Tänapäeva virtuaalse töökeskkonna ja digiteeritud protsesside omaksvõtmisel on oluline mõelda, kuidas oma töökoha dokumentatsiooni kõige paremini hallata. Tõhus digitaalse dokumentatsiooni strateegia on sidusa tööjõu säilitamiseks ülioluline. See muutub asjakohasemaks, kui teil on geograafiliselt hajutatud meeskonnad, nagu sageli kaugtööjõu puhul.
Teie inimesed ei saa enam loota kappidele ja paberkandjal dokumentatsioonile, et pääseda juurde töökoha teabele ja seda jälgida. See artikkel hõlmab parimaid tavasid ja tööriistu tõhusaks digitaalseks dokumenteerimiseks teie kaugtöökohal.
1. Kirjutage lühidalt
Lugejad hindavad sisutihedat kirjatööd, eriti kauges töökohas, kus inimesed ei saa lihtsalt selgitust küsima tulla. See tähendab, et väga oluline on oma mõtteid õigesti korraldada ja dokumentatsioonis võimalikult selgelt väljendada. Töökoha dokumente kirjutades vältige üleliigseid fraase, pikki lauseid ja tarbetut kõnepruuki.
Kasutage täpploendeid, et tõsta esile põhiteavet ja eraldada suured tekstilõigud lõikudeks. See on eriti kasulik, kui soovite edastada suures koguses teavet, kuna see jagab teksti seeditavateks osadeks ja muudab skannimise lihtsamaks. Lisaks soovite kasutada sõnu, millest kõik teie töökohal aru saavad, olenemata tehnilistest teadmistest. Lõpuks, alati muutke oma tööd ise, et oma kirjutamist parandada enne selle väljasaatmist; lisasilmapaar aitab samuti vigu tabada.
2. Hoidke digitaalseid dokumente tsentraliseeritud kohas
Lihtne juurdepääs töökoha dokumentidele on kaugtööjõu jaoks ülioluline. Keegi ei taha raisata aega Slacki sõnumite või vanade meilide otsimisele, et leida olulist teavet. Sa saad luua sisemine viki või kasutage selle väljakutse ületamiseks teadmistebaasi tarkvara. Sisemine viki pakub tsentraliseeritud otsitavat hoidlat kogu teie töökoha dokumentatsiooni jaoks, sealhulgas ettevõtte eeskirjad, koosoleku märkmed, juhendid ja sisselogimisdokumendid, kui nimetada vaid mõnda.
Sisemised wiki tööriistad nagu Tettra võimaldab teil luua, redigeerida ja salvestada dokumente ühes kohas ning jagada neid oma meeskonnaga vaid mõne klõpsuga. Teise võimalusena, kui teie organisatsioon suhtleb pidevalt klientidega ja soovite hoida sise- ja välisdokumente samas kohas, teadmistebaasi tööriist meeldib Dokument360 võib olla parem lahendus. Teadmistebaas on sisuliselt veebiteek, mis sisaldab sisedokumente ja klienditoe ressursse, nagu KKK, kasutusjuhendid ja tooteteave.
3. Jõustada juurdepääsukontrolli poliitikad
Kuigi töökoha dokumentide keskse hoidla olemasolu on oluline, soovite ka hallata, kes pääsevad juurde ja saavad dokumente muudatusi teha. Teil võib olla konkreetseid dokumente, mis on asjakohased ainult teatud osakondade jaoks, või tundlikke faile, millele pääsevad juurde ainult administraatorid. See aitab säilitada dokumentide turvalisust ja vältida juhuslikke või volitamata muudatusi. Seega valige oma töökoha dokumentatsioonitööriista valimisel see, mis seda funktsiooni toetab, ja kohandage juurdepääsukontrolli sätteid vastavalt oma organisatsiooni vajadustele.
Näiteks pakub Document360 mitut kontot, mis võimaldavad teil otsustada, kui palju juurdepääsu igal kasutajal on teie dokumentidele. Tettra sisaldab ka lubade süsteemi, mis võimaldab teil kontrollida, kes saab konkreetseid dokumente redigeerida, vaadata või avaldada.
