Miks on vaja tootlikkuse plaani ja kuidas seda luua

Hustle-kultuur paneb meid kõiki mõtlema, et kui tahame oma rahalisi (või enesetäiendamise) eesmärke saavutada, peame tööle panema iga viimase sekundi. See mitte ainult ei kahjusta meie vaimset ja füüsilist tervist, vaid on ka kahjulik.

Kui teie ainus asi on „rohkem ära teha“, tunnete sageli puudust tõhususest ja täpsusest. Isegi kui panustate rohkem tunde, ei tee te nii palju tööd. Seda seetõttu, et te ei plaani.

Me kõik oleme teadlikud planeerimise tähtsusest iga projekti õnnestumiseks, kuid kui rääkida tootlikkusest, siis hüppame sellesse ilma pikemalt mõtlemata. Just seetõttu ei suuda me sageli oma tootlikkuse eesmärke täita.

Mis on tootlikkuse plaan ja miks on selle omamine oluline?

Kuigi mõiste "tootlikkuse plaan" on iseenesestmõistetav, on oluline anda sellele selge ja lühike määratlus, et täpselt teada, mida see mõiste endast kujutab.

Tootlikkuse plaan kirjeldab teie eesmärgid (nii lühi- kui ka pikaajalised) ja plaanib need strateegiliselt päevade, nädalate või kuude jooksul, et suurendada oma tootlikkust, kõrvaldades samal ajal peamised takistused tootlikkus.

Kas olete kunagi mõelnud, miks hilisõhtul YouTube'i tootlikkuse häkkimise videote vaatamine või tootlikkuse parandamist käsitlevate artiklite lugemine pole olnud viljakas? Mitte sellepärast, et kõik need artiklid ja videod pakuvad valesid näpunäiteid ja strateegiaid.

Meil kõigil on erinevad mõtteviisid, eesmärgid ja probleemid; igaühel meist on erinev tööstiil ja ta on erineva taustaga. Need Interneti-artiklid ja -videod on üldistatud ega käsitle meie ainulaadseid probleeme ja tootlikkuse takistusi.

Kui teie käsutuses on korralik tootlikkuse plaan, ei pea te pimesi hüppama ühelt ülesandelt teisele. Teil on õige päeva (nädala või kuu) tegevuskava, mis muudab teid oma eesmärkidele rohkem keskendunud ja vähem tõenäoline, et teie tähelepanu hajub. Tootlikkuse planeerimine annab teile kontrolli tunde, mistõttu tunnete end vähem ülekoormatuna või stressis.

Kuidas luua tootlikkuse plaani

Tootlikkuse planeerimine ei ole raketiteadus. Kõik, mida vajate, on asuda õigesse suhtumisse, meeles pidada oma eesmärke ja asuda teele avatud meelega. Peate kõik tootlikkuse dogmad "kell 4 ärkamine" või "külma duši võtmine" aknast välja visata ja vaatama, mis teie jaoks sobib.

Kuna tootlikkuse plaan on teie eesmärkide, temperamendi ja mõtteviisi jaoks ainulaadne, pole selle koostamiseks rangeid juhiseid. Järgmised sammud pakuvad aga protsessi paindlikku tegevuskava, mida saate kasutada.

1. Seadke SMART eesmärgid

Sihitu kõndimine ei vii teid kuhugi. Eesmärkide ja ülesannete registreerimine muudab ühelt ülesandelt teisele liikumise lihtsamaks. Seetõttu on oluline seada SMART-eesmärgid, kuna need aitavad teil jälgida edusamme, parandada motivatsiooni ja tõsta tootlikkust.

Kui olete oma eesmärgid paberile pannud, mõelge kõigele, mida peate nende saavutamiseks tegema. See võib hõlmata teie töö- või ärieesmärkidega seotud ülesandeid, enesetäiendamise harjumusi, isiklikke projekte või igapäevaseid kohustusi. Alustage kõigest, mis pähe tuleb, hoolimata sellest, kui tühine see tundub, ja rühmitage need asjakohaste eesmärkide alla.

2. Jälgige aega

Jälgige, kuidas te päeva jooksul aega veedate, et saada ülevaade oma keskmisest päevast. Kui palju produktiivseid tunde te päevas juhite? Millistele tegevustele kulub suurem osa teie ajast? Tehke seda paar päeva ja olete üllatunud, kui palju aega kulub tähelepanu kõrvalejuhtimisele või tühistele tegevustele, nagu e-kirjade või sotsiaalmeedia voogude kontrollimine.

Saate kasutada TimeCampi arvuti aja automaatseks jälgimiseks. Kõik, mida vajate, on registreeruda nende veebisaidil ja laadida alla arvutirakendus ning see hakkab teie aega jälgima.

3. Analüüsige oma tööaja tabelit ja märkige üles väljakutsed, millega praegu silmitsi seisate

Pärast mõnepäevast aja jälgimist on teil väärtusliku statistika kogumiseks piisavalt andmeid. Kui olete TimeCampi kasutanud, avage selle aja logi ja saate oma päevade kohta üksikasjaliku ülevaate.

Ajalogi analüüsimisel esitage endale järgmised küsimused:

• Mitu tundi päevas töötate?
• Kui palju aega kulub sotsiaalmeediale?
• Millised tegevused võtavad suurema osa sinu ajast?
• Kui palju aega kulus teil konkreetse ülesande täitmiseks?

Nendele küsimustele vastamine aitab teil märgata takistusi, mis takistavad teil produktiivsemaks muutumast. Kui olete probleemidest teadlikud, võite hakata mõtlema nende lahendustele.

