Microsoft Formsil on kleepuv kasutajaliides ja elegantne kasutuskogemus. Kui proovite seda esimest korda, on väike tõenäosus, et jätate selle maha. Kuigi selle kasutajaliides on kõikehõlmav, vajate Microsoft Formsi produktiivsemaks kasutamiseks siiski mõningaid näpunäiteid.
Siin on suurepärased viisid, kuidas kasutada Microsoft Formsi oma küsitluse ja ärivajaduste jaoks.
1. Jagage oma vormi
Vormi jagamine on teie küsitluse lõppeesmärk. See on lihtne:
- Klõpsake Koguge vastus vormi paremas ülanurgas.
- Valige oma adressaatide rühma eelistus, valides Igaüks võib vastata, Ainult inimesed minu organisatsioonis saavad vastata, või Konkreetsed inimesed minu organisatsioonis saavad vastata.
- Klõpsake nuppu Lühendage URL-i lühema vormi URL-i märkeruut (valikuline). Seejärel klõpsake nuppu Kopeeri, et alustada küsitluse jagamist oma sihtosalejatega.
Jagage konkreetsete inimestega kohandatud kutsete abil
Vormi jagades saate selle professionaalsemaks muutmiseks varundada kohandatud kutsesõnumiga.
- Klõpsake nuppu Koguge vastus vahekaarti vormi paremas ülanurgas.
- Valige oma adressaadi eelistus.
- Sisestage kontaktiväljale adressaadi e-posti aadress, nimi või grupp. Saate sisestada palju adressaate.
- Täitke tekstiväli oma kohandatud sõnumiga.
- Lõpuks klõpsake Saada. Teie osalejad saavad nüüd kohandatud sõnumi, mis viib nad vormilehele.
2. Vaadake vastust Excelis reaalajas
Microsoft Formsi vastuste võrdlemisel peate tavaliselt oma andmete Exceli koopia alla laadima. Allalaaditud andmeid ei värskendata uute esitustega. Seetõttu peate võib-olla allalaadimist teatud ajavahemike järel korrata, et värskendada kohalikul draivil olemasolevaid andmeid.
Nende mitme intervalliga allalaadimise vältimiseks võite enne vastuste Exceli eksportimist oodata, kuni vastajad küsitluse täidavad.
Kuid mõnikord soovite näha, kuidas inimesed reaalajas reageerivad – eriti kui küsitlus on ulatuslik. See on lihtne; Microsoft 365 Businessi konto võimaldab teil vaadake Microsoft Formsi vastuseid Excelis reaalajas. Saate seda saavutada otse Exceli sisseehitatud vormide või Power Automate'i kaudu.
3. Vältige vormivastuste dubleerimist
Microsoft Forms lubab kellelgi vaikimisi mitu korda vastata. Saate määrata oma vormi nii, et inimese kohta on lubatud ainult üks vastus.
Kui sa keelata inimestel mitu korda esitada, peavad nad teie küsitlusele vastamiseks oma Microsofti kontole sisse logima. Seega takistab vorm samal kontol kaks korda uuringule juurdepääsu.
4. Manustage oma veebisaidile Microsoft Forms iFrame
Kui soovite, et inimesed küsitluse täitmiseks teie veebisaidile sisse logiksid, saate selle asemel sisestada vormi oma veebisaidile raamina. Kõik, mida saate teha, on kopeerida ettevalmistatud vormi iFrame'i koopia ja kleepida see oma veebisaidi HTML-i. Selleks tehke järgmist.
- Minge oma vormile ja klõpsake nuppu Koguge vastuseid paremas ülanurgas.
- Klõpsake avatud külgriba paremas alanurgas oleval koodiikoonil.
- Kopeerige manustamiskood, klõpsates Kopeeri.
- Kleepige kopeeritud kood oma veebisaidi HTML-faili.
5. Kasutage vormide jagamiseks QR-koodi
Samuti saate oma vormi QR-koodi alla laadida ja vastajatele saata. See on alternatiivne viis küsitluse URL-i jagamiseks fookusgrupiga. Microsofti vormi QR-koodi allalaadimiseks tehke järgmist.
- Mine lehele Koguge vastuseid tabada üleval paremal.
- Klõpsake küljeriba allosas (koodiikoonist vasakul) QR-koodi ikooni.
- Klõpsake Lae alla QR-koodi kujutise salvestamiseks kohalikule kettale.
- Nüüd saate allalaaditud QR-pilti jagada oma sihtrühmaga.
6. Määrake vormi täitmise kestus
Võimalik, et te ei korralda viktoriini, kuid soovite siiski, et teie vastajad täidaksid teie vormi teatud aja jooksul. Näiteks soovite, et tööle kandideerijad vastaksid taotlusvormile enne konkreetset kuupäeva. Saate siduda nende vastuse tähtajaga.
Seda saate teha vormi seadeid kohandades:
- Klõpsake paremas ülanurgas kolme horisontaalset menüüpunkti.
- Minema Seaded.
- Klõpsake Algus kuupäev. Seejärel klõpsake Andmete lõpp küsitluse kestuse kokkuvõtteks.
- Samuti saate vormi ajastada, klõpsates Määrake aja kestus; see käivitab taimeri, kui keegi hakkab vormi täitma.
Kui olete küsitluse aja määranud, saavad teie vastajad enne alustamist viipa, mis teavitab neid, et tegemist on ajastatud küsitlusega.
