Virtuaalse assistendi töö võib olla üle jõu käiv, eriti kui teil on mitme kliendi jaoks erinevad või sarnased ülesanded. Ja kuna töötate eemalt, on tootlikkuse suurendamiseks vaja enamik oma tegevustest automatiseerida tarkvaratööriistade abil.
See artikkel toob esile 10 põhitööriista ja rakendust, mis igal virtuaalsel assistendil peaksid olema. Need tööriistad lihtsustavad teie töövoogu ja rikastavad teie kogemust algaja või edasijõudnu virtuaalse assistendina. Kuid enne nende avaldamist käsitleme lühidalt virtuaalse abi kontseptsiooni.
1. Loid
Tõhus suhtlus klientidega on virtuaalse assistendina hädavajalik ja Slack teeb sellega head tööd. See on üks parimad kiirsuhtlusplatvormid kaugmeeskondade jaoks mis võimaldab teil projekti kallal töötades klientide ja meeskonnaliikmetega reaalajas suhelda.
Saate eristada projekte kasutades "kanaleid" ja muuta need juurdepääsetavaks ainult volitatud isikutele. Lisaks on Slackil rakendusesisene kõnefunktsioon ja lõbusad kohandatud emotikonid pingevabamaks vestluseks. Samuti saate ühe või mitme inimesega jagada erinevaid faile, sealhulgas helisalvestisi ja pilte.
Lae alla: Lõõgastav Windows | | Mac | iOS | Android (Saadaval on tasuta rakendusesisesed ostud)
2. Google Workspace
Google Workspace, tuntud ka kui G-Suite, on erinevate funktsioonide ja töörežiimidega tarkvaratööriistade kogum. Kuid virtuaalse assistendina vajate neist tööriistadest vaid kaheksat. Nad sisaldavad:
- Google Docs: saate seda kasutada tekstidokumentide loomiseks, redigeerimiseks ja vormindamiseks.
- Google Mail: See tööriist sobib suurepäraselt sõnumite saatmiseks ja meiliturunduseks.
- Google'i esitlused: See tasuta tööriist rahuldab kõik teie esitlusvajadused.
- Lehed: Seda tööriista saate kasutada andmete sisestamiseks ja eelarve koostamiseks.
- Google Meet: Suurepärane videokonverentside pidamiseks ja klientidega ühenduses olemiseks.
- Google'i vormid: Saate seda kasutada uuringute läbiviimiseks ja reaalajas vastuste saamiseks.
- Google Drive: See on üks odavaimad pilvesalvestuse pakkujad isiklike ja tööga seotud failide jaoks.
- Google'i kalender: Aitab planeerida projekte ja olla kursis.
3. Calendly
Calendly on sündmuste haldamise ajastamistööriist. Sellest aga iseseisva kalendrina ei piisa. Koosolekute automatiseerimiseks ja sujuvamaks muutmiseks peate rakendusse integreerima kalendrirakenduse, nagu Google Calendar või iCloudi kalender. Sellel on ka erinevad kasutusvalmis ajapilud: 15, 30 ja 60 minutit.
Kohtumise saate ajastada erinevate kuupäevade ja kellaaegadega ning teie külalised saavad kalendrisse märkida oma vabaoleku. Sellegipoolest saavad külalised valida täpse saadaoleva aja olenemata ajapiludest, kuid teie esitatud kuupäevavahemikus.
Lae alla: Calendly jaoks iOS | Android (Saadaval on tasuta rakendusesisesed ostud)
4. Lõuend
Enamikul juhtudel hõlmab osa teie kui virtuaalse assistendi halduskohustustest graafilist kujundamist. Seetõttu oleks kõige parem omada disainitööriista. Canva on teie rakendus kõige disaini ja infograafika jaoks. Saate seda kasutada sotsiaalmeedia bännerite, flaierite, karussellipostituste, kaartide jms kujundamiseks.
Kõige tähtsam on see, et saate sellega ringi mängida tasuta Canva fondid, mallid, pildid ja elemendid vapustavate kujunduste loomiseks.
Lae alla: Canva jaoks Windows | Mac | iOS | Android (Saadaval on tasuta rakendusesisesed ostud)
5. Hootsuite
Hootsuite on kogukonnapõhine sotsiaalmeedia haldusrakendus, mis võimaldab teil jälgida ja navigeerida erinevates sotsiaalmeediaplatvormides ühest kohast, selle asemel et avada mitut vahekaarti. See ühildub Twitteri, Facebooki, Instagrami, Pinteresti, LinkedIni ja nii edasi.
Saate iga platvormi jaoks sisu luua, redigeerida, vormindada ja ajastada, vaadata statistikat ja tõhusalt hallata oma klientide vaatajaskonda. Kuigi tasuta versioon on suurepärane, annab pro-versioon teile juurdepääsu põhjalikumatele funktsioonidele, eriti kui teil on nõudlik kliendibaas.
