Uued ideed töönädalaks on esile kerkinud, kuna rohkem ettevõtteid püüab võidelda töötajate läbipõlemisega. Näiteks üks sotsiaalne eksperiment muudab 40-tunnise viiepäevase töönädala 32-tunniseks neljapäevaseks töönädalaks.
Kuigi mõned muretsevad, et töötundide arvu vähendamine vähendab tootlikkust, ei pruugi see olla tõsi. Vastavalt aruandele BBC, näitas 32-tunnise töönädala nelja-aastane katse, et "tootlikkus jäi samaks või paranes enamikus töökohtades".
Kui teie töökoht kaalub üleminekut 32-tunnisele töönädalale, järgige tootlikkuse maksimeerimiseks neid viit sammu.
1. Korraldage ülesandeid
Veendumaks, et olulised ülesanded on esmatähtis, loetlege selle päeva (või nädala, kui soovite ette planeerida) ülesanded. Loendit vaadates sortige iga ülesanne kolme kategooriasse: Kõrge prioriteet, Keskmine prioriteetja Madal prioriteet.
Kõrge prioriteediga ülesanded on teie ettevõtte jaoks hädavajalikud, mis tuleb kiiresti ära teha. Keskmise prioriteediga ülesanded tuleks lõpule viia kiiresti, kuid neid võib veidi edasi lükata. Lõpuks on madala prioriteediga ülesanded need, mis tuleb täita, kuid mitte kohe.
Kui te pole kindel, kuidas oma ülesandeid klassifitseerida, proovige kolme löögiga süsteem teie ülesannete loendi prioriseerimiseks.
Ülesannete loetlemisel ja sortimisel kasutage ühismärkmete rakendust, näiteks Microsoft OneNote või Google Keep nii et kogu teie meeskond teaks, millist tööd nad peaksid eelistama. Märkmete rakendus võimaldab ka teie meeskonnaliikmetel anda tagasisidet prioriteetide loendi kohta, et saaksite veenduda, et esmane töö on tehtud.
2. Jagage kalendreid
Jätkake tööülesannete korraldamisega alustatud koostöötempot, lastes oma meeskonnal oma kalendreid jagada. Enamik kalendrirakendusi, nagu Microsoft Outlook ja Google'i kalender, võimaldab teil oma ajakava teiste kasutajatega jagada.
Igaühe ajakavast teadlikkus on produktiivse keskkonna säilitamise võti. Kui jagate oma kalendrit oma meeskonnaga, saavad kõik jälgida olulisi meeskonnakoosolekuid ja tagada, et nad ei segaks töökaaslasi blokeeritud ajaperioodidel.
Samuti on lihtsam vältida tarbetuid koosolekuid. Kõigi ajakava tundmine võimaldab teil mitme ühekordse koosoleku asemel välja mõelda aja, millal kõik kohtuvad. See võimaldab teil ka näha, kas koosolekute teemasid korratakse.
3. Taimerirakenduste kasutamine (ja nende kuulamine)
Kui teie töönädal väheneb 20%, muutub iga minut päevast väärtuslikumaks ressursiks. Oma aja optimeerimiseks tuleb endale ajakava koostada ja sellest kinni pidada. Blokeerige oma kalendris aeg iga ülesande jaoks, mida peate tegema, ning koosolekute ja vaheaegade jaoks (sest peate võtma piisavad ja taastavad pausid et olla oma parimas vormis).
Kui olete ajakava koostanud, määrake iga ülesande jaoks taimer. Mõned populaarsed taimerirakendused hõlmavad Pomofookus ja Toggl. Pole tähtis, millise rakenduse valite, kuulake seda kindlasti. Kui taimer käsib teil peatuda, peaksite peatuma ja liikuma järgmise ülesande juurde, isegi kui te pole seda lõpetanud.
Lõpetamata töö vastu võitlemiseks lisage oma ajakavasse alati järelejõudmisplokk. Järelejõudmise blokk on määratud aeg, mille annate endale, et jätkata tööd ülesannetega, mille lõpetamiseks ei olnud aega. Selle lisamine võimaldab teil kogu oma töö lõpuleviimiseks õigel teel püsida.
4. Kasutage pilvesalvestussüsteemi
Dokumentide jagamine on iga ettevõtte jaoks hädavajalik. Õnneks on paberkandjal salvestussüsteemide ajad, mis piirasid juurdepääsetavust, ammu möödas. Kuid 32-tunnises töökeskkonnas ei sobi iga digitaalne salvestussüsteem.
Veenduge, et teie meeskond jagaks dokumente pilve jagamise keskkonnas, nt OneDrive või Google Drive. Kui hostite dokumente kohalikus keskkonnas, on juurdepääs piiratud, mis aeglustab töövooge. Pilvesalvestussüsteemid võimaldavad igaühel juurdepääsu vajalikele materjalidele, vältides tööpäeva kiiruse suurenemist.
Pilvesalvestussüsteemid võimaldavad kõigil jälgida ka töö edenemist, mis aitab kaasa projektidevahelisele koostööle. Kuid selleks, et muuta oma pilvesalvestussüsteem juurdepääsetavaks, korraldage ja puhastage oma pilvesalvestusruum aeg-ajalt. Nii ei raiska teie ega teie meeskonnaliikmed aega vananenud kaustade ja failide sortimisele, et leida vajalikku.
5. Jälgige oma päeva arvutustabelis
Lisaks kalendris vaba aja blokeerimisele salvestage oma igapäevased ülesanded arvutustabelisse, kasutades sellist programmi nagu Microsoft Excel või Google'i arvutustabelid. Salvestage iga ülesanne ja see, kui palju aega teil töö võttis.
Ülesande täitmiseks kuluvat aega salvestades ärge lihtsalt pange oma kalendrisse ära seda, mille olete blokeerinud. Selle asemel, kui vajate ülesande täitmiseks rohkem aega, kirjutage see üles. Ülesandele kulutatud koguaja teadmine on oluline, et mõista, kuidas oma päeva optimeerida.
Kui olete nädal aega oma igapäevastele ülesannetele kulutatud aega jälginud, vaadake, kuidas teie aeg jaotus ülesannete loendis, mille pidite täitma. Uurige nimekirja ja küsige endalt, mida see ütleb. Kus veedate suurema osa oma ajast? Millised ülesanded võtavad oodatust kauem aega? Kuhu saate kulutatud aega lühendada?
See jälgimine ja küsitlemine võimaldavad teil paremini mõista, kuidas teie aega kogu päeva jooksul kasutatakse. Teades, kus teie aega kulutate, saate aru saada, mida saab kärpida, delegeerida ja millele on vaja rohkem tähelepanu pöörata.
Maksimeerige oma 32-tunnine töönädal
Tootlikkuse maksimeerimiseks 32-tunnise töönädala jooksul ärge unustage korraldada oma ülesandeid, jagada oma kalendreid, kasutada taimerirakendusi, kasutada pilvesalvestust ja jälgida oma päeva. Need viis sammu on väikesed muudatused teie tööpäevas, mis mõjutavad oluliselt teie töönädalat.
Oluline on meeles pidada, et kaheksa tunni kaotamine nädalas ei tähenda, et peaksite kaotama oma töötulemust. Vastupidi, neljapäevasele töönädalale üleminek võib motiveerida teie meeskonda rohkem pingutama.
Tootlikkus ei sõltu alati teie käsutuses olevast ajast; asi on selles, kuidas sa seda aega kasutad.
