Kas olete kunagi saanud oma postkasti halvasti kirjutatud meili? Võib-olla olete mõelnud, mille kohta see meil oli ja kuidas sellele vastata. Selleks, et mitte ise saata näruseid e-kirju, lugege seda töömeilide levinumate vigade loendit.
1. Teemarida puudub
Üks levinumaid vigu töömeilide kirjutamisel on teemarea mitte lisamine. Teemaridade loend on esimene asi, mida inimesed oma e-posti konto avades näevad. Kui keegi saab palju e-kirju, siis tõenäoliselt ignoreeritakse meili, millel puudub kirjeldav ja sobiv teemarida.
HubSpoti ajaveebiuuringud näitab, et tõhusad teemaread peaksid inspireerima uudishimu ja olema isikupärastatud. Andke adressaadile teemarea kaudu teada, miks teie e-kiri on oluline. Teemarida "Uudiskiri 1" on ebamäärane ega ärata kellegi huvi. Kuid "uudiskiri 1: selle kuu parimad esinejad" saab tõenäoliselt rohkem vaatamisi.
2. Vale tooni kasutamine
Meili toon võib peegeldada seda, kuidas soovite, et teid tajutaks. Teie sõnavalik peegeldab kas positiivset või negatiivset tooni. Näiteks kommentaaril, et kellegi idee on "veider", on erinev tähendus kui väitel, et idee on "ainulaadne". Õppige eristama tähendusvarjundeid ja valima õigeid sõnu.
Töömeilid peaksid kõlama professionaalselt. Formaalsuse aste sõltub teie töökultuurist ja professionaalsest suhtest kingisaajaga. Kui töökultuur on sõbralik või olete kellegagi pikka aega kolleegid olnud, võite oma töömeili alustada sõnadega "Tere John." Aga kui pöördute kellegi poole, keda te teises ettevõttes ei tunne, on kindlam pöörduda tema poole, kasutades vormingut "Kallis härra. Smith."
Kui kahtlete oma sõnade valikus, tutvuge veebipõhise tesauruse või sõnaraamatuga. Veebikirjutusassistent Grammarly sisaldab ka a kirjutamistooni detektor oma omadustes. Saate muuta seadetes tooni, et see kõlaks enesekindlalt ja professionaalselt.
3. Puuduvad üksikasjad ja manused
Tüütu on saada puudulike üksikasjadega töömeili. Meilide saatmine teabe hankimiseks on tohutu ajaraiskamine. Selle vältimiseks kirjeldage kõiki põhitõdesid: kes, mis, millal, kus, miks ja kuidas. Võite järgida järgmist vormingut:
- Esimene lõik: tervitus ja meili põhipunkt.
- Teine lõik: kõik asjakohased üksikasjad, mida adressaat peab teema kohta teadma.
- Kolmas lõik: üleskutse tegevusele (nt kas nad peavad vastama, looma linki jne).
- Neljas lõik: Aitäh.
Ärge unustage manustada ka muid faile, mida teie adressaat vajab. Üks levinud viga on öelda, et lisasite faili ilma seda tegemata! Saate seda vältida, lugedes oma meili enne selle saatmist.
4. Redigeerimise ja korrektuuri eiramine
Grammatika- ja lausevigu täis e-kiri kõlab ebaprofessionaalselt. Teie adressaat võib arvata, et te ei ole oma suhtlust hoolikalt läbi mõelnud. Vead juhtuvad tavaliselt siis, kui sul on kiire või mõtled kiiremini kui kirjutad. Kuid on viise, kuidas seda vältida või vähendada.
Enne kõigi üksikasjade täitmist võite alustada kontuuriga. Pärast meili mustandi koostamist leidke enne saatmisnupu vajutamist selle ülevaatamiseks. Kuna kirjutajana on vigu raskem tabada, kasutage veebitööriistu. Kui teile ei meeldi rakenduste ja laienduste allalaadimine, otsige parimad allalaadimiseta õigekirja- ja grammatikakontrollid.
5. Ebaprofessionaalne e-posti aadress
Kujutage ette, kuidas klient või kolleeg reageeriks, kui nad saaksid meili aadressilt [email protected]. Ebaprofessionaalsed e-posti aadressid panevad sind välja nägema, noh, ebaprofessionaalne. Selle ehmatava võltsimise vältimiseks kasutage oma töömeili.
Kui teil pole ettevõtte e-posti aadressi, lugege edasi kuidas kasutada Gmailiga professionaalsete meilide jaoks kohandatud e-posti aadressi. Oletame, et Gmail pole teie tassike teed. Saate uurida kohandatud e-posti seadistamise valikuid rakendusega kõige populaarsemad meiliteenuse pakkujad, parem kui Gmail ja Yahoo Mail.
