Ülesannete loendi koostamine on tõhus tootlikkuse häkkimine, mis aitab teil suunata oma tähelepanu olulistele asjadele. Tootlikkuse parandamiseks võite siiski kaaluda selle täiendamist mitte-tegemiste loendiga.
Teie mitte-to-do nimekiri peaks koosnema väheväärtuslikest ülesannetest ja harjumustest, millele te harva teadlikult mõtlete, mis raiskavad teie aega ja energiat. Selle loendi koostamine ja nende harjumuste vältimine teeb ruumi täitvamatele ülesannetele. Kuigi teie mitte-tegemiste nimekiri on lõppkokkuvõttes teie otsustada, käsitleb see artikkel mõningaid levinumaid näiteid, mis aitavad teil alustada.
1. Kontrollime teie e-kirju terve päeva
Kui teile ei meeldi jätta lugemata või vastatud sõnumeid, on teil tõenäoliselt kombeks oma e-kirju kogu tööpäeva jooksul pidevalt kontrollida. Nii palju aega postkastis veeta võib tunduda produktiivne harjumus, kuid see pole nii, välja arvatud juhul, kui teie töö seda nõuab.
Selle harjumuse üks peamisi probleeme on see, et see paneb teid reaktiivrežiimi, kuna lasete postkastil määrata oma päeva ülesanded selle asemel, et seada oma ülesanded tähtsuse järjekorda. See võtab ära aja ja keskendumise, mille peaksite investeerima sisukamatesse tegevustesse.
Sellegipoolest peaksite kaaluma oma aja ja postkasti proaktiivsemat kasutamist, koondades oma meilitegevused. Ülesannete komplekteerimine hõlmab sarnaste ülesannete rühmitamist ja nendega töötamist ühe korraga, näiteks oma meilide kontrollimist ja neile vastamist kindlatel kellaaegadel, jättes ülejäänud aja produktiivsete ülesannete jaoks.
2. Multitegumtöö
Teine harjumus, mis maskeerib end tootlikkuse häkkimisena, on multitegumtöö. Kuigi see võib tunduda vastuoluline, multitegumtöö või, täpsemalt, konteksti vahetamine, võib olla aeganõudev ja ebatõhus. Selle põhjuseks on asjaolu, et mitme asja korraga proovimine sunnib aju pidevalt ülesandeid vahetama, mis võib olla kurnav ning viia tõhususe ja täpsuse vähenemiseni.
Ühe ülesande tegemine seevastu võimaldab teil keskenduda ühele ülesandele ja pühendada kogu oma energia selle täitmisele. See vähendab segajaid, parandab keskendumisvõimet ning aitab teil üksikuid ülesandeid kiiremini ja parema tulemusega täita.
3. Ebavajalikele koosolekutele jah-sõna ütlemine
Järgmine harjumus, mida oma mitte-to-do nimekirja lisada, on öelda jah tarbetutele koosolekutele. Iga teie ette tuleva koosolekuga nõustumine täidab teie ajakava kiiresti, jättes asjade tegemiseks vähe aega.
Esmalt proovige seada kahtluse alla iga kohtumise eesmärk ja selgitada välja, kas see on hädavajalik. Mõned koosolekud saab asendada kiirkõnede, e-kirjade või vestlussõnumitega. Kui koosolek on vajalik, veenduge, et sellel oleks selge päevakava ja ajakava ning proovige hoida see võimalikult lühike. Kui olete nõutavatel koosolekutel valiv, vabastab see teie päevast aega ja võimaldab teil keskenduda sisukamatele ülesannetele.
Sotsiaalmeedia on suurepärane tööriist eakaaslastega ühenduse loomiseks ja kursis püsimiseks, kuid see võib ka seda teha vähendage oma tootlikkust, kui leiate end pidevalt lõpututest jäneseaukudest uudistevood. Sellest harjumusest on raske lahti saada, arvestades, et te ei pruugi alati aru saada, et teete seda enne, kui mõni tund on möödas.
