Enamikus töökeskkondades on teie töövoo protsessid tavaliselt juba paigas, mida saate jälgida. Vabakutselisena peate seda aga ise arendama ja ellu viima. See võib alguses hirmutav olla, kuid pärast mõningast katsetamist võib paindlikkus oma töövoo dokumentatsiooni valimisel anda jõudu.
Miks peaksite vaeva nägema oma töövoo protsessi dokumenteerimisega?
Oodake – kui keegi ei sunni teid oma töövoogu dokumenteerima, siis milleks vaeva näha? Kas see pole mitte see, mida "enda boss olemine" tähendab?
See on tõsi: vabakutselisena võite otsustada mitte midagi dokumenteerida, kui te seda ei soovi. Aga dokumenteerimine teie töövoo protsessi aitab teil aega eelarvestada, klientidega paremaid suhteid hoida ja teie töö eest arveid esitada.
Võite proovida mõnda aega dokumenteerimata. Kuid kui teie vabakutselise karjäär jätkub, avastate end tõenäoliselt üha rohkem dokumenteerimas. See võib olla pikk ja valus protsess. Dokumentide koostamiseks veidi aega võtmine on kindlasti lihtsam ja pehmem viis.
Teie töövooprotsessi kavandamine
Töövooprotsessi dokumenteerimine võib tunduda üsna abstraktne ja räpane, kui te pole sellega harjunud. Lisaks võib see olenevalt teie tehtavast tööst üsna erinev välja näha. Võite kaaluda seda artiklit koos juba lõpetatud projektiga. See võib aidata teil mõista, kuidas projekt laguneb.
1. Jagage oma ülesanne lahti
Esimene samm on oma ülesande jagamine osadeks. Kirjaniku või toimetajana võib see olla raamatu või artikli ülevaade. Kui olete kunstnik, võivad need olla lõppteose erinevad tasapinnad või komponendid. Ükskõik, mida teete, peaks ülesanne tavaliselt jagunema kvantifitseeritavateks sammudeks, mis koosnevad lõpliku projekti loomiseks.
Ülesande osadeks jaotamine on oluline mitmel põhjusel. Esiteks moodustab see teie töövoo dokumentatsiooni põhilised liikuvad osad. Lisaks võib see teid psühholoogiliselt aidata. Isegi kui te ei tegele dokumenteerimisega, võib ülesande osadeks jaotamine aidata suurel projektil paremini hallata.
2. Looge kontrollnimekiri ja visuaalne vooskeem
Kui olete oma ülesande jaotanud, muutke kõik osad kontrollnimekirja üksusteks. Sarnaselt oma ülesande jaotamisel on kontrollnimekirja loomisel kaks eesmärki: see aitab teil jälgida oma edusamme ja aitab teil oma edusamme klientidele edastada. Abiks võib olla ka kontroll-loendi muutmine visuaalseks vooskeemiks.
See on eriti mugav, kui teie projektil on mitu etappi. Näiteks kui redigeerite raamatut, võib olla vaja iga peatükki visandada, koostada, tsiteerida ja redigeerida. Midagi sellist paberkandjal kontrollnimekirjas täpsustada oleks räpane, eriti kui töötate korraga mitme ülesandega või kui ülesanded võivad toimingutes edasi-tagasi liikuda.
Seda tüüpi seadistuste jaoks kasutatav lahendus võib sõltuda sellest, kui iseseisev olete. Kui töötate enam-vähem vaakumis (nagu mõned vabakutselised teevad), võib teie visuaalne vooskeem olla tahvlile kleepuv märkmed. Kui teete tihedat koostööd oma kliendi või teiste töövõtjatega, võite seda teha kasutage jagatavat töövooplatvormi nagu Trello.
3. Määratlege eesmärgid ja eesmärgid
See samm võib tunduda pisut ebavajalik. Miks on teil vaja eesmärke ja eesmärke, kui teil on juba kontrollnimekiri?
Isegi kontrollnimekirjaga ei saa te kogu projekti korraga teha. Peate ikkagi otsustama, kui suure osa oma projektist soovite ühe päeva või nädala jooksul või lihtsalt klientidega registreerimiste vahel teha.
Raamatunäite juurde naasmiseks kas soovite visandada kõik peatükid enne ühegi peatüki mustandi koostamist? Kas soovite alustada ühe peatüki koostamist, kui eelmine peatükk on veel redigeerimata? Need on küsimused, millele saate vastata ainult teie. Kuid neile eelnevalt vastamine aitab teil organiseeritud olla.
Veel kord, selged eesmärgid ja eesmärgid võivad teid hoida oma projektiga kursis, kuid võivad teid ka aidata suhtlege oma kliendiga selle kohta, kuidas projekt kulgeb ja kuidas te seda ootate kaasa.
4. Eelarve ja jälgimisaeg
Kui olete oma eesmärgid ja eesmärgid kindlaks määranud, on aeg hakata oma aega eelarvestama.
Kui palju aega on teil kogu projekti lõpuleviimiseks? Kui palju aega peate selle aja jooksul sellele projektile pühendama? Kui palju sellest ajast tuleb iga eesmärgi jaoks eraldada? Kas teil on kogu maailmas aega või on teil vaja seada prioriteediks ja võib-olla minna ilma lisavarustuseta tähtaegadest kinni pidama?
Kui teile makstakse tunnitasu, jälgite loomulikult oma aega. Pidage meeles, kui palju aega kulus projekti igale etapile. Nii saate parema ettekujutuse sellest, kui palju aega vajate nii selle projekti jaoks kui ka tulevaste projektide jaoks aega planeerides.
Kui teile makstakse projekti või tulemuste alusel, nagu mõned vabakutselised teevad, võib tekkida kiusatus aega üldse mitte jälgida. Kuid jällegi võib oma aja kasutamise mõistmine aidata teil saada paremaks ja tõhusamaks vabakutseliseks. Seega kaaluge oma aja jälgimist ja eelarvestamist – isegi siis, kui keegi teid ei nõua.
Vaadake üle, jälgige ja optimeerige
Võtke üksikprojektide ajal ja pärast iga projekti aega oma töövoo protsessi dokumentatsiooni üle järele mõtlemiseks. Kas oli asju, mida avastasite, et läksite edasi? Kas mõni ülesanne võttis teil oodatust rohkem või vähem aega? Kas teie eesmärgid olid liiga suured, et olla realistlikud, või liiga väikesed, et olla abiks?
Sellise töö tegemine projekti ajal võib aidata teil kogu ülejäänud projekti jooksul võimalikult tõhusalt töötada. Selline projektidevaheline töö aitab teil tulevastele klientidele täpsemaid hinnapakkumisi teha ning oma aega hallataval ja tõhusal viisil eelarvestada.
Oled tööd väärt
Enamik kliente ei nõua selgesõnaliselt töövoo dokumentatsiooni. Võib olla lihtne saada "vabakutselise tunneli nägemus", mis on sund mitte teha midagi peale selle, mida klient selgesõnaliselt nõuab. Kuid ajakava täpsustamiseks lisatöö tegemine võib aidata teil saada tõhusamaks vabakutseliseks. Ja see on hea kõigile.