Peale tavaliste segajate, nagu sotsiaalmeedia, peaksite üles märkima muid, näiliselt ebaolulisi asju, mis võivad takistada teil produktiivsemaks muutumast. Küsi endalt:

• Kas teil on pärastlõunal raske töötada?
• Kas tunnete end enamasti loiduna?
• Kas sa ei maga korralikult?

Väljakutseid üles kirjutades peaksite jääma endale truuks. Püüdke mitte öelda endale vabandusi oma ebaproduktiivse käitumise pärast.

4. Looge ajakava ja järgige seda

Analüüsist saadud teadmisi kasutades koostage oma eesmärke silmas pidades ajakava. Kuigi Google'i kalender on ajastamiseks suurepärane, kaaluge selle kasutamist, kui see ei tööta tasuta Google'i kalendri alternatiivid oma päeva ajastamiseks.

Sõltuvalt teie eesmärkidest ja tootlikkuse tipptundidest määrake sobivad päeva- või nädalatunnid tööle, treenimisele, vaba aja veetmisele, pere- või isiklikele projektidele. Pole õiget ega valet; kõik sõltub teie eesmärkidest ja isiklikest eelistustest.

Näiteks kui soovite alustada uut ettevõtet, peaksite määrama oma ettevõtte kallal töötamiseks paar tundi nädalas. Kuid kui teie eesmärk on saada suurepärane suvine keha, vähendage telefoniga veedetud aega ja planeerige rohkem iganädalasi jõusaalisessioone.

Olenemata sellest, millised on teie eesmärgid, on oluline pidada realistlikku ajakava. Te ei soovi ajastada iga päeva viimast sekundit. Teie ajakava peaks olema äkiliste plaanide jaoks piisavalt paindlik. Ja ärge unustage väljateenitud pause sisse lülitada. Eesmärk ei ole olla hõivatud, vaid tõsta tootlikkust.

5. Leidke oma ideaalne tootlikkuse strateegia ja pidage sellest kinni

Tootlikkus ei tule enamikule meist loomulik. Proovitud meetodite kasutamine võib aga protsessi lihtsamaks muuta. Siin on mõned tootlikkuse strateegiad, mida saate oma ajakavas kasutada.

Ivy Lee meetod

Ivy Lee meetod on lihtne, kuid tõhus strateegia, mida oma ajakavasse lisada. Tehke nimekiri 6 ülesandest, mida peate iga päev täitma. Järjesta need tähtsuse järjekorras ja alusta kõige olulisemast ülesandest. Eesmärk on lõpetada üks ülesanne korraga.

Kui olete esimese ülesandega lõpetanud, liikuge järgmise ja seejärel järgmise juurde, kuni olete loendiga valmis. Kui te ei saa kõiki kuut ülesannet täita, viige need lihtsalt järgmisele päevale.

Kui soovite rohkem teada saada, on siin üksikasjalik juhend kuidas kasutada Ivy Lee meetodit stressivaba produktiivsuse saavutamiseks.

Pareto põhimõte

Pareto põhimõte, tuntud ka kui 80/20 reegel, on kuulus tootlikkuse strateegia, mis rõhutab keskendumist kõige olulisematele ülesannetele. Pareto põhimõtte kohaselt annab 20% (kõige olulisematest) ülesannetest 80% tulemustest.

Kasutage 80/20 reeglit oma ülesannete tähtsuse järjekorda seadmiseks, keskendudes samal ajal soovitud tulemustele. Tehke kindlaks peamised ülesanded, mis annavad neist kõige rohkem tulemusi, ja keskenduge esmalt nende ülesannete täitmisele.

Pomodoro tehnika

Suurendage oma tootlikkust Pomodoro meetodiga keskendudes ühele ülesandele 25 minutit ja tehes seejärel väikese pausi. Pomodoro meetod sobib suurepäraselt suurte ja hirmuäratavate ülesannete täitmiseks. Pühendumine ja täitmine muutub palju lihtsamaks, kui jagate ülesande mitmeks väiksemaks ülesandeks (mille saate täita 25 minutiga).

6. Analüüsige oma toimivust ja katsetage uuesti

Tootlikkuse planeerimine ei ole ühekordne asi. Teie esimene tootlikkuse plaan ei pruugi olla nii üksikasjalik ega tõhus, kui loodate. Seetõttu on oluline oma iganädalased ja igakuised edusammud üle vaadata.

Vaadake, kui hästi teie tootlikkuse plaan töötab. Tehke kindlaks kõik takistused, millest olete võinud mööda vaadata, ja kohandage oma plaani nende lahendamiseks. Kui konkreetne strateegia tulemusi ei anna, proovige teist ja pange tulemused kirja.

Suurendage oma tootlikkust tootlikkuse plaani abil

Kui Interneti-tootlikkuse nõuanded ei tööta, on aeg koostada isikupärastatud tootlikkuse plaan. Teie plaan peaks käsitlema kõiki takistusi, mis on takistanud teil maksimaalset potentsiaali saavutamast. Plaani loomisel ajastage kindlasti oma kõrge prioriteediga ülesanded, et kasutada ära oma tipptundide jõudlust.

Kuigi tootlikkuse plaan on kindlasti abiks, on oluline seda järgida. See tähendab töökeskkonna loomist, mis ei sisalda segavaid tegureid, sealhulgas telefoni. Kui aga nutitelefoni lähedus on oluline, peaksite järgima häid nutitelefoni harjumusi.