Ettevõtted ja korporatsioonid kogu maailmas on Excelit varude haldamise tööriistana kasutanud läbi aegade. Kuid kuna kasutusele võetakse palju spetsiaalset varude haldamise tarkvara, seatakse Exceli elujõulisus selle ülesande täitmiseks kahtluse alla.
Kuigi Excel on väga kasulik programm, kas sellest piisab varude haldamiseks? Sellele küsimusele vastamiseks võrdleme Exceli laohaldust laohaldustarkvaraga.
Miks kasutavad paljud ettevõtted varude haldamiseks Excelit?
Excel on põhimõtteliselt arvutustabeliprogramm, mis kasutab andmete kiireks konsolideerimiseks, korraldamiseks ja arvutamiseks lahtrite võrke. See läheb aga põhiaritmeetikast kaugemale –Excelis on projektihalduse mallid ja funktsioonid, raamatupidamine, prognoosimine ja muud erialased ülesanded. Seetõttu on see ka paljude ettevõtete laohaldusrakendus.
Excelil on madal sisenemisbarjäär, kuna see on ökonoomne. Peate lihtsalt ostma Microsoft Office'i litsentsi ja oletegi valmis. Seetõttu võiksid seda kasutada kõik alates idufirmadest kuni korporatsioonideni.
Lisaks on Excel väga mitmekülgne. Saate seda kohandada vastavalt oma ainulaadsetele nõuetele ning lisada makrosid, valemeid ja malle. Exceliga ei piirdu te ainult igavate numbritega. Sa saad luua Excelis võimsaid graafikuid ja diagramme andmete ühe pilguga visuaalseks esitamiseks ja analüüsimiseks.
6 Exceli varude haldamise puudused
Pole kahtlust, et Excel pakub muljetavaldavaid funktsioone, mida alustavad ja väikeettevõtted kasutavad oma varude haldamiseks. Ettevõtete kasvades tekivad aga probleemid Exceli kui laohaldustööriista piirangute tõttu. Siin on mõned selle piirangud.
1. Aeganõudev protsess ja automatiseerimise puudumine
Suuremad ettevõtted tegelevad ulatuslikumate laoseisudega, mis tuleb Excelis käsitsi dokumenteerida. Alates andmete sisestamisest ja värskendamisest kuni korrastamise ja ülevaatamiseni maksab Exceli laohaldus ettevõttele palju käsitsitööd ja aega.
Ideaalses maailmas tahaksite, et Excel küsiks teilt pärast varude langemist teatud tasemele, et saaksite uuesti tellimusi teha. Kahjuks pole see nii, kuna Excelis puudub automatiseerimine.
2. Suurenenud inimlike vigade võimalus
Teine probleem käsitsi andmete sisestamisel on inimlike vigade võimalus. Kuigi sellised vead on väiksemas mahus sageli välditavad, on inimlikud vead peaaegu vältimatud, kui käsitletakse mitmest allikast pärinevat tohutut andmete sissevoolu.
Näiteks võib vale valem mõjutada mitut lahtrit, kui mitte kogu arvutustabelit, mis toob kaasa ekslikud aruanded. Pealtnäha kahjutud sellised vead võivad sageli anda valesid tulemusi, mis lähevad ettevõttele maksma miljoneid dollareid.
Nende vigade leidmine ja parandamine on täiesti uus pallimäng. Kuidas leida tuhandetes andmelahtrites puuduv koma või koma? Isegi kui leiate probleemi, tuleb see sageli lahendada mitmes lahtris, mis võib võtta mitu tundi.
3. Reaalajas värskenduste puudumine
Tõhus varude haldamine nõuab kiireks ja täpseks otsuste tegemiseks reaalajas andmeid. Exceli puhul on see aga võimatu, kuna peate arvutustabelit käsitsi värskendama pärast iga saadetist või müüdud toodet. Isegi kui kõige pühendunumad töötajad on huvitatud saadaolevatest varudest ja tarvikutest, jäävad teie Exceli andmed sageli sammu võrra maha.
