3 tõhusat viisi ChatGPT kasutamiseks Excelis

Excel on uskumatult kasulik tööriist suurte andmemahtudega töötamiseks. Õigete valemite leidmine ja rakendamine võib aga mõnikord olla keeruline ja masendav kogemus. Õnneks võib ChatGPT olla suurepärane ressurss, mis aitab nendest väljakutsetest üle saada.

Selle AI keelemudeli abil saate otsida abi Exceliga seotud probleemide lahendamisel, luua valemeid ja saada reaalajas vastuseid, mis aitavad teil Excelist maksimumi võtta. Selles artiklis uurime mõnda tõhusat viisi ChatGPT kasutamiseks Excelis ja avastame, kuidas see võib teie andmeanalüüsi kogemust täiustada.

1. Kasutage valemite loomiseks ja juurutamiseks ChatGPT-d

Õigete Exceli valemite loomine või leidmine võib olla hirmutav ja aeganõudev. Veelgi enam, kui valem sisaldab viga, võib see anda valesid tulemusi, mille parandamine võib olla veelgi keerulisem.

Kogu selle probleemi vältimiseks võite paluda ChatGPT-l luua teie jaoks valemid, mis põhinevad konkreetsetel üksikasjadel selle kohta, mida soovite oma valemiga teha. Võite paluda vestlusrotil soovitada valemeid, mis põhinevad käsilolevatel ülesannetel, või otsida juhiseid juba olemasoleva valemi kohta.

Alustuseks loetlege valemile esitatavad põhinõuded. See võib sisaldada teie arvutustabeli näidist ja ülesande kirjeldust, mida soovite täita. Kui see on tehtud, võite paluda ChatGPT-l valem luua. See võib hõlmata valemi/funktsiooni koostaja kasutamist või valemi käsitsi lisamist arvutustabelisse.

Siin on näide: Meil ​​oli arvutustabel, mis sisaldab andmeid erinevate toodete müügi kohta erinevates linnades, ja tahtsime arvutada iga toote müügi kogumahu. Sisestasime kõik vajalikud andmed ChatGPT-sse ja palusime sellel arvutada toote A müük.

Siin on, kuidas see reageeris:

Järgisime täpselt oma Exceli tabelis toodud samme ja valem arvutas kogumüügi täpselt välja.

Kui palute ChatGPT-l teie jaoks valemeid luua, pidage meeles mõnda asja.

• Mida rohkem teavet annate, seda parem. Veenduge, et teie juhised oleksid selged ja täpsed. Kui arvutustabel pole liiga pikk, saate selle sisu kopeerida ja edastada see vestlusbotile täpsema vastuse saamiseks. Oleme ka rääkinud kuidas kirjutada tõhusaid ChatGPT viipasid parimate vastuste saamiseks meie eelmises juhendis, millele saate sel eesmärgil viidata.
• Kontrollige veelkord ChatGPT loodud valemite vormingut ja süntaksit. Kui mõni neist on vale, tagastab Excel veateate.
• Täpsuse tagamiseks kontrollige tulemusi alati üle. Kuigi ChatGPT saab teie jaoks valemeid luua, on sellel ka teatud piirangud. Parim on testida valemit väikese andmevalimiga, et veenduda, et see annab täpseid tulemusi.

Neid punkte silmas pidades saate vestlusrobotit kasutada tõhusamalt ja enesekindlamalt, et ületada kõikvõimalikud hirmud, mis teil arvutustabelitega töötamise pärast tekkida võivad.

2. Kasutage makrode loomiseks ChatGPT-d

Makrod on juhiste kogum, mis käsib Excelil teatud ülesandeid teatud järjekorras täita. See tähendab, et makrod võimaldavad teil salvestada teatud toimingute komplekti ja seejärel käivitada seda hiljem ühe klõpsuga, ilma et peaksite koodi iga kord käsitsi kirjutama.

