Digitaalne segadus avaldub erineval viisil, sealhulgas korrastamata töölauad, avamata meilid, halvasti märgistatud failid ja laetud postkastid. Need tulenevad sassis virtuaalsest elust.
Kui kipute failide korraldamisega viivitama, on aeg oma halba harjumust muuta. See takistab tootlikkust. Siin on mitu võimalust, kuidas digitaalne segadus aeglustab teie töövoogu, põhjustab tarbetut stressi ja tõmbab teie tähelepanu kõrvale teie kohustustest.
1. Korraldamata failide sorteerimine raiskab aega
Korrastamata digitaalsed failisüsteemid on põhjustatud halbadest harjumustest. Enamik kasutajaid saadab juhuslikult erinevaid faile oma töölauale, allalaaditavatele failidele või dokumendikaustadele. Kuigi mõne valesti paigutatud dokumendi olemasolu tundub esialgu hallatav, võivad need kiiresti koguneda, kui jätate nõuetekohase haldamise tähelepanuta.
Pidage meeles: lühiajalise mugavuse valimine tekitab pikaajalisi kitsaskohti. Kuna segadus ajab teie kaustu kokku, võtab konkreetsete failide leidmine järk-järgult rohkem aega. Võtke ülaltoodud foto näitena. Ühelgi failil selles kaustas ei olnud nime; peate kõik läbi uurima, enne kui leiate vajaliku.
Selle halva harjumuse parandamiseks toimiku korraldamise praktika. Veenduge, et iga salvestatud foto, video või dokument läheks otse vastavasse kausta. Lõpetage vaikimisi nende saatmine allalaaditavatesse failidesse või töölaua kaustadesse.
2. Segadus segab
Failide vaikesalvestuskaustadesse jätmine ajab ekraani segamini. Kui te uut sihtkohta ei määra, jätkavad nad teie allalaadimiste, dokumentide või töölauakaustade täitmist. Kui te ei ole ettevaatlik, võivad need hõivata kogu teie ekraani.
Seda tüüpi segadus ei näe mitte ainult kohutav välja, vaid põhjustab ka visuaalset ülekoormust. Teie mõistus töötab mitmesuguse teabe töötlemisel rohkem tööd. Järelikult tundub lisanduv kognitiivne stress ülejõukäiv, takistab teil parimal viisil esinemast ja häirib teie mõttekäiku.
Parim lahendus on arendada failide nimetamise tavasid (FNC). Märgistage oma failid nende eesmärgi alusel. Ideaalis peaks teie FNC illustreerima nende sisu, funktsiooni, autorit ja projekti asjakohasust – rühmitama varasid ühiste joonte alusel.
3. Kasutamata tarkvaraprogrammide kogumine takistab seadme kiirust
Digitaalsed põliselanikud vajavad mitut töö- ja isiklikku tarkvara. The Rakenduste äri teatab, et ülemaailmsed kasutajad laadisid 2021. aastal alla 143 miljardit rakendust. On tavaline, et proovite regulaarselt mitut tööriista.
Vaatamata suurele allalaadimiste arvule jäetakse enamik rakendusi maha. Statistika ütleb, et 25% kasutatakse ainult üks kord. Sirvige allalaaditavate failide kausta – leiate programme, mille olete juba unustanud. Võib-olla pidite testima uut töövahendit või äratas teie uudishimu mõni trendikas mäng.
Vanade rakenduste käepärast hoidmine võib tunduda mugav, kuid aeglustavad seadmeid oluliselt. Programmide installimine võtab kettaruumi. Need tarbivad töötlemisvõimsust ka siis, kui te neid sageli ei kasuta.
Parim on lõpetada kasutamata programmide kogumine. Kustutage see, välja arvatud juhul, kui näete end korduvalt alla laaditud midagi kasutamas. Vajadusel lihtsalt installige kustutatud rakendused uuesti.
4. Korraldamata varad aeglustavad ülesannete jälgimist
Kasutajad kipuvad töörakendusi liiga kiiresti kasutusele võtma. 2021. aasta aruanne Okta, Inc. näitab, et 10% USA tööandjatest kasutab 199+ töötööriistu. Jah, iga programm annab konkreetseid eeliseid. Kuid liiga paljude igapäevarutiini kaasamine aeglustab teie töövoogu –platvormide vahel vahetamine raiskab aega.
Kasutage ainult neid, mida vajate. Mitme süsteemi loomine ja hooldamine põhjustab tarbetut kognitiivset stressi. Kui vahekaartide vahetamine võtab sekundeid, kulub uue teabe vastuvõtmiseks vähemalt paar minutit. Kui hüppate pidevalt ülesannete vahel, on teil probleeme keskendumise säilitamisega.
