Kui teie ülesanded kuhjuvad tähtaja lähenedes ja tunnete end ülekoormatuna, ei pruugi te oma aega tõhusalt hallata.
Enamik meist teeb kohutavaid ajaplaneerimise vigu, mis mitte ainult ei maksa meile meie väärtuslikke tunde, vaid põhjustavad ka suuremat ärevust, stressi ning töö- ja eraelu tasakaalu rööpast välja kukkumist.
Vaatame mõningaid levinumaid ajaplaneerimise vigu ja kuidas neid tootlikkuse suurendamiseks vältida:
1. Ei sea eesmärke
Eesmärgita töötamine ilma eesmärgita võib põhjustada motivatsiooni ja tootlikkuse puudumise. Annad kergesti segajatele järele ja ei juhi oma aega hästi.
Kuidas seda vältida?
Eesmärkide seadmine ja neile pühendumine annab suuna ja motiveerib ülesandeid täitma. Muutute keskendunumaks ning juhite oma aega ja ressursse paremini oma eesmärkide saavutamiseks.
Kuid pidage meeles, et kõik eesmärgid pole võrdsed. SMART (spetsiifilised, mõõdetavad, saavutatavad, asjakohased ja ajapiiranguga) eesmärgid toimivad paremini kui mittespetsiifilised eesmärgid. Seda väidet toetavad mitmed uuringud. Üks selline
uuring, mis viidi läbi Cape Coast Metropoli pangandussektoris leidis, et konkreetsete ja väljakutseid pakkuvate (kuid saavutatavate) eesmärkide seadmine aitas tõsta töötajate tulemuslikkust.Nii et selle asemel, et seada eesmärgiks "valmida oma esimene romaan", kasutage selle SMART-i varianti, st "et iga kuu lõpetada vähemalt üks peatükk oma esimesest romaanist". Viimane on konkreetsem, esitab teile väljakutseid ja seab teie eesmärgile ajapiirangu.
2. Ei sea prioriteediks
Kui teil pole ülesannete loendit, mis aitaks teil ülesannetega kursis olla, hüppate neile juhuslikult. Päeva lõpuks on teil endiselt palju tegemata ülesandeid ja pettumust. Asi pole selles, et aega pole piisavalt, vaid selles, et te ei oska oma aega hästi juhtida.
Kuidas seda vältida?
Ülesannete loend aitab teil oma ülesandeid tähtsuse järjekorda seada ja oma aega hästi hallata, määrates aega oma ülesannete tähtsuse ja kiireloomulisuse alusel. Siin on, kuidas seda teha.
- Leidke rakendus, et oma ülesandeid loetleda ja tähtsuse järjekorda seada mis vastab teie vajadustele.
- Kirjutage oma ülesannete nimekirja kõik ülesanded, mida peate ühe päeva või nädala jooksul tegema.
- Reastage need järjestussüsteemi abil nende tähtsuse ja kiireloomulisuse alusel.
- Järjestage kõige olulisemad ja kiireloomulised ülesanded ülaosas, kõige vähem olulised ja kiireloomulised ülesanded jäävad allapoole.
- Alustage kõige olulisemate ja kiireloomuliste ülesannetega ning liikuge loendis allapoole.
3. Ei jälgi aega
Kui alustate projekti, hindamata, kui palju aega see võtab, võib kuluda rohkem aega kui vaja. Või võite muutuda liiga enesekindlaks ja kulutada rohkem, kui suudate, ilma et teil oleks piisavalt aega selle lõpuleviimiseks. Kui teil on vähem aega, ei suuda te tähtaegadest kinni pidada, vaid ka tehtud töö jääb tõenäoliselt alla.
Kuidas seda vältida?
Hinnake alati, kui palju aega konkreetsele projektile kulub, ja püüdke projekt selle aja jooksul lõpule viia (varuge kindlasti lisaaega lühikesteks pausideks). Sa peaksid kasutage aja jälgimise rakendust, et jälgida, kui palju aega projektile kulutate või ülesanne.
Kui teate, kui palju aega (keskmiselt) konkreetne ülesanne võtab, saate oma ülesandeid tõhusamalt ajastada. Tehke seda piisavalt palju ja saate üksikasjaliku logilehe konkreetsel päeval/nädalal/kuul erinevatele ülesannetele kulutatud aja kohta.
Kui see on olemas, saate teada, millised korduvad toimingud võtavad kõige rohkem aega, ja mõelda lahendustele, kuidas neid tõhusamalt teha või aja säästmiseks automatiseerida. Internet kubiseb tasuta aja jälgimise rakendused saate kasutada oma projektide jälgimiseks parema ajahalduse saavutamiseks.
4. Prokrastineerimine
Viivitamine on tohutuks takistuseks tööle, eriti kui peate täitma raske või igava ülesande. Lisage sellele segu mõjuvaid segavaid tegureid, nt oma nutitelefon, ja saate endale täiusliku retsepti edasilükkamiseks.
