Asjade tegemiseks ei pea te enam Wordi dokumenti kaastöötajate vahel edasi-tagasi saatma. Võiksite, kuid veebipõhiste tekstitöötlusprogrammidega, nagu Google Docs, on koostöö ja suhtlemine imelihtne.
Tarkvarast leiate erinevaid tööriistu ja funktsioone, mis aitavad teil end kursis hoida ja üksteisest eemal hoida. Sellest artiklist leiate täieliku juhendi nende tööriistade kasutamiseks Google Docsis.
Oma meeskonna tagasiside ja koostöö sujuvamaks muutmiseks tehke järgmist, kuidas teisi mainida ja Google Docsi kommentaare tõhusalt kasutada.
Teiste mainimine teie Google'i dokumentides
Kontakti mainimiseks ükskõik millises Google'i dokumendis tippige @ ja jätkake tema e-posti aadressiga. Kui olete nad oma Google'i kontole kontaktina salvestanud, kuvatakse nende nimi seda tehes loendis. Seal saate klõpsata nende nimel, et nende lisamine lõpetada.
Nende mainimine dokumendis ei saada neile märguannet, kuid see loob sildi, mille kohal saate kuvada kursorit kontaktikaart koos otseteedega neile meili saatmiseks, Meeti loomiseks või ajastamiseks või teie hiljutiste Google'i suhtluste vaatamiseks.
Kui te pole veel oma töökaaslasele juurdepääsu andnud, on olemas mõned viisid oma Google'i dokumentide jagamiseks, kiireim on Jaga nuppu paremas ülanurgas. Kui klõpsate sellel, küsitakse teilt nende e-posti aadressi ja valikulist sõnumit. Siis löö Saada.
Kommentaarid pingivad teie töökaaslasi, pöörates nende tähelepanu teie jagatud dokumendile. Kommentaaride kasutamiseks tehke järgmist.
- Tõstke esile tekst või meedia, kuhu soovite kommentaari jätta.
- Teie dokumendi paremale küljele ilmub tööriistariba. Seal valige sinine plussmärgiga kõneikoon. Teise võimalusena leiate selle sümboli hallina ülemisel tööriistaribal või paremklõpsates lisavalikute loendi kuvamiseks.
- Ilmub kommentaaripaneel. Sisestage oma mõtted väljale, kasutades töökaaslaste lisamiseks @ ja e-posti aadressi.
- Kui olete jagamiseks valmis, klõpsake nuppu Kommenteeri, ja teie märge kuvatakse dokumendis. Igaüks, kes on siin märgitud, saab märguande. Igaüks, kellel on juurdepääs dokumendile, saab vaadata ja lisada oma mõtteid.
Selleks, et kommentaarid ei segaks teie dokumenti, saate need lahendada, kui olete need läbi lugenud või mis tahes seotud ülesanded täitnud. Selleks klõpsake lõime päises olevat linnukest. See toiming peidab märkme, kuid pääsete juurde ja lahendatud kommentaaride taastamine Google Docsis oma ajaloole juurde pääsedes. Selle leiate, kui valite ekraani paremas ülanurgas kõneikooni.
Kuidas kasutada Google Docsi muudatuste ettepanekut
Mõnikord on koostöö tegemisel kasulik teha muudatuste asemel ettepanekuid. Selle asemel, et pingida oma kolleegi esitushaaval või sõeluda läbi oma dokumendi versiooniajalugu, saate muudatusi soovitada kasutades Soovitusrežiim Google Docsis. Selleks tehke järgmist.
- Tõstke esile tekst või meedia, millele viitate.
- Teie dokumendi paremale küljele ilmub tööriistariba. Seal valige pliiatsiga roheline kõneikoon. Teise võimalusena saate režiimide vahel vahetada, klõpsates tööriistaribal pliiatsiikoonil või paremklõpsates lisavalikute loendi vaatamiseks.
- Kui olete soovitusrežiimis, kuvatakse kõik teie tehtud muudatused soovitusena ja asendatav tekst kuvatakse endiselt rohelise läbikriipsutusega. Paremal küljel kuvatakse kommentaarikastid, mis kajastavad kõiki soovitatud muudatusi.
- Kui olete valmis, märkige ühes või mitmes kommentaarilõimes töökaaslane, kellele soovite muudatusi soovitada, ja vajutage teatise saatmiseks nuppu Esita uuesti.
Kui olete valmis redigeerimisrežiimi naasma, paremklõpsake ja valige loendist suvand või klõpsake tööriistariba paremas servas ikooni Soovitusrežiim.
Kui vaatate kellegi teise soovitusi üle, võite nende ülevaatamiseks klõpsata kommentaarikastidel. Seda tehes klõpsake vastuvõtmiseks lõime ülaosas olevat linnukest ja tagasilükkamiseks märki x. Muudatustega nõustumisel lisatakse teie töökaaslase muudatused dokumenti. Samuti saate jätta neile lõime kommentaare, et konkreetsete üksustega edasi-tagasi suhelda.
Google'i dokumentide teavitusseaded
Kiire viis dokumentide teavitusseadete leidmiseks on kasutada kõneikooni ekraani paremas ülanurgas. Kui olete paneeli avanud, klõpsake seadete menüü avamiseks kellaikoonil. Siin saate reguleerida mõlema puhul saadavate märguannete tüüpe Kommentaarid ja Muudatused.
Kommentaaride puhul saate lubada need kõik, ainult need, milles teised teid mainivad, või mitte ühtegi neist. Kui valite mitte ühtegi, näete endiselt visuaalset indikaatorit, kuid te ei saa märguannet ega meili. Sellega peate pöörama erilist tähelepanu tagamaks, et te ei jätaks töökaaslase värskendusi ilma.
Muudatuste abil saate valida, kas saadate teavitusi iga kord, kui keegi teeb dokumendis muudatusi või mitte. Kuid saate siiski vaadata, kes mida muutis, teie dokumendi versiooniajaloos.
Kuidas kasutada Google Docsi versiooniajalugu – ja miks see on mugav
Kuna teete koostööd teistega, on hea, kui teil on dokumendist varukoopia juhuks, kui keegi kogemata olulist teavet kustutab või üle kirjutab. Ekraani ülaosas on hüperlink, mis annab teada, millal viimane muudatus toimus. Klõpsake seda ja näete eelmiste tööseansside ja toimunud muudatuste varukoopiaid.
Versiooniajaloo kasutamine on mugav, kuna näete, mida teised on muutnud, kui see on ebaselge. Lisaks saate naasta eelmisele versioonile, kui te pole praeguse dokumendiga rahul või kui midagi läks valesti.
Kuidas teha kindlaks, kas keegi teine töötab Google'i dokumendis
Õnneks aitab Google teil teada saada, kas teie töökaaslane parajasti dokumenti redigeerib või mitte. Kui ta on teiega tööruumis, kuvatakse tema profiilipilt teie ekraani ülaosas värvilise äärisega. Kui need on seal, kuid passiivsed, näib see tuhmunud.
Samuti näete nende asukohta täpselt, vaadates nende vastavat värvi kursorit. Nii saate vältida kattumist või tulla hiljem tagasi, kui eelistate üksi töötada.
Tehke koostööd Google Docsiga
Tänu Google Docsile on koostöö kolleegidega lihtne. Saate dokumentidesse panustada või muudatusi soovitada. Lisaks on töövoo sujuvaks ja ühtlaseks hoidmiseks palju funktsioone, nagu kohandatud teavitusseaded, versiooniajalugu ja reaalajas värskendused.