Äriprotsesside sujuvamaks muutmiseks investeerige platvormi, mis ühendab kõik teie töövahendid. Näiteks võite saada projektijuhtimise tööriistad. Need võimaldavad teil määrata ülesandeid, jälgida projekti edenemist, teha ettevõtteüleseid teateid ja saata privaatsõnumeid ühelt platvormilt.
5. Mitme erineva sisselogimismandaadiga konto omamine tekitab segadust
Tänapäeval on tavaline, et teil on mitu kontot. Arvestades saadaolevaid erinevaid sotsiaalmeedia platvorme, töövahendeid, projektijuhtimissüsteeme, uudiskirju ja meiliteenuse pakkujaid, võib teil hõlpsasti olla kümmekond profiili.
Kahjuks on mitme sisselogimismandaadi jälgimine keeruline. Paljud määravad lihtsalt lühikesed sõnastikus olevad sõnad, mida nad lihtsalt paroolina mäletavad. Avast isegi teatab, et 83% ameeriklastest taaskasutab nõrku paroole nii isiklikel kui ka ametikontodel. Kuigi need on meeldejäävad, on nad ka ebakindlad. Kvalifitseeritud häkker suudab jõhkra jõuga häkkimismeetodite abil levinud kombinatsioonidest kiiresti mööda minna.
Valige paroolideks pikad tähtnumbrilised stringid. Kui teil on probleeme nende meeldejätmisega, investeerige a turvaline ja usaldusväärne paroolihaldur mis täidab automaatselt sisselogimislehti.
6. Vanade konfidentsiaalsete dokumentide hoidmine seab teid isikutunnistuse varguse ohtu
Lisaks töölaua risustamisele ohustavad korrastamata failid teie turvalisust. Riigiasutuste, tööandjate, äripartnerite, tervishoiuasutuste ja kommertspankade dokumendid on konfidentsiaalsed isikut tuvastav teave (PII).
Pange tähele, et kurjategijad võivad nende isikuandmetega toime panna erinevat tüüpi pettusi. Kui otsesed identifikaatorid, nagu teie SSN, täisnimi ja tööandja teave, peaksid nende kätte sattuma, ei takista miski neil teie identiteeti varastamast. Nad võivad teie teadmata isegi suuri laene võtta.
Üldreeglina võtke konfidentsiaalsete failide kaitsmiseks täiendavaid meetmeid. Krüpteerige oma kaustad, vältige isiklike andmete saatmist meili teel ja vanade dokumentide lõplik kustutamine failipurustajatega.
7. Teabe üleküllus põhjustab stressi
Multitegumtöö tegijad avavad sageli kümneid vahekaarte korraga. Nad võtavad korraga erinevaid ülesandeid, et rohkem tööd lõpetada, kuid raudselt konteksti vahetamine tapab ainult tootlikkuse. The Ameerika assotsiatsioonipsühholoogia ütleb, et kognitiivne stress, mis tuleneb liiga suurest teabest ja ülesannete vahel hüppamisest, muudab teid ebaefektiivseks. Tööpäeva lõpus saate vähem tehtud.
Lõpetage oma aju andmetega ülekoormamine. Su mõtted lähevad rändama, kui näed pidevalt juhuslikke ülesandeid. Ühel minutil lõpetate tööga seotud artiklit ja järgmisel hetkel kerite meeletult õhtusöögiretsepte.
Selle asemel, et jätta lahti erinevad dokumendid, failid ja ülesannete loendid, minimeerige ja virnasta neid seni, kuni neid vajate. Keskenduge lihtsalt käsilolevale ülesandele. Selleks on vaja rahu ja vabadust siseneda loomingulisse, produktiivsesse voolu olekusse.
Digitaalne minimalism ja kõrgendatud tootlikkuse reitingud
Segane digitaalne ruum on sama kahjulik kui räpane kirjutuslaud. Kuigi virtuaalsete failide korraldamine võib tunduda tüütu, kulutab sadade failide, meilide ja kaustade läbikammimine palju rohkem energiat. Tõhusaks muutmiseks veenduge, et saate oma digitaalsüsteemides sujuvalt navigeerida.
Samuti pange tähele, et tõrjumine läheb kaugemale failikorraldusest. Selle asemel, et lihtsalt iga paari kuu tagant oma kaustu korrastada, lisage oma igapäevaellu digitaalse minimalismi tavad. Tehke harjumus säilitada puhas virtuaalne ruum.