6. Asana
Asana võimaldab teil sujuvalt koostööd teha ja projekte hallata. Kui töötate meeskonnaga, saate Asana kaudu oma töökohale liikmeid lisada, kus saate jälgida nende töövoogu. Sellesse tööriista saate integreerida ka Google'i kalendri ja Google Drive'i, et saaksite ülesannete ja sündmuste jaoks meeldetuletusi määrata.
Lisaks võimaldab Asana värvikoodide abil eristada projekte või konkreetset teavet ning lisada vajadusel manuseid. Näiteks võite kasutada punast kõrge prioriteediga projektide tähistamiseks, kollast pooleliolevate projektide jaoks, sinist ülevaatamisel olevate projektide jaoks ja rohelist lõpetatud projektide jaoks.
Lae alla: Asana jaoks iOS | Android | Mac (Saadaval on tasuta rakendusesisesed ostud)
7. Ajaarst
Ajajuhtimine on tipposkus, mis igal virtuaalsel assistendil peaks olema. Siiski vajate endiselt tööriista, mis aitab teil keskenduda, eriti kui teie palk on tunnitasu. TimeDoctor võimaldab teil jälgida oma tööd ja vaba aega ning näha oma igapäevaseid saavutusi. See loob aruandeid igale projektile ja ülesandele kulutatud aja kohta.
TimeDoctor aitab teil ka segajaid juhtida. See jälgib teie veebi ja rakenduste kasutamise kestust töötamise ajal. Ja kui ületate ettenähtud aja, annab see teile popiga märku. Samuti hoiatab see teid, kui teie arvuti jääb tavapärasest tööajast kauem jõude. Sellest hoolimata saate vajadusel kellaaega käsitsi muuta.
Lae alla: TimeDoctor jaoks Google Play | Mac | Windows | Linux (Saadaval on tasuta rakendusesisesed ostud)
8. MailChimp
MailChimp võimaldab teil hallata ja suhelda oma klientide vaatajaskondade ja klientidega. Kui teie kliendid toovad turule uue toote või teenuse, saate kasutada MailChimpi, et tutvustada neid tooteid oma klientidele või sihtrühmale, kasutades uudiskirju või reklaamikampaaniaid.
Tööriist võimaldab teil oma uudiskirju segmentida, saata hulgimeile ja analüüsida iga reklaamikampaania toimivust. Samuti saate platvormi integreerida muid tööriistu, nagu Shopify ja Stripe.
Lae alla: MailChimp jaoks iOS | Android (Saadaval on tasuta rakendusesisesed ostud)
9. Ontraport
Ontraport on veel üks turundus- ja CRM-i platvorm, mis aitab teil oma klientide äritegevust ühest süsteemist koordineerida. Teisisõnu saate Ontraporti kasutada toodete tutvustamiseks kliendi sihtrühmale ja kliendisuhtluse samaaegseks haldamiseks.
Saate importida ja eksportida kontakte, luua müügilehtreid ja automatiseerida turunduskampaaniaid ettevõtte optimeerimiseks. Pealegi pole liides algajatele intuitiivne. Sellegipoolest saate vähese harjutamisega sellest mööda. See on saadaval ka veebipõhise platvormi ja mobiilirakendusena.
10. Grammatiliselt
Virtuaalse assistendina peate alati oma sisumänguga kursis olema ja selle tööriista kasutamine aitab teil seda saavutada. Grammarly on laiaulatuslik redigeerimise veebipõhine platvorm, mis vaatab tekstisisu üle grammatikavigade, paljusõnalisuse, õigekirja, kirjavahemärkide, plagiaadi ja kvaliteetse edastamise suhtes.
Platvorm kasutab tehisintellekti, et teie sisu oleks peaaegu veatu ja arusaadav. Saate kontrollida, kas teie sisu on köitev ja milliste inimeste kategooria see kõige paremini sobib. Tasuta versioon on aga piiratud ja kõigi põnevate funktsioonide kasutamiseks peate registreeruma tasulise versiooni kasutajaks.
Samuti saate oma dokumendid salvestada ja vajaduse korral nende juurde naasta.
Lae alla: Grammatiliselt jaoks iOS | Mac | Windows (Saadaval on tasuta rakendusesisesed ostud)
Paistke oma karjääris silma virtuaalse assistendina
Virtuaalne abistamine on kiiresti kasvav tööstusharu; seega võime lähitulevikus oodata head küllastustaset. Põhiliste virtuaalse assistendi oskuste omandamine on selles valdkonnas asjakohasuse säilitamiseks hädavajalik. Nende loetletud tööriistade kombineerimine teie oskustega aitab teil aga oma karjääris silma paista.
Lõpuks, kui olete selles valdkonnas uus, peate enne tööriistade otsimist õppima, kuidas saada virtuaalseks assistendiks. Põhiteabe tarbimine karjääritee kohta aitab teil neid tööriistu pikemas perspektiivis mitte kuritarvitada.