7. Looge ja kohandage viktoriinid rakenduses Microsoft Forms
Nagu Google'i vormid, saate ka Microsoft Formsis viktoriinid luua. Õnneks on viktoriinide tegemine sama lihtne kui tavalisi vorme. Microsoft Formsis viktoriini loomiseks tehke järgmist.
- Klõpsake Uus viktoriin Microsoft Formsi armatuurlaualt.
- Täitke pealkirja väli oma viktoriini nimega. Seejärel sisestage selle välja alla valikuline kirjeldus, kui teil see on.
- Klõpsake Lisa uus.
- Kuvatud ribal näete saadaolevaid viktoriini valikuid. Näiteks saate valida Valik mitme valikuga küsimuste jaoks.
- Klõpsake Lisa uus uue küsimuse lisamiseks.
Määrake viktoriini tulemuste nähtavus
Samuti võite soovi korral takistada osalejatel testitulemuste nägemist pärast esitamist.
- Klõpsake paremas ülanurgas kolmel horisontaalsel menüüribal.
- Minema Seaded.
- Lülita välja Kuva tulemused automaatselt.
8. Laadige üles ja kohandage vormi teema
Lisaks kasutajaliidesele saate rakendusega Microsoft Forms määrata kasutajaliidese, mida vastajad küsitluse avamisel näevad. See on suurepärane viis oma professionaalsuse näitamiseks. Kuigi Microsoft Forms pakub sisseehitatud teemasid, saate kujundada ja üles laadida ka kohandatud teema.
- Klõpsake oma vormil Teema paremas ülanurgas.
- Valige loetletud teemade hulgast.
- Selle asemel kohandatud teema üleslaadimiseks klõpsake ristimärgil (+) teemariba paremas alanurgas.
- Klõpsake järgmises menüüs pildiikooni.
- Järgmisena laadige teema üles Bingist või OneDrive'ist. Või võite klõpsata Laadi üles teema valimiseks kohalikult kettalt.
9. Lubage teistel teie vormimalli kasutada
Kui olete loonud meeldiva teema koos kaasavate ja asjakohaste küsitlusküsimustega, võite lubada seda ka teistel kasutada. Kui lubate teistel oma malli kasutada, jagate selle asemel selle duplikaati. Seega saavad teie vastajad seda kasutada oma küsitluse mallina.
Minge oma vormi ja järgige neid samme.
- Klõpsake paremas ülanurgas kolmel horisontaalsel menüüpunktil.
- Klõpsake Tehke koostööd või kopeerige.
- Klõpsake jaotises Jaga mallina Hankige dubleerimiseks link.
- Kopeerige loodud link ja jagage seda oma osalejatega. Kuigi nad saavad endiselt vormi täita ja esitada, saavad nad seda ka dubleerida ja kasutada seda oma küsitluste mallina, kui neil on Microsoft 365 konto.
10. Kohandage hüvastijätusõnumit
Samuti võite hinnata oma osalejaid selle eest, et võtsid aega oma küsitlusele vastamiseks. See teade kuvatakse pärast teie vormi esitamist.
Selline sõnum võib osalejatega suhete loomisel palju kaasa aidata. Näiteks saate seda võimalust kasutada, et tuletada oma vastajatele meelde, et vastate nende sisenditele teatud ajahetkel. Hüvastijätusõnumi kohandamiseks tehke järgmist.
- Klõpsake vormi paremas ülanurgas kolmel horisontaalsel menüüpunktil.
- Minema Seaded.
- Klõpsake nuppu Kohandage tänusõnumit märkeruut.
- Seejärel täitke väli oma sõnumiga.
Inimesed saavad teie sõnumi nüüd pärast vormi esitamist.
11. Saate iga vastuse kohta meilimärguande
Saate meiliteate saada iga kord, kui keegi teie küsitlusele vastab. Kuigi see ei pruugi ulatuslike küsitluste puhul olla soovitav tava, aitab see vastuseid jälgida, eriti kui teil on vähem osalejaid. Selleks tehke järgmist.
- Klõpsake ülaosas kolmel horisontaalsel menüüribal. Seejärel minge aadressile Seaded.
- Klõpsake nuppu Saate iga vastuse kohta meilimärguande märkeruut.
12. Tehke eelmistest vormidest koopia
Kui eelmise vormi redigeerimine ja selle kasutamine mõnes teises küsitluses muudab teie töö kiiremaks, kirjutate lõpuks selle sisu üle. Kopeerige vorm, millele soovite ehitada, ja muutke selle asemel teist:
- Minge oma Microsoft Formsi armatuurlauale.
- Kui olete leidnud eelmise vormi, millele soovite tugineda, klõpsake selle bänneri paremas alanurgas kolmel horisontaalsel punktil.
- Valige Kopeeri selle dubleerimiseks. Nüüd saate lisa redigeerida.
Jagage oma küsitlusi professionaalselt
Veebiküsitluse tööriistad, nagu Microsoft ja Google Forms, muudavad elu lihtsaks. Kuigi saate nende lihtsust kasutada lokaliseeritud ja ulatuslike uuringute jaoks, lihtsustab nende professionaalse kasutuse juhtumite tundmine neid veelgi.
Kuigi olete sellest artiklist õppinud Microsoft Formsi kasutamise näpunäiteid ja näpunäiteid, võiksite näha ka mõnda Google Formsi professionaalset kasutust.
