Microsoft Outlook on kõigi lemmik e-posti klient. Seda on lihtne kasutada, kuna ettevõttes kasutatakse regulaarselt palju tootlikkust suurendavaid funktsioone. Teostate Outlookis sageli toiminguid päeva jooksul korduvalt.
Õnneks on Microsoft lisanud suurepärase tootlikkust suurendava funktsiooni nimega Quick Steps, mis aitab mitmeid samme automatiseerida. Lugege edasi, kui räägime, mis on Quick Steps ja kuidas saate seda Outlookis tootlikumaks muuta.
Mis on Microsoft Outlooki kiired sammud?
Quick Steps on hõlpsasti kasutatav tootlikkuse funktsioon, mis on saadaval Outlook 2013-s ja uuemates versioonides. See võimaldab kiiresti automatiseerida mitut korduvat tegevust. Nende toimingute automatiseerimisel on lisaeelis, mis muudab paljude postkastide korraga haldamise lihtsamaks, säästes samal ajal väärtuslikku aega iga päev.
Kiirtoiminguid saate kasutada erinevate stsenaariumide jaoks. Igapäevaseks kasutuseks võib olla e-kirjade automaatne teisaldamine samaaegselt kindlasse kausta e-kirja edastamine kolleegile ja märgistades selle ülioluliseks vaid ühe klõpsuga.
Vaikimisi pakub Microsoft Outlook teile mõningaid sagedamini kasutatavaid kiirtoiminguid. Saate neid kasutada nii nagu nad on või kohandada vaikekiiretappe vastavalt oma vajadustele. Kui sellest ei piisa, saate rutiinse töövoo täiustamiseks luua kohandatud kiirtoimingu.
Vaikimisi kiirjuhiste kasutamine Microsoft Outlookis
Microsoft Outlookis saate vaikimisi kiirtoiminguid hõlpsalt käigu pealt kasutada. Outlookis (Office 365 osana) on neli eelmääratletud kiirsammu: Teisalda, haldurile, meeskonna e-postileja Vasta ja kustuta.
Enne esmakordset kasutamist peate need konfigureerima õigete adressaatide e-posti aadresside ja eelistatud kaustadega. Et kasutada Kolima Quick Step, järgige alltoodud samme.
- Alates Kodu vahekaarti, klõpsake nuppu Kolima alates Kiired sammud osa.
- Aastal Esmakordne seadistamine dialoogiboksis valige kaust, kuhu soovite e-kirjad teisaldada, ja vajadusel nimetage Quick Step ümber.
- Kliki Salvestaja olete valmis e-kirju kiiresti teisaldama.
- Valige meil, mille soovite teise kausta teisaldada, ja klõpsake kaustas salvestatud kiirsammu Kodu sakk. Outlook teisaldab meili otse konfigureeritud kausta.
Sarnasel viisil saate konfigureerida ka teisi vaikimisi kiirtoiminguid. Samuti võite olla huvitatud õppimisest kuidas arhiveerida oma e-kirju arvutis Microsoft Outlookis.
Kuidas luua Microsoft Outlookis kohandatud kiirsammu
Kui leiate, et vaiketoimingud ei sobi teie töövooga, saate hõlpsalt luua kohandatud kiirtoimingu. See võib olla lihtsalt lihtne toiming, nagu meili kustutamine või edasisaatmine, või rida toiminguid, nagu meili edastamine töökaaslasele ja seejärel selle teisaldamine spetsiaalsesse kausta.
Pärast seadistamist saate need ranged toimingud automatiseerida vaid ühe klõpsuga. Selle näite jaoks loome Microsoft Outlookis kohandatud kiirsammu, mis:
- Teisaldab meili teise kausta
- Märgib meili lugemata
- Edastab meili töökaaslasele
- Märgib meili oluliseks
Seadistame selle järgmiselt.
- Valige Loo uus valik alates Kiired sammud all olevate vahekaartide rühma Kodu.
- Andke oma Quick Stepile nime all Nimi väli (nimetame sellele Demo).
- all olevast rippmenüüst Tegevused esiteks valige Teisalda kausta ja valib sihtkausta.
- Klõpsake nuppu Lisa toiming nuppu ja valige märgi mitteloetuks.
- Veel kord klõpsake Lisa toiming e-posti edastamise seadistamiseks ja valige Edasi.
- Aastal Et… väljale sisestage e-posti aadress, millele soovite meili edastada, või valige see oma aadressiraamatust.
- Lõpuks klõpsame edasi Lisa toiming et lisada lipu olek.
- Valikuliselt saate seadistada ka a Kiirklahv rippmenüüst.
- Kui olete valmis, klõpsake nuppu Lõpetama.
- Saate kasutada oma kohandatud Quick Stepi rakendusest Kiired sammud jaotist või konfigureeritud kiirklahvi.
Microsoft Outlook on sama produktiivne kui kunagi varem
Microsoft Outlooki kiired sammud annavad tunnistust Outlooki mainest professionaalse e-posti kliendina, mis muudab rutiinse töö lihtsaks. Kui kavatsete kunagi Microsoft Outlookilt üle minna, võite olla meeldivalt üllatunud teiste meiliklientide funktsioonide üle.
