Võib-olla olete olukorras, kus peate oma töökaaslastelt abi küsima või neile ülesandeid saatma, kuid tunnete end selle pärast pisut kohmetuna või te lihtsalt ei hooli kõigist kõnedest ja meilidest ning edasi. Miks mitte luua projektitaotluste tahvel?
Kuigi võite registreeruda projektihaldustööriista, nagu ClickUp või Asana, kasutajaks ja kutsuda oma töökaaslased endaga liituma, võib teil juba olla juurdepääs lihtsale tasuta lahendusele – Google'i arvutustabelitele. Järgige seda artiklit, et saada teada, kuidas saate selle ühise arvutustabelitööriista abil luua projektitaotluste tahvli.
Projektitaotluse tahvli paigutuse loomine Google'i arvutustabelites
Projektitaotluste tahvli loomise eesmärk on kahekordne. See aitab teil ületada ülesannete delegeerimisest tingitud hõõrdumisi. Lisaks vähendab see edasi-tagasi suhtlust, säästes teie aega.
Põhimõtteliselt kaardistate iga tahvlile lisatava ülesandega kõik, mida teie töökaaslane selle täitmiseks teadma peab. Seetõttu peaksite olema järjepidev ja looma paigutuse, mis palub teil iga kord olulisi üksikasju lisada. Üksikasjad nagu:
- Tähtajad.
- Prioriteet.
- Kirjeldused.
- Kes vastutab.
- Kes selle määrab.
Kuna iga töökoht on erinev, võite lisada täiendavaid üksikasju, et kohandada seda oma meeskonna vajadustega. Nii et enne alustamist leidke hetk selle üle järelemõtlemiseks. Kui te ei suuda praegu midagi mõelda, saate need hiljem lisada, kuid pidage meeles, et vähem on rohkem. Te ei soovi tarbetuid samme lisada.
Projektitaotluste tahvliga alustamiseks avage Google'i arvutustabelites tühi dokument. Kirjutage arvutustabeli ülaossa järgmised pealkirjad ja võimalikud lisad.
- Ülesanne- siin annate ülesandele kordumatu pealkirja.
- Kirjeldus-selle pealkirja alla kirjutate lühikokkuvõtte sellest, mida peate neil tegema. Asjade korrashoidmiseks kasutage Klipp sinus Teksti pakkimine sätted teksti paigutamiseks järgmise lahtri alla.
- Volitaja– siin märgite ära töökaaslase, kellele ülesande üle annate.
- Prioriteet- siin saate kuvada kiireloomulisuse.
- Tähtaeg— see annab teada ülesande tähtaja.
- Olek-teie meeskond kasutab seda veergu edusammude jagamiseks.
- Loodud— delegeerija paneb siia oma nime, et volitatud isikud teaksid, kellelt ülesanne ja teave pärineb.
Aidake oma pealkirjadel silma paista, kirjutades need paksuks ja lisades reale taustavärvi. Sa saad ka külmutage oma Google'i lehe ülemine rida tõstes selle esile ja minnes edasi Vaade ülemises menüüs, Külmutage, ja siis 1 rida.
Olekunuppude lisamine Google'i arvutustabelitesse
Projektitaotluste tahvlile olekunupu lisamine annab teile ja teie töökaaslastele kiire võimaluse edusamme jagada. See on ka suurepärane võimalus saada kiire ülevaade kõigi töökoormusest ja teha kindlaks, kas keegi võiks kasutada lisakätt. Mõned näited oleku kohta, mida saate kasutada, on järgmised:
- Tegema.
- Tegemine.
- Valmis.
- Kinni.
- Ootel.
- Ülevaatamiseks.
Saate luua tööolekunupu, mis sarnaneb projektihaldustarkvaras, nagu ClickUp ja Asana, leiduvatele, lisades lehele rippmenüü. Selleks tehke järgmist.
- Tõstke esile oma olekuveerg. Hoia CTRL või CMD ja klõpsake valiku tühistamiseks pealkirjalahtrit.
- Minema Andmed ülemises menüüs.
- Klõpsake Andmete valideerimineja avaneb külgriba.
- Under Kriteeriumid, veenduge, et teil on Rippmenüü valitud.
- Täitke oma valikud allolevatele tekstiväljadele, kasutades Lisage veel üks üksus nuppu, et luua täiendavaid kohti.
- Määrake igaühele oma valitud värv.
- Löö Valmis.
Nüüd on teil menüü, mida teie meeskond saab kasutada ülesande oleku kuvamiseks. Loendi allosas on redigeerimisnupp, kuid see töötab ainult valitud lahtri puhul. Kõigi olekunuppude muutmiseks naaske andmete valideerimise menüüsse ja valige külgribalt reegel, mida soovite muuta.
Kiirete valikute lisamiseks korrake neid samme Prioriteet, Volitaja, ja Loodud veerge, kui soovite.
Kui märgite või mainite kedagi lehel lihtsalt, ei saada Google märguannet. Kui määrate kellegi projekti, saate teda hoiatada, järgides neid samme.
- Valige ülesande nimi, mille soovite neile üle anda.
- Paremklõpsake ja valige Kommenteeri või minge tööriistaribal kõnemulli ikoonile.
- Sisestage @ ja seejärel nende nimi või e-posti aadress – soovi korral võite siia lisada ka sõnumi.
- Kliki Määra.
Nüüd, kui teie töökaaslasel on küsimusi, saab ta need lisada samasse lõime kommentaarina. Kui hoiate kogu oma ülesandega seotud suhtlust samas kohas, kus te selle määrasite, teate mõlemad täpselt, kust vestlust hiljem uuesti leida, kui keegi vajab värskendust.
Versiooniajaloo kasutamine Google'i arvutustabelites
Kuna lehte kasutab rohkem kui üks inimene, on hea, kui teil on varukoopia, juhuks kui keegi olulise teabe kogemata kustutab või üle kirjutab. Lehe ülaosas näete hüperlinki, mis näitab viimati tehtud muudatust. Klõpsake seda ja näete eelmiste tööseansside ja toimunud muudatuste varukoopiaid.
Versiooniajaloo kasutamine Google'i arvutustabelites on mugav, kuna näete oma eelmisi projekte ja märkmeid, kui vajate nende kohta kirjet. Kuid võite ka naasta eelmisele versioonile, kui teie leht läheb kuidagi sassi – see juhtub.
Märge: Kui soovite lõpetatud ülesannete otsesemat arvestust, lisage oma dokumendile veel üks leht, kasutades plussmärki ekraani vasakus alanurgas ning lõigake ja kleepige oma read sinna, kui olek muutub juurde Valmis.
Tehke koostööd Google'i arvutustabelitega
Projektitaotluste tahvli loomine Google'i arvutustabelites on suurepärane viis ülesannete delegeerimisel ja nendega koostöö tegemisel aja säästmiseks. Edasi-tagasi pole mitte ainult vähem, vaid kõik teavad, kust leida ülesannete jaoks vajalikku teavet, kuna see on kõik ühes kohas.
Samuti aitab see vältida kohmetust, mida võiksite tunda abi küsimisel või ülesannete jagamisel. Te tunnete end sellega mugavamalt edasi.