Kriitiline, kuid sageli tähelepanuta jäetud väljakutse, millega kaugtöötajad silmitsi seisavad, on tõhus töötamine erinevates ajavööndites. Virtuaalsed ettevõtted palkavad sageli kogu maailmas. Kuigi koostöö ülemaailmsete professionaalidega soodustab karjääri kasvu, nõuab see ka kiirete ajakavade järgimist. Tõenäoliselt ei saa te tavalises 9-5 vahetuses töötada.
Erinevates ajavööndites olevate inimestega koordineerimine on raske. Et aidata teil oma tööpäeva juhtida, jagame kaheksa näpunäidet sujuvaks koostööks välismaiste partneritega.
1. Teavitage kolmandaid osapooli oma asukohast kohe alguses
Avaldage kohe oma ajavöönd. Enda tutvustamise ajal mainige oma ajakava ja eelistatud suhtluskanaleid, et teie töökaaslased teaksid, kuidas teiega ühendust võtta. Kasutage ka võimalust piiride seadmiseks. Selgitage neid haruldasi juhtumeid, mille puhul on vastuvõetav sõnumi saatmine isegi pärast vahetuse lõppu.
Oma ajakava tõhusamaks edastamiseks märkige see oma veebiprofiilidele. Kõik ei mäleta seda ju. Lahtiolekuaegade lisamine e-posti allkirjale, töövestluse profiilile, LinkedIni kontole ja Google'i profiilile hoiab ära arusaamatused.
Lihtsalt värskendage neid alati, kui vaja. Olenemata sellest, kas töötate erinevates vahetustes või lahkute varakult, on teie vastutusel muudatuste jagamine oma ajakavaga.
2. Laadige alla täpse ajavööndi muundur
Kaugmeeskondadega kohtumiste kokkuleppimine on keeruline. Nad mitte ainult ei järgi kooskõlastamata töögraafikuid, vaid mõned unustavad arvutada ajavööndite erinevusi. Koosolekukorraldajad ei saa pakkuda sama ajakava 24 ajavööndis.
Tagamaks, et kõik järgivad sama ajakava, peaks teie meeskond kasutama ajavööndi muundurid. Saadaval on mitu võimalust. Saate need isegi integreerida kogu meeskonda hõlmavate töövahenditega, nagu projektihaldussüsteemid ja kalendrirakendused.
3. Kasutage plaanide koostamisel sõjaväeaega ja määrake ajavööndid
Harjutage kohtumiste planeerimisel sõjaväe aega ja määrake ajavööndid. Ära jäta ruumi oletustele. Võite isegi lisada meeldetuletuse, mis käskib adressaatidel teisendada näidatud kellaaeg oma kohalikesse ajavöönditesse. Nii ei jäta keegi ajavööndi lühendeid kahe silma vahele.
Segaduste vältimiseks järgige oma meeskonnas kõige sagedamini kasutatavat ajavööndit. Oletame, et olete New Yorgist. Kuigi oleks mugav kasutada kohalikku ajavööndit, võivad teie meeskonnakaaslased teisest osariigist või riigist pidada sagedasi konversioone tülikaks.
Mis puutub vabakutselistesse, siis järgige ajavööndeid, mis on teie klientidele kasulikud. Kui teete kohandusi, näete välja professionaalne ja armuline, jättes teie partneritele teist positiivse mulje.
Kaugtöötajatega kohtumisi broneerides märkate, et palju aega kulub kinnituse ootamisele. Ajavööndi erinevused muudavad reaalajas vastuste saamise keeruliseks. Kui teised osapooled elavad maailma vastaspoolel, kuulete neist tõenäoliselt alles järgmisel tööpäeval. Isegi mõne edasi-tagasi meili saatmiseks võib kuluda nädal.
Protsessi sujuvamaks muutmiseks kasutage a usaldusväärne kohtumiste ajastamise tööriist. Laialdaselt kasutatavad valikud, nagu Google'i kalender ja Calendly, kuvavad automaatselt kõigi asjaosaliste jaoks saadaolevad kuupäevad. Kasutajad valivad lihtsalt oma eelistatud teenindusajad. Kui kõik on kuupäeva valinud, võtab rakendus tulemused kokku, et võõrustaja saaks otsustada, kas koosolekuga edasi lükata.
