Vabakutselise karjääri edenedes avastate end žongleerimas mitme ülesandega. Jah, teenite rohkem, kui töötate rohkem. Ja kuigi sissetulekueesmärkide täitmine oleks suurepärane, annab liiga paljude kohustuste võtmine tühiseid tulemusi. Sa oled ainult lõpuks kurnatud.
Oma hõivatud ajakava vabastamiseks uurime, milliseid ülesandeid saate automatiseerimistööriistadesse laadida. Nii on teil rohkem aega ja energiat, et keskenduda oma vabakutselise ettevõtte kriitilistele valdkondadele.
1. Meilihaldus
Nagu enamik töötavaid täiskasvanuid, saate tõenäoliselt regulaarselt sadu meile. Sõnumite lugemine ja neile vastamine ei nõua intensiivset keskendumist, kuid need võtavad osa teie tööpäevast. An Adobe aruanne isegi väidab, et inimesed kulutavad iga päev e-kirjade kontrollimisele üle viie tunni.
Lisaks ei saa te lihtsalt meilidele vastamist lõpetada. Erinevad osapooled, alates rahvusvahelistest vabakutselistest klientidest kuni föderaalasutusteni, võtavad teiega meili teel ühendust. Mõnel juhul peate isegi kiiresti reageerima.
Selle asemel, et oma e-kirju valimatult ignoreerida, kaaluge investeerimist tugevad meilihaldustööriistad. Leidke oma vajadustele vastav platvorm. Nad on spetsialiseerunud teie postkasti korraldamisele või e-kirjade hulgiedastuse sujuvamaks muutmisele. Näiteks Help Scout teeb suurepärast tööd ettevõtteüleste teadete saatmisel, samas kui SaneBox sorteerib sissetulevad sõnumid täpselt.
2. Sotsiaalmeedia postituste ajastamine
Sotsiaalmeedia postitamine on digitaalse turunduse edukuse jaoks ülimalt oluline. Regulaarne suhtlemine klientide ja kaugtöötajatega aitab teil vabakutselisena veebis kindlat kohalolekut luua.
Nagu meilihaldus, pole ka sotsiaalmeedia postitamine kognitiivselt nõudlik. Saate üles laadida ajastatud sisu, vastata kommentaaridele ja lugeda otsesõnumeid ilma liigset pingutust tegemata.
Enamik inimesi liigitab sotsiaalmeediasse postitamist pinnapealseks tööks. See võtab aga ikkagi palju aega, eriti kui teie jälgijaskond kasvab. Veedate tunde lihtsalt oma postkasti kontrollides.
Kui soovite oma sotsiaalmeediakontode haldamisele kuluvat aega lühendada, kaaluge erinevate funktsioonide automatiseerimist. Proovige erinevaid tööriistu, mis võivad teie vajadustele vastata. Näiteks, sisukalendri rakendused võimaldab postitusi varakult ajastada, samal ajal kui analüüsitööriistad mõõdavad teie üldist jõudlust sotsiaalmeedias.
3. Kliendi liitumine
Kliendi kaasamine annab tooni igale vabakutselisele projektile. Teie ja teie klient määrate selles etapis tähtajad, hindate ootusi ümber, määrate ülesandeid ja rõhutate eesmärke. Protsessi kiirustamine loob ebamääraseid, teostamatuid eesmärke. Teise võimalusena pärsib tootlikkust triviaalsete detailide üleanalüüs ja samadele päringutele vastamine.
Kõige tõhusam ja aegasäästvam lähenemisviis on automatiseerida mitu kliendi liitumisprotsessi valdkonda. Oletame, et esitate oma uutele klientidele sarnaseid küsimusi. Selle asemel, et neid igal seansil läbi vaadata, saate koostada küsimustiku või salvestada lühikese selgitava video. Lihtsalt veenduge, et mõistaksite hiljem täielikult oma kliendi vajadusi.
4. Klientide otsimine
Paljudele vabakutselistele ei meeldi uute klientide otsimine. Võimalike klientide poole pöördumise ja esmastel konsultatsioonidel osalemise vahel kulutate hõlpsalt kümneid tunde nädalas potentsiaali otsimisele. Mis kõige hullem, te isegi ei teisenda kõiki oma müügivihjeid. Suurem osa ajast, mille veedate jahil ja helistades, liigitatakse tasustamata tööks, mis raiskab teie aega ja raha.
Tõhusama lähenemisviisi jaoks kasutage automatiseerimistööriistu. Soovitame proovida erinevaid programme, lähtudes sellest, milliseid potentsiaalsete otsingute ülesandeid soovite automatiseerida. Oletame, et olete kirjanik. Meiliotsingu tööriistad võivad jälgida erinevate veebisaitide toimetajaid ja administraatoreid, kes töötavad sisuloojate ja külalisblogijatega.
