Microsoft Exceli funktsioon OFFSET on väga võimas ja mitmekülgne tööriist. Kuid selle keerukuse ja sarnaste funktsioonide arvu tõttu on see kahjuks sageli alakasutatud.
Suhteliselt lihtne funktsioon võib säästa Exceli autorite aega ja pettumust. See lihtsustab täpsete andmepunktide tõmbamist hästi korraldatud põhiandmestikust. Samuti võimaldab see lihtsalt luua väga üksikasjalikke aruandeid, interaktiivseid visualiseerimisi ja keerulisi armatuurlaudu.
1. Muutuva suurusega andmekogumite loomine
Exceli funktsiooni OFFSET üks levinumaid kasutusviise on muutuva suurusega andmekogumite hõivamine. Arvestades suurt andmehulka, võib tekkida vajadus vaadata igal ajahetkel ainult väikest osa andmetest.
Näiteks, võttes arvesse töötajate igapäevase müügi kogusummade automatiseeritud aruannet, peate võib-olla koguma konkreetse nädala või nädalate kogusummad.
Iga kogusumma jaoks erineva SUM-funktsiooni kirjutamine on üsna lihtne. Siiski võib OFFSET-funktsioon olla kasutusmugavuse ja korduvkasutatavuse huvides palju kiirem.
Esmalt sisestage lahtrisse B6 kuu päev, millest soovite alustada. Seejärel sisestame, mitu päeva tahame aruannet B7-sse käivitada. Seejärel saame kasutada a lihtne SUM-funktsioon ja AVERAGE funktsioon et saada rohkem andmeid iga töötaja kohta valitud ajavahemiku jooksul:
=SUM(NIHETUS(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=KESKMINE(NIHKE(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Alguskuupäeva või aja pikkuse reguleerimine on sama lihtne kui ühe lahtri kohandamine, mis võib muuta muutuva suurusega andmekogumite tõmbamise palju lihtsamaks.
2. Kohandatud aruannete loomise lubamine
Eespool kirjeldatutega sarnaste meetodite kasutamine muudab muutuva kohandusega tervikliku aruande koostamise suhteliselt lihtsaks. Funktsiooni OFFSET esimese argumendi saate viidata teisele lehele. See võimaldab teil hoida andmesisestuse ja aruandluse lahus.
See võimaldab tõmmata valitud andmelõike ühelt lehelt teisele. Lisaks võimaldab see kuvada ainult teie praeguse aruande jaoks asjakohast teavet. Igapäevaseid kogusummasid näitava aruande seadistamine, kasutades samu andmeid varasemalt, on üsna lihtne. Saate seda teha ilma asjakohaste päevade andmeid tõmbamata.
Järgmine lahtrisse B5 paigutatud nihkefunktsioon tõmbab lahtris B2 määratud päevade arvu. See algab B1-s määratud nädalal, kuvades ainult vastava perioodi andmed:
=NIHETUS(leht1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)On võimalik piirata kirjeid B1 ja B2 ja looge Excelis rippmenüüd olemasolevate nädalate arvuga, kasutades andmete valideerimist.
3. Arvutustabeli leheküljed
Funktsioon OFFSET võib saavutada ka lihtsa arvutustabeli lehekülgede muutmise, mis on tavaliselt seotud ülesanne kasutades Exceli arendaja vahekaarti. See võib muuta suurte andmekogumitega töötamise lihtsamaks ja palju tõhusamaks.
Kui töötate 30 000 andmerida sisaldava arvutustabeliga, on raske kogu andmekogumit korraga üle vaadata. Rippmenüü loomine, mis aktsepteerib numbreid vahemikus 1 kuni 300, võimaldab meil andmed kiiresti jagada 100 tulemuse lehtedeks.
Funktsiooni OFFSET ankur on alati seatud andmete ülemisse vasakpoolsesse lahtrisse. Teine argument on aga vertikaalne nihe. See võrdub valitud lehekülje numbriga miinus üks korda 100. Horisontaalseks nihkeks, kolmandaks argumendiks, saab määrata 0.
Neljandaks argumendiks on seatud 100 ja viiendaks argumendiks andmestiku veergude arv. Selle meetodi abil on lihtne jagada väga suuri andmetükke palju paremini hallatavateks tükkideks.
Siin on lehekülgedega andmestiku näide. Andmed sisaldavad ühel lehel 500 andurite komplektist salvestatud teabe näidist ja teisel lehel lehekülgede kaupa aruannet.
Aruanne kasutab andmete valideerimist lahtris B1, et luua selles olevate lehtedega rippmenüü. Järgmine avaldis lahtris A3 loob aruande keha:
=NIHETUS(leht1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Andmete lõikamine graafikute jaoks
Enne funktsiooni OFFSET kasutamist saame müügiaruandele lisada graafiku. Graafik saab tõmmata muutuvat teavet lehe ülaosas kahes rippmenüüs valitud andmete põhjal.