4. Järgige võrguturbe parimaid tavasid
Juurdepääsukontrolli poliitikate jõustamine aitab, kuid sellest ei piisa, et kaitsta oma töökoha dokumente turvaohtude eest. Kuna üha rohkem ettevõtteid liigub võrku, kasvab küberkuritegevus, mistõttu peate võtma kasutusele täiendavad ettevaatusabinõud tagamaks, et teie digitaalne dokumentatsioon on häkkerite eest kaitstud.
Turvalisust silmas pidades tõhusa digitaalse dokumentatsiooni strateegia loomiseks soovite vältida levinud kaugtöö turvavead nagu isiklike seadmete kasutamine tööülesannete täitmiseks, paroolide jagamine ja turvavärskenduste installimata jätmine. Lisaks tugevate paroolide loomisele soovite tagada, et muudate neid regulaarselt, et vähendada häkkimise ohtu. Lisaks saate täiendava kaitsekihi lisamiseks krüpteerida oma töökoha dokumendid. Ja lõpuks, ärge unustage kasutada VPN-i, et hoida oma andmeid turvalisena, eriti avalikus WiFi-võrgus töötades.
5. Hoidke varukoopiaid
Vaatamata teie jõupingutustele on alati võimalus, et teie töökoha dokumendid võivad kaotsi minna või rikkuda. Kuigi teadmistebaasi tööriistade kasutamine peamise salvestuslahendusena aitab vähendada andmete kadumise ohtu, soovite siiski säilitada varukoopiaid juhuks, kui midagi peaks valesti minema. Selle põhjuseks on asjaolu, et nende lahenduste puhul võib esineda ka teie kontrolli alt väljuvaid tehnilisi probleeme, mis tähendab vähemalt seda, et teil ei ole sel perioodil juurdepääsu oma dokumentidele.
Ohutuse huvides võite kaaluda varundusabilahendusi, nagu Google Drive ja kohalikud salvestusseadmed. Loomulikult ei taha te pidada silmas sama dokumendi mitut koopiat, seega looge enne töökoha dokumenteerimistööriistade kasutamist selge varundusstrateegia. Nii võite olla kindel, et teie dokumendid on alati saadaval, kui neid vajate.
6. Digitaliseerige oma paberdokumendid
Kui usaldate endiselt paberkandjal dokumentatsiooni, on nüüd aeg minna üle digitaalsele koopiale või luua vähemalt digitaalseid koopiaid. See mitte ainult ei muuda suurte failimahtude haldamist lihtsamaks, vaid parandab ka juurdepääsetavust, koostööd ja turvalisust.
Saate oma paberdokumentide digiteerimiseks kasutada skannerit. Kui teil on dokumentidest digitaalsed koopiad, saate need hõlpsaks juurdepääsuks ja koostööks oma valitud töökoha dokumentatsioonitööriista üles laadida.
7. Kasutage kiireks tuvastamiseks selget indekseerimist
Kui teil on palju dokumente, võib nende jälgimine olla keeruline. Seetõttu on oluline kasutada oma töökoha dokumentide jaoks selget indekseerimissüsteemi. Nii leiate hõlpsalt vajalikud failid üles – siis, kui neid vajate. Dokumentide indekseerimiseks on mitu erinevat viisi; Näiteks võite alustada nende liigitamisest tüübi, kuupäeva või projekti järgi. See hõlbustab konkreetsete dokumentide leidmist, kui neid vajate.
Teine võimalus on kasutada töökoha dokumentide indekseerimiseks märksõnu. See võib olla eriti kasulik, kui teil on palju faile ja peate suutma neid kiiresti otsida. Olenemata kasutatavast indekseerimissüsteemist veenduge, et see oleks järjepidev ja hõlpsasti mõistetav.
Teie kaugmeeskonnad vajavad nutikat dokumenteerimisstrateegiat
Kaugtöökoha dokumentatsioon on teie organisatsiooni sujuvaks toimimiseks hädavajalik. Tõhusa digitaalse dokumentatsiooni strateegia loomisega saate tagada, et teie meeskonnad pääsevad kiiresti juurde vajalikule teabele ja jäävad produktiivseks.