6. Allkirjaplokk puudub
Mõelge allkirjaplokile kui oma visiitkaardile. See element asetatakse teie allkirja järele ja sisaldab teie täisnime ja kontaktandmeid. Allkirjaplokk aitab adressaadil tuvastada teie ettevõtte ja teie ametikoha. See võimaldab adressaatidel teie teavet kiiresti leida, kui neil on vaja teiega ühendust võtta muude kanalite kui meili kaudu.
Küsige oma ettevõttelt, kas tal on allkirjaploki jaoks nõutav vorming. Kui ei, saate lisada järgmised elemendid:
- Täisnimi
- Roll
- Meeskond/osakond
- Ettevõtte nimi
- Kontaktnumber
- Ettevõtte veebisait
- Ettevõtte sotsiaalmeedia kontod
Allkirjaplokki saate kohandada oma meiliseadetes. Ärge unustage ka seda osa redigeerida ja korrektuuri läbi lugeda. Salvestamise korral lisatakse teie allkirjaplokk teie väljaminevasse meili.
7. Ei tea erinevust koopia ja pimekoopia vahel
Cc ja Pimekoopia on väljad pärast To osa. Üks levinumaid vigu on teadmatus, millal neid kasutada. Cc tähistab koopiat. Kui lisate kellegi e-posti aadressi Cc:
- Nad saavad ka meili koopia
- Nende e-posti aadress kuvatakse peamisele adressaadile väljal Saaja.
- Neid teavitatakse suhtlusest, kuid nad ei pea meilile reageerima ega sellele vastama.
Sa kasutad Cc et anda esmasele adressaadile teada, et hoiate teisi kursis. Kasutate seda ka inimese hoidmiseks Cc teavitatud. Näiteks soovite anda oma juhile teada, kuidas teie meeskonna projekt edeneb. Seega peaksid teie meeskonnakaaslaste aadressid olema kirjas To, samas kui teie halduri aadress peaks olema jaotises Cc.
Bcc tähistab pimekoopiat. Kui lisate kellegi e-posti aadressi Pimekoopia:
- Nad saavad meili koopia.
- Nende e-posti aadress ei avaldata teistele adressaatidele.
Sa kasutad Pimekoopia et vältida inimeste postkastide ületäitumist. Kui keegi To või Cc väljad tabab Vasta kõigile, adressaadid Pimekoopia ei saa meili. Võite ka kasutada Pimekoopia et teised adressaadid ei saaks teada, et meilis on keegi teine. Näiteks kui saadate kõigile oma klientidele sama uudiskirja, ei tahaks te nende e-posti aadresse üksteisele avaldada.
8. Meilide saatmine väljaspool tööaega
Lihtne on uuest projektist tulenev põnevus sattuda ja kell kaks öösel oma ülemusele või kolleegidele meili saata. See võib aga probleemiks kujuneda. Teie ülemus või kaaslased võivad arvata, et te ei austa nende aega.
Kui meil ei ole hädaolukord, saatke see tööaja jooksul ja andke teistele vastamiseks piisavalt aega. Pealegi, kui teie probleem on kiireloomuline, on parem saata sõnum, helistada või saata kiirsõnum. Hea lahendus oleks meilide ajastamine. The parimad e-posti ajastamise tööriistad, mida peaksite proovima aitab teie meilil sobivatel kellaaegadel kellegi postkasti maanduda.
9. Hiline vastamine
Kui vastate e-kirjadele hilja, võib see tähendada, et teie töösse pole pühendunud. Lihtne rusikareegel on vastata 24 tunni jooksul või saatja määratud aja jooksul. Suhtle kiiresti ja selgelt, kui vajad vastuse koostamiseks rohkem aega.
Hea tava oleks lubada oma meili automaatse reageerimise funktsioonid, kui olete hõivatud või kontorist väljas. Näiteks saate kontrollida kuidas seadistada Gmailis korduv puhkusevastaja. Meiliplatvormil on ka mallid, mis võimaldavad salvestatud vastuseid salvestada.
Vältige levinumaid meilivigu ja jätke hea mulje
Teie meilid võivad jätta teie kolleegidele positiivse või negatiivse mulje. Oma professionaalse e-posti etiketi parandamiseks vältige neid levinud vigu töömeilide puhul. Ja pidage meeles, kui kahtlete, ärge saatke seda!
Kui vajate meilide loomisel rohkem abi, proovige kasutada meilimalle. Mallide kasutamine tagab, et teie suhtlus kõlab ja näeb välja professionaalne. Alustage platvormide uurimist, mis võimaldavad teil alla laadida tasuta mallipakette, mida saate oma meilirakenduses kasutada.