Reaalajas värskenduste puudumise tõttu peavad ettevõtted sageli tegema otsuseid aegunud andmete põhjal. See võib põhjustada mitmeid probleeme, näiteks üle- või alavaru.
4. Piiratud koostöö
Tõhus koostöö on varude haldamiseks hädavajalik, kuna see tegeleb mitmest allikast pärinevate andmetega. Peale töövihiku jagamise, kommenteerimise ja kolmanda osapoole lisandmoodulite on Excelis vähe koostööfunktsioone. Laoandmete samaaegne värskendamine on aga Excelis tülikas.
5. Turvalisuse ja andmeajaloo puudumine
Igas ettevõttes vajavad mitmed sidusrühmad juurdepääsu konkreetsetele varude andmete jaotistele. See muutub Exceliga töötamisel problemaatiliseks, kuna see ei paku rollipõhist juurdepääsu. Isik, kellel on juurdepääs varude arvutustabelile, pääseb sellele kas täielikult juurde või ei pääse üldse, mistõttu on ettevõtte tundliku teabe kaitsmine keeruline.
Kuigi saate muudatusi jälgida Excelis, ei piisa sellest suuremate ja keerukamate laoandmete kogumitega ettevõtetele. Raske on jälgida, kes tegi laoandmetes muudatusi, milliseid muudatusi tehti ja millal need tehti.
Selline piiratud kontrolljälg võimaldab kõigil hõlpsasti muuta laoandmeid, et varjata petturlikke tegevusi, seades ohtu varude andmete terviklikkuse.
Miks minna üle laohaldustarkvarale?
Kui teil on Exceliga varude haldamisel probleeme, on aeg üle minna varude haldamise tarkvarale. Erinevalt Excelist on see tarkvara loodud spetsiaalselt varude haldamiseks ja ühendab sujuvalt kõik varude haldamise aspektid, nagu müügikanalid, varude täiendamine ja ladustamine.
Lisaks ühekordse lahenduse pakkumisele on laohaldustarkvara nagu Cin7 ja Zoho inventar automatiseerida protsessi teadete ja hoiatustega. Need pakuvad spetsiaalseid aruandlusfunktsioone, mis aitavad prognoosida müügitrende ja teha otsuseid reaalajas laoandmete põhjal.
5 laohaldustarkvara eelist Exceli ees
Uusim varude haldamise tarkvara pakub Exceli ees tohutuid eeliseid. See muudab automatiseerimise ja mastaapsuse probleemid, millega Exceli kasutajad silmitsi seisavad, laohaldustarkvara puhul üleliigseks.
Vaatame varude haldamise rakenduste plusse, et näha, kuidas see Excelist parem on.
1. Automatiseerimine säästab ettevõtte aega ja ressursse
Varude haldamise tarkvara automatiseerib varude haldamist RFID-tehnoloogia või vöötkoodiskannerite abil. See automatiseerib ka ümbertellimise. Kui teie varude tase saavutab teatud läve, genereeritakse ostutellimused automaatselt, vältides üle- või alavarude tekkimist.
Protsessi automatiseerimine muudab asjad juhitavaks, säästes ettevõtte aega ja ressursse. See on samm edasi võrreldes Exceliga, mis muudab teie ettevõtte laiendamise palju lihtsamaks, suunates säästetud aja ja ressursid strateegiliselt kasumi teenivatele ettevõtmistele.
2. Rohkem usaldusväärseid andmeid
Automatiseerides enamiku varude haldamise aspekte, vähendab varude haldamise tarkvara inimlike vigade tõenäosust. See mitte ainult ei muuda omandatud andmeid usaldusväärsemaks, vaid vähendab ka aega ja ressursse, mis muidu kulub auditeerimiseks ja vigade parandamiseks.