Kuid makrode loomine Excelis võib olla pisut hirmutav, eriti kui te pole programmeerimise või VBA-ga tuttav. Õnneks saab ChatGPT teid selles protsessis aidata, pakkudes kasulikke juhiseid ja nõuandeid.

Vaatame näidet. Meil on müügiandmete arvutustabel järgmiste veergudega:

• Töötaja nimi
• Piirkond
• Kvartal
• Müük kokku

Soovime luua filtri, mis kuvaks esimeses kvartalis Põhja regiooni müügitulu. Kirjeldasime seda ChatGPT-le ja lõime selle jaoks makro, nagu allpool näidatud:

Kui teil on vajalik makro, rakendame ja käivitame selle:

1. Vajutage nuppu Alt + F11 klaviatuuri klahve, et avada Visual Basic Editor.
2. Järgmises aknas navigeerige saidile Sisestage > Moodul.
3. Sisestage siia kood, mille kopeerisite varem ChatGPT-st.
4. Sulgege dialoog ja klõpsake nuppu Fail > Salvesta kui.
5. Laiendage rippmenüüd Salvesta tüüp ja valige Exceli makrotoega töövihik.
6. Klõpsake Salvesta makrofaili salvestamiseks.
7. Nüüd pöörduge tagasi töölehe juurde ja minge lehele Arendaja sakk.
8. Kliki Makrod ja vali FilterData nimekirjast.
9. Lõpuks löö Jookse.

See makro filtreerib nüüd teie andmed, et näidata ainult sihitud piirkonna müüke.

3. Kasutage meilide saatmise automatiseerimiseks ChatGPT-d

Suure meeskonna juhtimisel võib selliste ülesannete automatiseerimine nagu meilide saatmine olla elupäästja. Excel pakub erinevaid meetodeid e-kirjade saatmise automatiseerimiseks, mis on eriti kasulik, kui saadate regulaarselt e-kirju sarnaste üksikasjadega inimestele. Lisaks võib ChatGPT kaasamine e-posti automatiseerimisprotsessi maksimaalse efektiivsuse saavutamiseks veelgi sujuvamaks muuta.

Lihtsaim viis seda teha on paluda ChatGPT-l luua asjakohane VBA makro. See meetod on üsna sarnane ülalkirjeldatud sammudega. Vaatame lühidalt näidet.

Oletame, et meil on meie ettevõtte tippjuhtkonna e-posti aadresside loend ja me peame saatma neile e-posti teel esimese kvartali tuluaruande. Siin on, kuidas me palume ChatGPT-l luua VBA-makro.

Kui meil on makro, salvestame mooduli ja käivitame selle, järgides ülalkirjeldatud samme. Nii lihtne see ongi! Lisaks nendele kolmele meetodile, mille oleme ChatGPT kasutamiseks Excelis loetletud, saate kasutada ka chatbot, et analüüsida ja visualiseerida Excelis andmeid selliste tööriistade nagu diagrammid ja andmeanalüüs abil Tööriistapakk. Võite paluda ChatGPT-l selgitada, kuidas neid tööriistu tõhusalt kasutada.

Lisaks saate ChatGPT-d kasutada Exceli probleemide tõrkeotsinguks, esitades sellele ilmnenud vea üksikasjad. Kuigi on mitmeid asju, mida ChatGPT Excelis teha ei saa Siiski on see suurepärane tööriist, mis aitab teil saada arvutustabeli professionaaliks.

ChatGPT päästmiseks

ChatGPT on väärtuslik ressurss Exceli maksimaalseks kasutamiseks. Saate seda kasutada uute valemite loomiseks, abi saamiseks arvutustabeli vigade korral ja isegi uute oskuste õppimiseks, paludes tal selgitada, kuidas teatud funktsioonid töötavad. Õige kasutamise korral võib see aidata teil Exceli tootlikkust maksimeerida ja saada üle kõigist arvutustabeliga seotud hirmudest.