Kui olete kunagi kappi rikkunud, teate, kui lihtne on oma asju pärast üles leida. Mitte ainult sellepärast, et läbida on vähem, vaid ka sellepärast, et olete eemaldanud kõik, mida te enam ei kasuta või mis ei kuulu.
Sama kehtib ka teie projektihaldustööriistade kohta. Kasutate neid oma ülesannetega kursis püsimiseks, kuid mõnikord võib nende vahel või nende vahel sõelumine osutuda kahjulikuks.
Oma asjadega minimalismi praktiseerides ümbritseb teid ainult teie kõige väärtuslikum ja lemmikvara. Niisiis, miks peaksite oma projektihaldustööriistadele lähenema minimalistlikult? Loe edasi, et teada saada.
Kujutage ette: teie ja teie töökaaslased kasutate ClickUpi oma loomingulise töövoo haldamiseks, Asanat projektitaotluste saatmiseks ja Notionit kõige muu jaoks. Kuigi teate, kust kõike leida või panna, peate selleni jõudmiseks tööriistu vahetama. Siis on aegu, mil ülesanne jääb vahele. Te ei saa seda tegelikult kummassegi tarkvarasse paigutada, seega valite ühe ja peate endale meelde tuletama, kus see asub.
Kui kasutate kõigi oma projektide jaoks ühte tarkvara, säästate aega. Mõelge sellele, kui sageli logite sisse või välja või liigute mitme vahel. Rääkimata sirvimisest, et teada saada, mida vajate mujal.
Esmapilgul võite arvata, et üksainus tarkvara ei rahulda kõiki teie vajadusi, kuid sellised tarkvarad nagu Notion, ClickUp ja monday.com on väga kohandatavad. Esimene samm sisse mis tahes projektihaldustarkvaraga alustamiseks määrab, kuidas soovite seda kasutada. Sealt saate kombineerida planeerimist ja loovust, et visandada oma töövood ja projektitahvlid.
Teie ja teie meeskond saavutate selle. Loetlete hoolikalt kõik ülesanded ja lisate kindlasti üksikasjad. Kuid klõpsate sageli vales ülesandes ja teie lehed on nii pikad, et muutute kerimise ajal kannatamatuks.
Kui leiate, et teie projektitahvlid on liiga pikad või segased, on lihtne lahendus. Olenemata sellest, kas igaüks vastutab oma ülesannete eest ise või määrate kellegi, kes asju korda teeb, soovite tagada, et jääte hooldusega kursis. See tähendab:
- Lõpetatud ülesannete arhiveerimine.
- Duplikaatülesannete kustutamine.
- Ainult asjakohase teabe loetlemine.
- Praeguste esemete juurde jäämine.
- Veenduge, et andmed ja märkmed oleksid ajakohased.
Regulaarselt läbi käies ja korrastades on vajaliku leidmine imelihtne.
3. Vähem funktsioone tähendab vähem hallatavaid üksusi
To vältige funktsioonide väsimust projektihaldustarkvara kasutamisel, on oluline omada tugevat arusaama sellest, mida sa sellega teha tahad – selle asemel, et lasta programmi kelladel ja viledel seda enda eest teha. Vidin või integratsioon, mis tundub praegu kasulik, võib lihtsalt saada teie protsessi täiendavaks sammuks.
Vaadates, kuidas te juba ülesandeid määrate ja haldate, aitab teil kindlaks teha, millised funktsioonid on kõige kasulikumad ja millised on lihtsalt müra. Põhifunktsioonide (nt tarkvara loendid, suhtlusvahendid ja meeldetuletused) kasutamine võib olla piisavalt kasulik.
Kui kasutate ainult kõige kasulikumaid funktsioone, on teie tahvli või töövoo paigutus puhtam ja hõlpsamini navigeeritav.
Vähem tähendab rohkem tootlikkust ja keskendumist
Minimalistlik lähenemine oma projektihaldustööriistadele aitab säästa aega vajaliku asukoha leidmisel ning teie ees on kõige asjakohasem ja ajakohasem teave. Lisaks näete ühe pilguga, kus teie ja teie aeg olete.
See tähendab kasutatavate tööriistade arvu piiramist, jooksva teabega tahvli korrashoidmist ja ainult teile kasulike funktsioonide kasutamist.