Jääd lõdvaks, annad järele segajatele ja raiskad oma aega kuni tähtaja lähenemiseni. Prokrastinaatoritel on alati vähe aega, nad on oma tähtaegadest maha jäänud ning neil on töö- ja eraelu tasakaal vähe või üldse mitte.
Kuidas seda vältida?
Suurepärane viis venitamise vältimiseks on jagada suur projekt väiksemateks ja paremini juhitavateks ülesanneteks. Näiteks kui teil on vaja kirjutada 2000-sõnaline artikkel, selle asemel, et kardate kirjutada tervet artiklit, jagage see alamülesanneteks: ülevaade, sissejuhatus, alampealkiri 1, alampealkiri 2, alampealkiri 3 ja järeldus.
Nüüd määrake endale iga väiksema ülesande jaoks aeg ja pühenduge neile. Tunnete end motiveeritumalt nende väiksemate ülesannete täitmiseks ja vähem tõenäoline, et viivitate. Teine suurepärane viis edasilükkamisest ülesaamiseks on Pomodoro tehnika kasutamine. Pomodoro tehnika järgib sarnast kontseptsiooni.
Siin on, kuidas saate kasutage Pomodoro tehnikat:
- Jagage projekt väiksemateks ülesanneteks
- Hankige taimer ja seadke see 25 minutile
- Andke endale 25 minutit ja töötage ühe alamülesande kallal
- Tehke 5-minutiline paus, kui taimer heliseb (25 minuti pärast)
- Tehke neli 25-minutilist tsüklit ja tehke seejärel pooletunnine paus
5. Ebaefektiivne ajakava koostamine
Kas olete märganud, et mõni päev ei ole nii produktiivne kui teine? Seda seetõttu, et meie energiatase on nädala jooksul erinev. Vähe sellest, erinevatel inimestel on päeva jooksul erinev energiatase.
Kui te ei arvesta ajakava koostamisel oma produktiivsete tipptundide arvu, on tõenäoline, et teil on kõige olulisemad ülesanded pooleli ning teil on vähe aega ja energiat.
Kuidas seda vältida?
Kas sa oled öökull või varajane lind? Hinnake oma tööd ja selgitage välja oma produktiivsemad tunnid. Kui teate, millal olete kõige produktiivsem, planeerige oma projektid vastavalt.
Jaotage oma kõige produktiivsemad tunnid kõige olulisemate (ja intensiivsemate) ülesannete jaoks, hoides samal ajal vähem aega ülejäänud jaoks olulised (või vähem intensiivsed) ülesanded, nt meilidele vastamine või koosolekute seadistamine tööaeg. Seal on mitu kalendrirakendust, mis aitavad teil tõhusalt ajastada; leidke see, mis teie vajadustele kõige paremini vastab.
6. Häirivatele teguritele järele andmine
A Statista juuni 2020 uuring selgus, et 53,7 protsenti kodus töötavatest inimestest arvas, et nende nutitelefon on suurim tähelepanu hajutamise põhjus. Kui sageli olete avastanud end töötamas ja äkki hakkab telefon sumisema? Teie tähelepanu hajub ja olete nüüd sunnitud oma telefoni kontrollima.
Olgu selleks e-kiri kliendilt, sõnum kolleegilt või juhuslik teade Facebookist, Twitterist või Instagramist; segavad tegurid võivad teile maksta suure osa teie tööajast.
Kuidas seda vältida?
See kõik taandub tõhusale ajakavale. Määrake tööks, e-kirjade kontrollimiseks, vaba aja veetmiseks jne. Kui on aeg tööle asuda, pange telefon kõrvale (lennukirežiimile), eelistatavalt teise tuppa ja asuge tööle.
Kuna suurim segaja on nüüd eemal, muutub oma tööle keskendumine palju tõenäolisemaks ja lihtsamaks. Kuna suunate kogu oma fookuse ja tähelepanu ühele ülesandele, on vähem tõenäoline, et teete vigu ja teete ülesande tõhusamalt.
Mis siis, kui telefoni lennukirežiimi panemine pole teie jaoks aidanud? Mis siis, kui teie mõtted liiguvad sotsiaalmeedia poole ja olete sunnitud võtma telefoni, et e-kirju vaadata või otse sülearvutis Facebooki kanalit sirvida? Kui see oled sina, siis proovi rakenduse Freedom kasutamine segajatest vabanemiseks, saada üle viivitusest ja saavutada rohkem.
Vabastage oma täielik potentsiaal
Keskendudes sellele, kuidas oma aega paremini hallata, on lihtne kaotada arusaam, miks te üldse oma aega haldate, st selleks, et rohkem tööd teha.
Iga päev paljudes produktiivsusrakendustes navigeerimine ilma rohkem tööd tegemata on mõttetu. Uurige välja, mis teie jaoks sobib, ja pidage sellest kinni, jätmata silmist suuremat pilti. Kuid selleks, et teada saada, mis teie jaoks sobib, on oluline mõista oma ajajuhtimise vajadusi.
