks kuuluvad ja millised failid sisaldavad tundlikku teavet.
Kataloogile nime andmisel püüdke nii palju kui võimalik vältida pikkade ja keeruliste nimede kasutamist, sest neid on raske meeles pidada. Samuti vältige erimärkide ja sümbolite kasutamist, sest need pole mitte ainult nähtavad, vaid on ka mõttetud. Lõpuks, kui peate sõnade eraldamiseks kasutama tühikuid, kasutage selle asemel allkriipse või sidekriipse.
3. Piirake oma kaustu
Kuigi kaustade loomine ja nimetamine on jagatud failide korrastamiseks hea tava, ärge üle pingutage. Kui iga faili jaoks on üks kaust, tekib segadus. Teie süsteemis on liiga palju faile ja see võib olla üle jõu käiv.
Nii et iga faili jaoks kausta loomise asemel ühendage fail sarnase sisuga kausta. Teate täpselt, kust otsida, kui otsite samasse kategooriasse kuuluvaid faile.
4. Kohaliku salvestusruumi kraavi
Kohalik salvestusruum oli varem oluline, kuid digiteerimisega on rohkem võimalusi. Seega, kui kasutate failide salvestamiseks endiselt kohalikku salvestusruumi, olete minevikku jäänud. Lisaks sellele, et kohalik salvestusruum on kulukas, kuna ostetakse suurema ribalaiusega rohkemate failide salvestamiseks, kujutab see ka turvariski. Kui keegi teie salvestusseadet rikub, võite kaotada kogu sellel oleva teabe.
Seega kasutage kohaliku salvestusruumi asemel pilvesalvestust. Pilvesalvestuse abil saate oma failidele kaugjuurdepääsu, teil on rohkem salvestusruumi ja rakendate tugevamat turvalisust. Tutvuge odavaimad pilvesalvestuse pakkujad kulude kokkuhoidmiseks.
5. Versioonikontrolliga tarkvara kasutuselevõtmine
On suur tõenäosus, et peate oma faile pärast nende loomist muutma. Versioonikontroll aitab teil jälgida failis või failikogus tehtud muudatusi. Muudatuste käsitsi jälgimine on hirmutav ja võib teid segadusse ajada.
Täpselt nii, nagu saate kasutada versioonihaldusrakendused, mis suurendavad teie tootlikkust, saate kasutada failikorraldustarkvara koos versioonikontrolliga, et jälgida failis tehtud muudatusi, et mitte neid segamini ajada.
Versioonihaldussüsteemi ülesanne on hoida kõiki meeskonnaliikmeid samal lehel. Kõige olulisem on see, et kõik meeskonnaliikmed teevad koostööd ja töötavad sama projekti kallal, tagades samal ajal, et nad kõik kasutavad faili uusimat versiooni.
6. Loo otseteid ja lemmikuid
Kui teil on vähe eelarvet või vajate kiiret tegutsemist, on kõige parem luua otseteid ja lemmikuid. Otsetee on viide kõvaketta failile. Programmi, faili või kausta saab määrata selle kursori abil.
Kuna see sisaldab teavet algse faili asukoha kohta, on otsetee väike fail, mis kasutab väga vähe salvestusruumi. Duplikaat ei vasta täpselt originaalfailile. Seega on otsetee eemaldamisel algne fail endiselt puutumata.
Otseteede abil saate paigutada kõige sagedamini kasutatavad programmid ja kaustade otseteed kergesti ligipääsetavatesse kohtadesse, näiteks oma töö armatuurlauale või kiirkäivitusribale.
7. Kaustamallide eelloomine
Teine võimalus jagatud failide korraldamiseks on ajutise malli eelloomine. Saate eelnevalt luua kaustamalle, kui te pole kindel, millist malli praegu kasutada.
Kaustamalli eelnev loomine aitab teil mõnda faili kaustas hoida, selle asemel, et neid kuhugi süsteemi jätta. See hoiab ära ka kosmose seente tekke. Kui otsustate lõpuks nende eelloodud kaustade põhjal oma seisukoha, võite need oma alalisele salvestusruumile teisaldada, kuid ei pruugi.
8. Kasutage automatiseeritud korraldamise tarkvara
Üks tõhusamaid viise jagatud failide korraldamiseks on lisada oma süsteemi automatiseeritud organiseerimistarkvara. Failide käsitsi korraldamine pole mitte ainult tüütu, vaid ka aeganõudev. Erinevate failide teisaldamine konkreetsetesse asukohtadesse nõuab detailidele tähelepanu.
Sellest hoolimata kipuvad asjad läbi libisema. Kuid see on teistsugune pallimäng, kui automatiseerida protsessi organiseerimistarkvaraga. Tõhus organiseerimistarkvara paigutab teie jagatud failid nende õigesse asukohta vähese või ilma järelevalveta. Teil ja teie meeskonnal on rohkem aega, et keskenduda olulisematele ülesannetele, et suurendada oma tootlikkust.
9. Kustutage aegunud failid
Aegunud failid pole teile kasulikud. Kui te ei kavatse neid värskendada, pole neil teie süsteemis äri. Kui vaatate oma faile kokku, võite avastada, et failid, mida te enam ei kasuta, võtavad palju salvestusruumi. Nende kustutamine annaks teile rohkem ruumi asjakohaste failide loomiseks ja salvestamiseks.
Samuti võib aegunud failide süsteemifailidesse jätmine kogemata ühineda uuemate või praeguste failidega, põhjustades segadust. See stsenaarium võib ilmneda siis, kui need failid on uute või kogenematute töötajate käes. Selle protsessi automatiseerimiseks võite valida näiteks failide kustutamise tarkvara PrivaZer, Failipurustajaja Glary Utilities, teiste hulgas.
Jagatud failide korraldamine tootlikkuse suurendamiseks
Puhas tööruum suurendab tootlikkust. Saate hõlpsasti juurde pääseda kõikidele vajalikele dokumentidele ja liigutada asju ilma takistusteta. Jagatud failide korraldamine mitte ainult ei suurenda teie tootlikkust, vaid muudab teid ka tõhusamaks, kuna keskendute rohkem käsilolevatele ülesannetele.
Huvitaval kombel ei pea te kõike ise tegema. Tõstmiseks ja paigutamiseks saate kasutada automatiseeritud tööriistu, et saaksite tegeleda muude teie tähelepanu vajavate ülesannetega.
