Kas teil on raskusi oma ülesannete tõhusa juhtimisega? Vaadake neid ülesannete haldamise näpunäiteid, mis aitavad teil tootlikkust tõsta ja rohkem ära teha.
Teie igapäevased ülesanded on teie edu aluseks, esindades samm-sammult toiminguid, mis on vajalikud teie isiklike ja ametialaste eesmärkide saavutamiseks. Teisisõnu, teie näiliselt lõputu ülesannete nimekiri on teie teekaart võitmiseks, seega on nende ülesannete tõhus juhtimine ülioluline.
Kuigi võite kiirustada kasutama oma igapäevaste ülesannete korraldamiseks parimat produktiivsuse rakendust, mis pole halb samm, on ülesannete haldamise oskuste lihvimine pikas perspektiivis jätkusuutlikum ja tõhusam. See artikkel hõlmab mõningaid ülesannete haldamise näpunäiteid oma tootlikkuse parandamiseks.
1. Tea oma kronotüüpi
Kas sa oled öökull või varajane lind? Kas teil on lihtsam keskenduda hommikul või hilisõhtul? Meil kõigil on loomulik kalduvus magama jääda ja olla teatud perioodidel päeval ja öösel erksad. Ja kuigi populaarne kultuur tähistab sageli varajasi ärkajaid kui produktiivsemaid inimesi, on tegelikkus see, et üks suurus ei sobi kõigile.
See on põhjus, miks kronotüübi tundmine võib teie tootlikkust tõsta, kuna see võimaldab teil ajastada oma ülesandeid siis, kui olete kõige produktiivsem. Seetõttu isikupärastatud töögraafiku koostamine teie kronotüübi põhjal on lihtsam oma ülesannetega kursis püsida ja jõuda tipptulemuseni.
Näiteks kui olete öökull, peaksite plaanima oma kõige keerulisemate ülesannetega tegeleda õhtul, kui teie energiatase on kõrgeim, mis annab teile parima positsiooni oma ülesannete täitmiseks aega.
2. Looge oma prioriteetide loend
Nüüd, kui teate, millal olete kõige produktiivsem, on aeg seda teha seadke oma ülesannete loendis olevad ülesanded tähtsuse järjekorda, kasutades Eisenhoweri maatriksit. See ajahaldussüsteem aitab teil ülesandeid tähtsuse järjekorda seada, kategoriseerides need nelja kvadranti: kiireloomuline ja oluline, mitte kiireloomuline, kuid oluline, kiireloomuline, kuid ebaoluline ja mitte kiireloomuline ja ebaoluline ülesandeid.
Ülesannete loendite korraldamine nende kategooriate alusel muudab lihtsamaks kindlaks, millised ülesanded peaksid olema prioriteetsed ja milliseid saab delegeerida või edasi lükata. Nii saate oma kõige olulisemad ja kiireloomulisemad ülesanded ajastada siis, kui olete kõige produktiivsem, andes teile parima võimaluse need õigeks ajaks lõpule viia.
Näiteks saate programmeerijana ajastada oma kodeerimisülesanded selleks ajaks, kui olete kõige erksam, ja vastata meilidele, kui teie energiatase on madal.
3. "Söö see konn ära!"
Eating That Frog on järgmine ülesannete haldamise näpunäide, mis aitab teie tootlikkust tõsta! Ja ei, me ei räägi sõna otseses mõttes konnadest! Brian Tracy populariseeris seda fraasi oma samanimelises raamatus ja see ere metafoor kirjeldab oma kõige keerulisema ülesande lahendamist hommikul.
See on üks parimaid viise edasilükkamise ületamiseks, kuna võite oma kõige keerulisema ülesandega silmitsi seistes sageli tunda stressi või ülekoormust. Kui sööte kõigepealt ära selle suurima konna, muutub see hirmutunne saavutustundeks, suurendades teie enesekindlust ja andes teile motivatsiooni ja hoogu, et jõuda läbi ülejäänud oma ülesandeid.
Võite kasutada Eat That Frog meetodit kasutades Todoist. Kuigi kõige keerulisemate ülesannetega on soovitatav tegeleda hommikul, võib teie parim aeg olenevalt teie kronotüübist erineda, nagu oleme juba arutanud. Sellegipoolest saate seda meetodit siiski kasutada, planeerides oma kõige keerulisemad ülesanded siis, kui olete kõige energilisem ja produktiivsem.