5. Kohtumise broneerimine
Paljud vabakutselised kulutavad koosolekute planeerimisele sama palju aega kui neil osalemisele. Sõltuvalt teie ja teie kliendi ajavööndite vahelisest lõhest võite mitu päeva edasi-tagasi sõnumeid saata.
Seda arvestades kulub meilide saatmiseks vaid paar klõpsu. Rohkem kui tunni või kahe eraldamine kohtumiste ajakavasse on ebamõistlik ja ebaproduktiivne.
Protsessi sujuvamaks muutmiseks kasutage kohtumiste broneerimise rakendust. Platvormid, nagu Google Calendar ja Calendly, võimaldavad kasutajatel kiiresti koosolekuid planeerida ja valida kohandatud kalendrites eelistatud kuupäevad, mida hostid saavad kohandada. Lihtsalt saatke osalejatele oma kutselink ja oodake nende vastust.
6. Töövoo juhtimine
Vabakutselised alahindavad sageli projekti lõpuleviimiseks kuluvat aega. Oletame, et olete sisukirjutaja. Isegi kui saate kirjutada 500–600 sõna tunnis, on ebatõenäoline, et 10-tunnise vahetusega jõuate 5000 sõna lõpuni. Lõppude lõpuks peate tegema ka teemauuringuid ja redigeerimise mustandeid.
Tööprojektidega kaasnevad alati minutilised juhtimisülesanded. Kuigi enamikul juhtudel võib kuluda vaid mõni minut, peaksite neist siiski mööda saama ja oma ajakava vastavalt kohandama.
Töövoo põhjalik haldamine kulutab aega. Selle asemel automatiseerige see projektihaldustööriistaga. Populaarsed rakendused, nagu Asana või Trello, võivad aidata protsessi peaaegu kõigis aspektides, alates teostatavate tähtaegade määramisest kuni projekti üksikasjade lõpuleviimiseni. Nii jääb teil rohkem aega ja energiat oma põhikohustustele keskendumiseks.
7. Lepingu koostamine
Vabakutselisena eeldavad kliendid, et pakute projektilepinguid. Tõenäoliselt peate kirjeldama oma hindu, tagatisi, kohustusi ja eesmärke ning kõiki kliendi tellimust puudutavaid tingimusi.
Lepingu nullist kirjutamine võtab üldjuhul aega paar tundi. Saate malle võrgus tõmmata, kuid muutmiseks peaksite siiski varuma tund või kaks. Lõppude lõpuks seavad üldised lepingud teie vabakutselise ettevõtte ohtu.
Selle asemel, et kopeerida ja kleepida juhuslikke lepingukavandeid, säästate rohkem aega, laadides protsessi automatiseerimistööriista. Neid on mitu rakendused, mis toodavad kohandatud lepingukavandeid. Nad saavad luua visuaalselt atraktiivseid lepinguid, mis selgitavad mõne minuti jooksul teie vabakutseliste projektide ulatust, piiranguid ja juriidilisi nõudeid.
8. Põhiline rahanduse jälgimine
Oma rahaasjade jälgimine muutub teie vabakutselise ettevõtte kasvades keerulisemaks. Peate registreerima iga kliendi kõik maksed. Sõltuvalt teie tellimuse mahust võib isegi lihtne finantsjuhtimine võtta mitu tundi.
Paljud spetsialistid palkavad oma rahaasjade haldamiseks raamatupidajaid. Kuigi võite teha koostööd ka finantsprofessionaaliga, kaaluge esmalt automatiseerimistööriistade kasutamist. Te ei pea isegi midagi maksma. Kiire Google'i otsing paljastab mitu lihtsad ja tasuta isiklikud rahanduse Exceli tabelimallid saate kohandada.
Automatiseerides ülesandeid, saate produktiivsemaks vabakutseliseks
Ülesannete automatiseerimine viib teie vabakutselise karjääri järgmisele tasemele. Kuid ärge tundke end sunnitud käivitama täielikult toimivat ja tõhusat automatiseeritud süsteemi kohe algusest peale. Töövoo automatiseerimine võtab aega. Likvideerige esmalt väikesed ja tüütud ülesanded, seejärel asuge järk-järgult kriitilisemate halduskohustuste automatiseerimise poole.
Samuti ärge ostke juhuslikult esmaklassilisi automatiseerimistööriistu. Turul on mitmeid tasuta tarkvaraprogramme ja mobiilirakendusi. Õige strateegiaga saate neid juba kasutada oma vabakutselise ettevõtte mitmete igapäevaste funktsioonide automatiseerimiseks.
