Enamik ettevõtteid, sealhulgas valitsusasutused, ettevõtted ja mittetulundusühingud, kasutavad oma eelarve koostamiseks Microsoft Excelit. Excel pakub neile eelarve koostamise ja prognoosimise jaoks paindlikku, tuttavat ja hõlpsat andmete koostamist, sortimist, haldamist ja analüüsimist.
Kuid kas Excel on õige tööriist ettevõtte eelarve koostamiseks? Sellele olulisele küsimusele vastamiseks kaalume Exceli eelarve koostamise tarkvarana kasutamise plusse ja miinuseid.
Ärieelarve koostamise plussid Excelis
Microsoft käivitas Exceli juba 1985. aastal. Vastavalt küsitlusele Centage Corporation, kasutab enamik finantsjuhte (peaaegu 88%) endiselt oma ettevõtte eelarve koostamisel tabeleid. See ütleb programmi utiliidi kohta palju. Kuid miks on Excel ettevõtte eelarve koostamise tööriistana nii populaarne? Uurime välja.
1. Kõik teavad, kuidas Excelit kasutada
Enamik kõrgkoolilõpetajaid on õpingute ajal ühel või teisel viisil Excelit kasutanud. See näitab programmi mitmekülgsust ja seda, et peaaegu kõik teavad programmi põhitõdesid. Kuna enamik teie töötajaid on juba Exceli põhitõdedest teadlikud, on neil vaja vaid veidi õiges suunas liigutada ja nad hakkavad teie ettevõtte rahaasju kiiresti haldama.
Excelis eelarvestades säästate aega ja ressursse, mis muidu kuluksid koolitusele – see on eriti kasulik, kui juhite väikeettevõtet või alustate piiratud ressurssidega.
2. Excel on odav ja hõlpsasti juurdepääsetav
Peaaegu kõigil on Microsoft Exceli koopia. Kui teie ettevõte nõuab rohkem inimesi eelarve koostamise protsessis osalemiseks, saate juurdepääsu jagada igaühega, kellel on Exceli koopia, ilma täiendavaid litsentse ostmata. Võimaluse korral peaksid väikeettevõtted vältima ettevõtte eelarve koostamise tarkvara, kuna see võib kulusid suurendada.
3. Saate kohandada Exceli arvutustabeleid
Ettevõtetes, eriti alustavates ettevõtetes, on kohandatavus äärmiselt kasulik ja nõutud funktsioon, kuna ettevõtte erinevad arengufaasid nõuavad erinevat lähenemist. Exceli arvutustabelite üks suurimaid eeliseid teiste eelarvestamistarkvarade ees on see, et võim on kasutajate kätes.
Excel on üsna keeruline programm, mis pakub oma kasutajatele paindlikkust arvukate funktsioonide ja valemite näol. Ükskord sa mõistavad Exceli valemeid, saate sisuliselt teha kõike alates ettevõtte eelarve koostamisest kuni finantsanalüüsi ja graafikute koostamiseni. Saate isegi luua Excelis oma valemeid, makrosid ja eelarvestusmalle, et rahuldada oma ettevõtte ainulaadseid nõudmisi.
Ärieelarve koostamise miinused Excelis
Nagu kõigel, on ka Excelil ettevõtte eelarve koostamisel oma piirangud.
1. See on aeganõudev ja tõrgeteta
Ettevõtte eelarve koostamine Excelis nõuab käsitsi andmete sisestamist. Kuna see sõltub niivõrd inimeste jõupingutustest, on vead praktiliselt vältimatud. Selliste vigade tõenäosus suureneb koos eelarvete suuruse ja keerukuse suurenemisega, mis toob kaasa vigased eelarve- ja tuluprognoosid.
Mitme miljoni dollari suurustes ettevõtetes võib isegi lihtne kirjaviga või ülevõtmise viga maksta miljoneid dollareid. Võtke eeskuju TransAlta: lihtne lõikamise ja kleepimise viga läks ettevõttele maksma 24 miljonit dollarit. Ettevõtted vaatavad sageli üle ja parandavad oma Exceli tabelites esinevad probleemid, et vältida selliseid riske, mis kulutavad neile väärtuslikku aega, vaeva ja kulusid.
2. Suuremate andmekogumite mastaapsuse probleemid
Excel, olles odav ja juurdepääsetav, pakub väikeettevõtetele laitmatu kasulikkuse ja funktsionaalsusega madalat sisenemisbarjääri. Kuid äri kasvades suureneb eelarve koostamiseks ja prognoosimiseks vajalike andmete hulk drastiliselt. Excel ei suuda sageli arvukate valemite ja makrodega tegeleda suurte andmemahtudega ning tõenäoliselt aeglustub või isegi jookseb kokku.
3. Rollipõhiste juurdepääsu- ja turvaprobleemide puudumine
Exceli faile saab hõlpsasti jagada kõigiga, kellel on programmi koopia, seades ohtu ettevõtte konfidentsiaalse teabe. Kuni saate parooliga kaitstud Exceli failid, tuleb parooli eelarve koostamise ajal asjaomaste inimestega jagada.
Excel ei paku rollipõhist juurdepääsu, nii et igaüks, kellel on parool, pääseb juurde kogu arvutustabelile. See võib olla enamiku ettevõtete jaoks suureks nõuetele vastavuse probleemiks.
Kas Excel on teie ettevõtte eelarvestamise vajaduste jaoks õige tarkvara?
Excelil on ettevõtte eelarve koostamise tööriistana oma eelised, kuid probleemide korral on kõige parem investeerida ettevõtte eelarve koostamise tarkvarasse. Suuremad ettevõtted kannatavad tõenäoliselt Exceli kui ainsa eelarvelahenduse tõttu.
Andmete konsolideerimise, koordineerimise, turvalisuse ja koostööga seotud probleemid on vaid mõned probleemid, millega suuremad organisatsioonid võivad Excelis eelarve koostamisel kokku puutuda. Kui olete siiski väikeettevõte või piiratud liikuvate osadega alustav ettevõte, võib Excel olla mitmekülgne, odav ja tõhus eelarve koostamise tööriist.
Kui kasutate oma ettevõtte eelarve koostamiseks Excelit, kuid olete endiselt põhitõdedega kinni, kaaluge mõne kõrgtaseme kursuse läbimist, et parandada oma ettevõtte eelarve koostamise protsessi.