Usaldusväärsed andmed tähendavad täpseid prognoose, mis on iga ettevõtte kasvu jaoks üliolulised. Täpne andmeanalüüs võib aidata ettevõtetel teha teadlikke otsuseid ümbertellimise ja ressursside jaotamise osas, parandades kasumlikkust ja võimaldades skaleeritavust.
3. Süsteemi integreerimine muutub imelihtsaks
Varude haldamise tarkvara saab integreerida teie ettevõtte teiste osakondadega, nagu ostmine, müük, kontod jne. Selline sujuv integreerimine säästab ettevõtteid erinevate osakondade andmete käsitsi kogumisest ja Exceli töövihikusse koondamisest.
Skaleerimine hõlmab sageli samaaegset äri ajamist mitmel müügikohal. Exceli abil peate looma ja haldama arvukalt laotöövihikuid erinevate müügikanalite jaoks ning püüdma neid töökindlana ja ajakohasena hoida.
Varude haldamise tarkvara muudab protsessi lihtsamaks, integreerides kõik kanalid. Te ei pea nägema vaeva selliste suuremahuliste andmete haldamisel laohaldustarkvaraga, kuna see kogub andmeid automaatselt ja tagab reaalajas varude jälgimise.
4. Lihtsam prognoosimine ja planeerimine
Exceli varude haldamine jääb käsitsi sisestamise tõttu toimuvast maha. See vahe teie arvutustabeli laoseisu ja laovarude vahel muutub oluliseks takistuseks tõhusal prognoosimisel, planeerimisel ja otsuste tegemisel. Lõppkokkuvõttes on ettevõtetel raskusi järjest kasvavate turunõuete täitmisega ega suuda konkureerida automatiseeritud lahendusi kasutavate ettevõtetega.
Varude haldamise tarkvara kasutamine eemaldab selle lünga reaalajas laoandmetega. Igal ajahetkel olete teadlik oma varude tasemest mitmes asukohas, ostutellimustest ja muust. Ligipääsetavate reaalajas andmete abil muutub prognoosimine ja planeerimine lihtsamaks ja täpsemaks.
5. Suurem andmeturve rollipõhise juurdepääsuga
Erinevalt Excelist pakub laohaldustarkvara rollipõhist juurdepääsu. Administraatorid saavad määrata erinevate õiguste ja juurdepääsetavuse tasemetega rolle.
Näiteks laohalduril võib olla täielik juurdepääs tarkvarale, millel on juurdepääs saadaolevatele andmetele, aruannete genereerimiseks, tellimuste esitamiseks ja muuks. Samal ajal pääseb andmesisestusametnik ligi ainult andmesisestusekraanidele.
Rollipõhine juurdepääs aitab luua ja säilitada ettevõtte hierarhiat ning parandab ettevõtte tundliku teabe turvalisust. Lisaks aitab see jälgida, millised muudatused süsteemis tehti, kes need tegi ja millal. See suurendab vastutust ja vähendab privaatsusrikkumiste ja pettuste tõenäosust.
Varude haldamise rakendused aitavad teie ettevõtet laiendada
Tavaliselt piisab väikeettevõtte jaoks Excelist, eriti kui tal pole raha kulutada spetsiaalsetele rakendustele ja teenustele. See aga takistab skaleeritavust, kui teie ettevõte kasvab. Niisiis, tuleb aeg, mil tekivad märgatavad probleemid. Kui selline aeg kätte jõuab, on spetsiaalne laohaldustarkvara osa lahendusest.
Varude haldamise tarkvara abil saavad ettevõtted oma varusid paremini hallata, automatiseerides protsessi, kõrvaldades inimlikud vead ja parandades koostööd. Automatiseerimine ei tohiks aga piirduda laoseisu haldamisega. Ettevõtted peaksid alati püüdma parandada tõhusust ja kasumlikkust, automatiseerides ettevõtte erinevaid aspekte.
