Ajahinnangu ja vabakutselise projektijuhtimise puhul on kõige olulisem oma töötundide täpne jälgimine. On oluline, et tunneksite oma projekti hästi, et anda oma klientidele enesekindlalt realistlik hinnang selle kohta, kui kaua konkreetne ülesanne aega võtab.

Lõppude lõpuks ei taha te oma klientidelt üle- või alatasusid nõuda. Vaatame mõningaid näpunäiteid, mida peaksite seda tehes meeles pidama.

1. Määratlege oma projekti ulatus

Esimene samm on veenduda, et teil on kindel arusaam sellest, mida projekt endaga kaasa toob. Mõelge täpselt välja, milliseid ülesandeid, tähtaegu ja eelarveid te käsitlete. Konkreetne arusaamine ulatuse ja ülesannete kohta aitab teil vältida tarbetuid kulutusi.

Hoiduge ulatuse libisemise eest. Kui te ei ole ettevaatlik, kestab teie projekt tõenäoliselt kauem, kui algselt eeldasite. Parim viis selle vältimiseks on a Tööde jaotuse struktuur (WBS), et kaardistada üksikasjalikult kõik ülesanded ja tõhustada töövoogu koos kliendiga. Sel eesmärgil saate kasutada ka projekti ulatuse malli.

instagram viewer

Lae alla:Smartsheet (Saadaval Exceli failina)

2. Kasutage õiget aja hindamise tehnikat

Iga hinna eest peaksite püüdma vältida ala- ja ülehindamist. Paljud vabakutselised kipuvad tehtud töö väärtuse määramisel pakkuma oma tunnitasu, kuid see võib põhjustada ülepaisutatud arveid. või isegi oma aja alatasustamine – eriti kui te pole arvestanud ettenägematuid asjaolusid, ressursside piiratust ja muid tegurid. Siin on mõned meetodid projekti tundide täpseks hindamiseks:

  • Eksperdi hinnang: See on vajalik juhtudel, kui andmeid on raske või võimatu mõõta või kui üksikasjalikud spetsifikatsioonid pole täpselt saadaval. Selle tehnika kasutamise võti on hankida enne otsuse tegemist võimalikult palju teavet ja analüüsi. Seda meetodit peaksite kasutama alamülesannete ja nende kestuse tuvastamiseks pingutuste hindamise ja aja prognoosimise etapis.
  • Analoogne hinnang: Analoogne hinnang on levinud praktika, mis hõlmab sarnaste omadustega projekti(de) kasutamist oma hinnangu aluseks. Selle protsessi abistamiseks võite kasutada varasemat kogemust, valdkonna keskmisi näitajaid või muid ressursse. Põhimõtteliselt kasutab analoogne hinnang hinnangu tegemiseks sarnaste projektide ajaloolisi andmeid.
  • Kolmepunktiline hinnang: See meetod hõlmab kõigi võimalike stsenaariumide (optimistlikud, pessimistlikud ja kõige tõenäolisemad) kindlaksmääramist, samuti nende esinemise tõenäosust ja seejärel lõpliku hinnangu andmist. Tavaliselt arvutatakse see kolmnurkjaotuse tehnika või PERT beetahinnangu abil.

Kolmnurkjaotuse meetodi kasutamisel võite võtta järgmiste hinnangute keskmise – optimistlik hinnang (O), pessimistlik hinnang (P) ja kõige tõenäolisem hinnang (M). Seega näeb kolmnurkne jaotusvõrrand välja selline:

E= (O+P+M)/3

PERT tähistab "programmi hindamise ja ülevaatamise tehnikat". See on otsustusmudel, mis aitab rühmadel oma tööd tähtsuse järjekorda seada, määrates kindlaks, kui palju aega neil kulub erinevate ülesannete täitmiseks.

PERT beeta jaotusmeetod on pigem kaalutud keskmine. See annab suurema kaalu kõige tõenäolisemale tulemusele ja vähem kaalu teistele tulemustele. Projektijuhid kasutavad seda meetodit tavaliselt projekti lõpetamise kuupäevade hindamiseks, kuna see kipub olema täpsem.

PERT-i beetavõrrandit saab hinnata järgmisel viisil:

PERT-i beetaversiooni jaotus = (P + O + 4 ml ) / 6

Järgides meie ülaltoodud näidet, oletame, et kui vabakutseline töötab ülesande A kallal (mis juhtub olla sotsiaalmeedia kampaania) kõige optimistlikum prognoos on kaks nädalat ja halvim stsenaarium üheksa nädalaid. Kõige tõenäolisem hinnang on neli nädalat.

PERT-i beetavõrrandi rakendamisel kujuneks ligikaudseks ajahinnanguks 4,5 nädalat. Seda meetodit kasutades saame antud juhul arvestada ka standardhälbega, et anda klientidele pikem valmimisaeg. Ülesande A puhul võime seda väljendada järgmiselt:

Standardhälve = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

Meie näites on see 1,75. Seega saame anda tõenäoliseks valmimisajaks 4,5 nädala asemel 6,25 nädalat.