To saada üle oma arutu kerimisharjumusest, peate tuvastama ja eemaldama selle, mis selle käivitab. Mõned levinumad süüdlased on teatised ja ilmajäämise tunne. Kui olete päästikud tuvastanud ja eemaldanud, saate kasutada tööriistu, mis aitavad teil minimeerida sotsiaalmeedia rakendustes veedetud aega. Ekraaniaeg iPhone'i kasutamise vähendamiseks või Fookusrežiim Androidis.
5. Aja raiskamine igapäevastele/korduvatele ülesannetele
Igapäevased ülesanded võtavad väärtuslikku aega ja ressursse, mida saaksite kasutada muude tähtsamate ülesannete jaoks ning need on järgmine kirje meie mitte-to-do nimekirjas. Need ülesanded võivad kergesti radari alla libiseda, kuid need liidetakse kiiresti ja võivad olla suur ajaraiskamine. Mõned igapäevaste ülesannete näited hõlmavad andmete sisestamist, videokoosolekute transkribeerimineja sotsiaalmeedia postituste käsitsi ajastamine, kui nimetada vaid mõnda.
On mitmeid viise, kuidas vähendada igapäevastele ülesannetele kuluvat aega, sealhulgas ülesannete delegeerimine kellelegi teisele, allhange kolmanda osapoole teenusele või automatiseerimistööriistad korduvate ülesannete lahendamiseks. Üks või mitu neist strateegiatest aitavad säästa aega ja vabastada energiat mõjukamate ülesannete jaoks.
6. Telefoni kasutamine voodis
Kuigi see ei pruugi tunduda liiga halb, on telefoni kasutamine voodis a nutitelefoni harjumus, mis võib teie tootlikkust takistada. Kui kasutate nutitelefoni esimese asjana hommikul või viimasena õhtul, võib see avaldada mitmeid kahjulikke tagajärgi.
Näiteks võib telefoni kiirgav sinine valgus häirida melatoniini tootmist, hormooni, mis aitab reguleerida unetsükleid. Lisaks võib uudiste või sotsiaalmeedia esmane vaatamine hommikul anda negatiivse tooni kogu ülejäänud päevale.
Seda silmas pidades on magamistoas telefonivaba tsooni loomine hädavajalik. See aitab parandada teie unekvaliteeti ja võimaldab teil alustada oma päeva produktiivsemalt. Võite kasutada muid tegevusi, nagu füüsilise raamatu lugemine, päevikusse kirjutamine enne magamaminekut ja vanamoodsa äratuskella kasutamine.
7. Oma ülesannete tähtsuse järjekorda seadmine
On hea, kui koostate oma päevaplaani, lisades oma ülesanded oma ülesannete loendisse, kuid kui te ei sea neid tähtsuse järjekorda, ei jõua te tõenäoliselt õigeks ajaks kõige olulisemate juurde. Ideaalis peaksite püüdma veeta oma kõige produktiivsemad tunnid kõige keerulisemate ja olulisemate ülesannete täitmisel. See lähenemine tagab, et saate oma päevast maksimumi ega jäta ühtegi olulist tähtaega vahele.
Üks parimaid viise, kuidas oma ülesannete nimekirjade koostamine kasutab Eisenhoweri maatriksit. See lihtne raamistik aitab teil otsustada, millised ülesanded nende kiireloomulisusest ja tähtsusest lähtuvalt prioriteediks seada. Kui olete oma peamised prioriteedid kindlaks määranud, saate kõigepealt keskenduda nende lahendamisele ja ülejäänud ülesanded võivad järgneda.
Tootlikkuse suurendamiseks automatiseerige madala väärtusega ülesanded ja kõrvaldage ebaproduktiivsed harjumused
Isikupärastatud mitte-to-do nimekirja koostamine on tõhus strateegia, mis aitab teil keskenduda kõige olulisematele ülesannetele ja tõsta oma tootlikkust.
Väheväärtuslike ülesannete delegeerimise, allhangete või automatiseerimise ning ebaproduktiivsete harjumuste loobumise abil saate luua rohkem ruumi asjadele, mis on teile kõige olulisemad, ja kasutada oma päevast maksimumi. Saate seda loendit kasutada inspiratsioonina, et koostada mitte-tegemiste nimekiri ja alustada ajaraiskajate eemaldamist oma igapäevasest rutiinist.