5. Teatud äriprotsesside tellimine või automatiseerimine
Kui muudate sageli ajatundlike, kuid korduvate ülesannete ajakavasid, kaaluge nende laadimist tehisintellektile. Vabastage oma aega keerukamate projektide jaoks. Automatiseeritud süsteemid saavad hakkama tüütute asjadega, nagu kohtumiste ajastamine, aja registreerimine, meilide sortimine ja projekti jälgimine.
Tööde jaoks, mida tehisintellekt ei saa automatiseerida, palkage vabakutselised. Otsige kvalifitseeritud ja usaldusväärseid spetsialiste, kes võivad teie töövälisel ajal teie koha täita. Kuid kui teie meeskonna töökoormus suureneb, paluge oma personaliosakonnal või ülemusel alaline töötaja hankida.
6. Kasutage oma meeskonna jaoks organiseeritud projektijuhtimise platvormi
Kuigi heakskiitmisprotsessid on üliolulised, takistavad see ülesannete täitmist. Isegi müügipakkumiste või äriettepanekute läbivaatamine võib raisata mitu päeva, kui osapooltel kulub vastamiseks tunde.
Protsessi kiirendamiseks lihtsustage ülesannete jälgimist. Kasutage projektijuhtimise tarkvaraprogrammid keskse asukohana kogu meeskonda hõlmavate projektide jaoks, kus kasutajad saavad omas tempos ülesandeid määrata, märgistada, tühistada ja heaks kiita. Siin saavad kaugtöötajad ülesandeid täita ilma platvormist eemal suhtlemata.
Vaadake üle oma tulevase projektihaldustööriista funktsioonid. Kui töötate erinevates ajavööndites, soovitame valida programmi, millel on juba ajavööndimuundurid, kiirsuhtlustehnoloogia ja kohtumiste ajakava.
7. Tutvuge eri riikides tähistatavate pühadega
Kuna töötate kaugmeeskondadega üle maailma, peaksite end kurssi viima teistes riikides peetavate pühadega. Religioonidel ja kultuuridel on erinevad uskumused. On lugupidamatu tähtsustada teise riigi tähtpäeva lihtsalt sellepärast, et te seda ei järgi.
Oletame, et töötate koos indiaanlastega. Kuigi tänupüha on enamiku indiaanlaste jaoks väike püha, omistavad nad suurt tähtsust Diwalile, tulede festivalile, mida tähistatakse oktoobris või novembris. Selle perioodi jooksul kriitiliste ülesannete määramine oleks kaalutlematu.
Samuti jälgige riike, kus järgitakse suveaega (DST). Inimesed, kes kasutavad DST-d, keeravad elektri säästmiseks oma kellasid suvel tunni võrra ette. See ei ole puhkus. See võib aga tekitada segadust kohtumiste kokkuleppimisel.
8. Proovige erinevaid töögraafikuid
Kuigi kaugtöö pakub ajalist paindlikkust, kaasneb sellega ka ebaühtlane ajakava, mis nõuab rutiinset kohandamist. Kaugmeeskonnad peavad leidma ajapilud, mis sobivad kõigile. Tõenäoliselt töötate vahetustega, mida te kontoritöötajana ei teinud, nii et valmistage ette mõned nipid tööl ärkvel püsimiseks.
Olge avatud erinevatele ajakavadele. Kui olete kogu oma karjääri jooksul töötanud samas vahetuses, kasutage seda võimalust oma rutiini muutmiseks. Näiteks võite oma majapidamistöid ja treeninguid teha päeval varem. Kes teab? Kui töötate väljaspool tavapärast tööaega, võite avastada, et olete tõhusam ja produktiivsem.
Töötage tõhusalt erinevates ajavööndites
Tõhus koostöö välismaiste partneritega nõuab hoolikat planeerimist. Ekraani teises otsas olev inimene ei ela teiega samas ajavööndis, nii et te ei tohiks sundida kiireid pöördumisi ega kiireloomulisi taotlusi. Samuti juhtige oma töökoormust vastavalt. Laadige maha aeganõudvad ja kriitilised ülesanded, nagu koosolekute seadistamine, meilide sortimine ja tehisintellektisüsteemidele teadaannete esitamine.
Kui teie igapäevased ülesanded hõlmavad kaugmeeskonna haldamist, kaaluge järgimiseks kogu meeskonda hõlmava ajakava koostamist. Jah, inimestel on vahetuse eelistused erinevad. Nii palju kui soovite neid majutada, ei pruugi teie töötajad palju ära teha, kui nad töötavad harva sama ajakava järgi.