  • Alt-üles hinnang: Lihtsaim (ja täpseim) meetod vabakutseliste projektitundide arvutamiseks on alt-üles hindamismeetod. See lähenemine soovitab teil alustada oma tööjaotuse struktuuri algusest, arvutada kokku kõik kulud ja seejärel vajadusel lisada.

Selle lähenemisviisi abil saate luua täpseid hinnanguid, alustades algusest ja liikudes oma projekti ulatuse iga kulu võrra üles. See aitab teil katta kõik kulud ühe korraga.

3. Arvutage oma võltsimissuhe

Kuna kõik vabakutselised ei tööta ühtemoodi, võib olla raske mõõta, kui palju aega nad projekti kallale kulutavad. Sellistel juhtudel võib võltsimissuhte kalkulaatori kasutamine aidata teil täpseid hinnanguid arvutada. See aitab teil näha üle/alahinnatud aja osakaalu, et saaksite oma arveldatavaid töötunde optimeerida.

Näiteks kui arvate, et projekti lõpetamiseks kulub teil neli päeva, kuid teil kulub ainult kaks päeva, on teie võltsimissuhe 2:1. Fudge-suhte eesmärk on määrata, kui kiiresti saate oma projektis ülesannetega liikuda ja kui palju aega teie ajakavas on.

4. Arvestage tühikäigu ja vaheaegadega

Võib arvata, et saate sisestatud tunnid lihtsalt kokku liita, kuid see ei tööta tegelikult nii. Puhkusepäevad ja tühikäiguajad tuleks arvestada teie kavandatud töötundide koguarvuga.

Kui te pause ei tee, põlete lõpuks oodatust kiiremini läbi. Kui kasutate koostöötööriistu, nagu Slack või Todoist, on oluline seadistada a puhkus või kontorist väljas olek kui võtad aja maha.

Kui võtate vaba päeva, peaksite seda nädalas töötundide arvu arvutamisel arvesse võtma. Kui teil on pikenenud jõudeaeg või paus tööl, siis tasub ka seda tähele panna – lisage lihtsalt tund või kaks oma iganädalasele töötundidele.

Lae alla: Tipp42 (Saadaval Exceli failina)

5. Planeerimise, ettenägematute olukordade ja muudatuste tegur

Üks levinumaid vigu, mida vabakutselised teevad, on aja planeerimata jätmine. Sarnaselt on ettenägematute olukordade hinnangud vajalikud, et võtta arvesse ettenägematuid asjaolusid, mis võivad projekti käigus tekkida, näiteks ressursipiiranguid.

  • Planeerimine: Teil on vaja aega oma töö planeerimiseks ja veendumaks, et saate klientidelt kogu vajaliku teabe. See on eriti oluline, kui töötate klientidega, kes on teie valdkonnas uued või pole kunagi varem teiega koostööd teinud.
  • Haldus: Teil on vaja aega haldustoiminguteks, nagu arvete saatmine või sotsiaalmeedia kontode seadistamine. Pärast projektide lõpetamist võite vajada aega ka klientide järelkontrolliks.
  • Ettenägematud asjaolud/muudatused: Kui projekt võtab oodatust kauem aega või kui projektiga läheb midagi valesti, võite vajada lisaaega haldusülesannete või täienduste või muudatuste tegemiseks.

Aja jälgimine on suurepärane viis saada paremini aru, kui palju aega igale projektile kulutate. Saate kasutada selliseid tööriistu nagu projekti ajaskaala malle või tööajaarvestuse mallid ja aja jälgimise rakendused tagamaks, et saate õigeid andmeid selle kohta, kui kaua teil ülesannete täitmiseks kulub.

Samuti leiate, et aja jälgimise süsteemi seadistamine, näiteks Pomodoro tehnika, aitab teil tõsta tootlikkust, jälgida oma edusamme ja tagada tähtaegadest kinnipidamine.

7. Vaadake üle oma lõplikud hinnangud

Olete oma hinnangu valmis saanud ja nüüd on aeg teha lõplik arv. Üks asi, mida peate siin tegema, on oma kalkulatsioon üle vaadata. Kontrollige, kas kalkulatsioonist on välja jäetud mõni ülesanne. Kui jah, lisage need lisatunnid lõplikku hinnangusse tagasi. Kasutades erinevaid projektijuhtimise mallid võib aidata.

Kui teil on kliendi hinnang, vaadake see üle ja veenduge, et arvud on mõistlikkuse piires. Kui teie kahe hinnangu vahel on lahknevus, küsige neilt lisateavet selle kohta, mida nad soovivad ja kuidas seda teha.

Hinnake ja hallake oma arveldatavaid tunde täpselt

Projektitundide teema on vabakutseliste jaoks vaidlusi tekitav, kuna igal inimesel on oma hind (põhineb kogemustel, ainealaste teadmistel, kliendi nõudmistel jne) ja probleemide lahendamise metoodika.

Kui plaanite oma vabakutseliste arveldatavate tundide arvutamist, on nende näpunäidete tundmine hindamatu. Loodetavasti säästavad need teie järgmise projekti jaoks aega ja raha ning muudavad kogu protsessi palju stressivabamaks.