Kui muudate lehe ülaosas olevaid väärtusi, muutub graafik automaatselt, et kajastada valitud nädalaid, andes kiire visuaalse viite kõigile, kes aruannet vaatavad.
Diagrammide ja graafikute kombineerimine nihkefunktsiooniga muudab keerukate ja muutuvate andmete visualiseerimise palju lihtsamaks. Samuti võimaldab see luua lihtsaid Excelis olevaid armatuurlaudu.
5. Teabe tõmbamine kuupäevanihke järgi
Konkreetse teabe otsimine ajatemplite põhjal ei ole ebatavaline, kui räägime aruandeandmetest või automatiseeritud ajaprotsessidest saadud andmetest. Kui arvestada ühe perioodiga, pole tingimuslike funktsioonide (nt IF või IFS) kasutamine ainult vajalike andmete allalaadimiseks keeruline. Kui teil on vaja koguda andmeid päevade või kellaaegade alusel, on liiga lihtne sattuda massiivsesse pesastatud tingimuslikkusse.
Kasutades kombinatsiooni COUNTIF ja OFFSET, on andmete hankimine erinevatel aegadel või päevadel üsna lihtne. Kasutage alguspäeva tähistamiseks ühte lahtrit. Järgmiseks kasutage mõnda teist lahtrit, et tähistada aja pikkust, millest soovite tõmmata.
Funktsioonis OFFSET saab kõrguse või laiuse sõltuvalt teie andmete paigutusest määrata väärtuse kasutades Exceli funktsiooni COUNTIF. See võimaldab teil määrata, kui palju kirjeid on soovitud vahemikus, ja tõmmata ainult seotud andmed.
Selles näites on meil andmestik, mis sisaldab mitme aasta kirjeid. Lahtrisse B1 sisestatud kuupäeva ja järgmist funktsiooni saame kasutada ainult pärast seda kuupäeva toimunud kirjete tõmbamiseks:
=OFFSET(leht1!U2, COUNTIF(leht1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - COUNTIF(leht1!V2:V501, " & B1), 1)See lisab aruandele märkimisväärset kasulikkust, võimaldades filtreerida väärtusi, mis tulid enne või pärast teatud kuupäeva. Kui kasutate selle asemel funktsiooni COUNTIFS, saate isegi lisada lõppkuupäeva, mis annab lõppkasutajale rohkem varieeruvust.
6. Kombineeritud COUNTIF-iga
Lisaks ajavahemike pikendamisele sobib funktsioon COUNTIF hästi igat tüüpi hästi järjestatud andmete konkreetsete lõikude tõmbamiseks Exceli funktsiooni OFFSET abil. Funktsiooni OFFSET kõrguse ja laiuse argumendid on võimalik määrata COUNTIF abil. Lisaks saate hõlpsasti muuta mis tahes arvulisi andmeid reguleeritava väärtusega kuskilt lehelt.
Kui teil oli päeva tehingute loend, mis on järjestatud tehingute summa järgi, saate seda tehnikat kasutada, et tõmmata iga tehing üle teatud summa. Seda saab teha lihtsa OFFSET-funktsiooni abil, näiteks järgmiselt:
=OFFSET(A2, LOENDIF(B2:B22, " & H3), 0, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 4)Üks olulisemaid asju, mida selles funktsioonis tähele panna, on viimane kuni viimane argument COUNTIF(B2:B22, "
Veel üks oluline kaalutlus neile, kes soovivad sel viisil OFFSETi kasutada, on see, et see töötab ainult juhul, kui andmed, millega töötate, on hästi järjestatud. Järjestamata andmed ei anna soovitud tulemusi. Õnneks sisaldab Excel ka automaatse sortimistööriistade komplekti, et teie andmed korda saada.
Saate seda kasutada toimingute tegemiseks alates toodete muutlikust viilutamisest hinna alusel ja lõpetades ainult teatud arvu kordade tõmbamisega. Võimalus juhtida tõmmatud andmete täpset hulka annab täpse kontrolli arvutustabelitelt kogutavate andmete täpse valimi üle. See võimaldab luua erinevaid üksikasjalikke interaktiivseid aruandeid.
Selleks on funktsioon OFFSET tegelikult kasulik
Lõppkokkuvõttes võimaldab OFFSET-funktsioon kasutajatel oma arvutustabelist teavet suure täpsusega tõmmata. See säästab aega ja võimaldab kasutajatel teha rohkem toiminguid vähemate funktsioonidega.
See lihtsustab vajalike täpsete andmete hankimist ilma tingimustingimuste pesastamist kasutamata. Samuti säästab see kasutajate aega ja vaeva Excelis kohandatud aruannete, armatuurlaudade ja muu loomisel.