4. Kasutage Parkinsoni seadust oma eeliseks
Prokrastineerimine on üks levinumaid tootlikkuse tapjaid, millega enamik inimesi mingil hetkel võitleb. Üks peamisi põhjusi, miks te sageli ülesandeid viimasele minutile lükkate, on kiireloomulisuse või tähtaja puudumine. Seda seetõttu, et need ülesanded võivad laieneda, et täita nende jaoks vaba aega – Parkinsoni seadus.
Hea uudis on see, et saate muutuda produktiivsemaks, kasutades Parkinsoni seadust teie eeliseks. Kuidas? Esiteks jagage suured või keerulised projektid alati väiksemateks ülesanneteks, muutes need vähem üle jõu käivaks ja hõlpsamini lahendatavaks.
Järgmiseks määrake igale ülesandele range tähtaeg. See tekitab kiireloomulisuse tunde, motiveerides ülesande enne tähtaega lõpetama ja vähendades edasilükkamist. See häkkimine aitab teil oma ülesandeid tõhusamalt hallata ja tagab, et te ei jää oma ülesannete nimekirjast maha.
5. Harjutage ühe ülesande täitmist
Multitegumtöö või täpsemalt konteksti vahetamine on üks neist harjumustest, mis tundub tõhus, kuid on tegelikult väga kurnav ja ebaproduktiivne. Kuigi teie ülesannete loendis olevate ülesannete tohutu arv võib muuta ahvatlevaks proovida mitut ülesannet korraga teha, on teil ainult nii palju keskendumist ja energiat, mida saate antud ülesande täitmiseks kasutada.
See suurendab teie tõenäosust teha vigu, mis toob kaasa aja ja vaeva raiskamise. Teiselt poolt, ühe ülesandega tegelemine parandab teie tootlikkust, mis võimaldab teil pühendada kogu tähelepanu ülesandele kuni selle lõpetamiseni. See vähendab segajaid, aitab teil keskenduda ja annab teile võimaluse teha oma parimat tööd.
Üks parimaid viise ühe ülesandega tegelemise harjutamiseks on määrata ülesandele keskendumiseks kindel ajapiirang ja seejärel teha paus. Seda ajajuhtimise tehnikat nimetatakse Pomodoro meetodiks ja see on tõhus viis oma aja maksimaalseks kasutamiseks.
6. Automatiseerige igapäevaseid ülesandeid
Niisiis, mis saab nende väheväärtuslike ülesannetega, mis ei jõudnud teie prioriteetide nimekirja tippu? Mõelge sellistele ülesannetele nagu koosolekute ajastamine või konverentskõnede ajal protokollimine – me kihla, et peate need siiski ära tegema, eks?
Parim viis nende ülesannete haldamiseks on nende automatiseerimine. Õnneks on neid mitu rakendused, mida saate kasutada igapäevaste toimingute automatiseerimiseks, nagu IFTTT või Zapier. See vabastab aega ja energiat väärtuslikumate ja ajatundlikumate ülesannete jaoks ning aitab teil saada produktiivsemaks.
7. Kasutage õiget ülesannete haldamise tarkvara
Kõikide ülalmainitud ülesannete haldamise näpunäidete kasutamine on hea, kuid ilma ülesannete haldamiseks vajaliku õige tarkvarata võib teil siiski olla raskusi produktiivsuse säilitamisega. Arvestades ülesannete haldamise tööriistade paljusust, mis tõotavad muuta teid üleöö tootlikkuse jõuallikaks, võib õige valiku valimine olla hirmutav.
Niisiis, kuidas saate valida õige veebiülesannete haldamise tööriist? Esimene asi, mida teha, on hinnata oma vajadusi. See sõltub teie elukutsest, tööstiilist ja eelistustest, meeskonna suurusest ja muust. Oma vajaduste hindamine muudab palju lihtsamaks erinevate ülesannete haldamise tööriistade võrdlemise, et leida endale parim valik.
Nende nõuannete abil saate lühema ajaga rohkem tehtud
Tööülesannete haldamise oskuste parandamine on teie tootlikkuse järgmisele tasemele viimise võti. Olenemata sellest, kas olete projektijuht või üliõpilane, aitab õigete ülesannete haldamise tehnikate kasutamine saavutada rohkem lühema ajaga. Lisades need ülesannete haldamise näpunäited oma igapäevasesse rutiini, saate kindlasti kontrollida kõiki oma ülesannete loendis olevaid üksusi.