Kuidas luua ajakaart oma tootlikkuse parandamiseks

Kui sageli leiate, et olete eksinud – ei suuda toime tulla lõputu ülesannete vooga, mis teile ette paisatakse? Lamasite öösel voodis ja mõtlesite kõigele tööle, mida oleksite saanud päeva jooksul teha, kuid mida ei saanud teha.

Mõtlete, kuidas oleksite saanud oma aega paremini hallata ja rohkem ära teha. Kuid päev on kadunud. Kui vaid oleksite kõik selle ette planeerinud. Kui ülaltoodud stsenaarium kirjeldab teie olukorda, peate kaaluma aja kaardistamist.

Mis on aja kaardistamine? Kuidas see erineb aja blokeerimisest?

Aja kaardistamine viitab raamistiku loomise protsessile, mis kaardistab teie tegevused (töö, koosolekud, isiklikud kohustused) aja suhtes. Aja kaardistamist on lihtne segi ajada ajastamise või tavapäraste ajahaldusmeetoditega, näiteks aja blokeerimisega. Siiski on märkimisväärne erinevus.

Ajakaart pakub terviklikku vaadet teie päevast, nädalast või kuust. See annab selgust, kuidas peaksite oma päevi veetma, mida peate tegema ja millal. Kui teil on ülevaade oma aja veetmise kohta, saate hakata planeerima ajaplokke kõrge prioriteediga ülesannete jaoks (aja blokeerimine).

Erinevalt teistest ajajuhtimise meetoditest ei ole aja kaardistamine ainult töö jaoks aja eraldamine. See on teie aja veetmise täielik plaan, alates tööst ja hobidest kuni vaba aja veetmise ja pere aja veetmiseni. Ja kui olete ajakaardistamise harjumuseks võtnud, juhtub maagia.

Saate selge kaardi selle kohta, mida peate tegema, nii et otsustusväsimus kaob. Päevadepikkune erinevate projektide vahel žongleerimine kaob ära, kuna olete prioriteetsete ülesannete jaoks ajaplokid juba planeerinud. Teate, millal on aeg tööd teha ja millal on aeg muredest loobuda ja tass kuuma kohvi juua. Te ei kiirusta enam ja saate rohkem tööd teha.

Kõlab kenasti, eks? Räägime sellest, kuidas luua ajakaart, et suurendada tootlikkust ja võtta oma elu kontrolli alla.

Kuidas luua ajakaart tootlikkuse parandamiseks

Ajakaardi loomiseks pole standardset viisi, kuna aja kaardistamine on isiklik. Inimestel on erinevad eesmärgid, temperament ja olud. Mis sobib ühele, ei pruugi teisele sobida. Järgmine juhend annab aga visandi tüüpilisest ajakaardi loomise protsessist, mida saate jälgida ja vastavalt oma konkreetsetele asjaoludele vormida.

1. samm: kaaluge, kuidas aega veedate

Enne ajakaardi loomise alustamist on oluline endalt küsida: miks te ajakaarti koostate ja mida loodate saavutada? Need on olulised küsimused, mis mõjutavad aja kaardistamise tõhusust teie jaoks. Seetõttu on nendele küsimustele vastamisel ülioluline olla aus.

Alustuseks võite mõelda, kuidas veedate oma aega keskmisel päeval. Kas olete oma praeguse rutiiniga rahul? Kui ei, siis mõelge, mida soovite parandada. Ärge unustage, et loote enda jaoks ajakaarti.

See tähendab, et peate nendele küsimustele vastates arvesse võtma oma isikupära, produktiivseid tipptunde ja harjumusi. Näiteks kui teate, et töötate kõige paremini hilisõhtul, saate maksimaalse efektiivsuse tagamiseks määrata öösel oma kõrgeima prioriteediga ülesannete jaoks ajaplokid.

Kui olete oma elustiilile linnulennult vaadanud ja oma rutiini vigu arvesse võtnud, märkisite asju, mida soovite parandada, ja olete aru saanud, mida soovite oma ajakaardiga saavutada, liikuge järgmise juurde samm.

2. samm: koostage ülesannete loend

Loetlege tegevused, mida soovite kindlaksmääratud aja jooksul teha. Esmakordse kaardi jaoks on kõige parem kasutada lühemat ajavahemikku, eelistatavalt nädal. Selle põhjuseks on asjaolu, et lühem ajavahemik aitab teil seada realistlikke eesmärke ja tunda end vähem ülekoormatuna.

Kui loetlete oma nädala tegevusi, looge kategooriad oma elu erinevate valdkondade jaoks (töö, hobid, tervis, sõbrad ja perekond). Saate oma ülesandeid hõlpsalt hallata, kui olete need asjakohastesse kategooriatesse eraldanud. Kuid ärge üle pingutage. Segaduste vältimiseks on parem hoida oma kategooriad vahemikus 3–5.

3. samm: värvikoodi erinevad tegevused

Ajakaartide loomine ei pea olema igav. Saate (peaks) lisama värvi erinevatele ajakaardi kategooriatele. See muudab teie aja kaardistamise lõbusaks ja erinevad värvid aitavad teie ajakaarti visualiseerida. Kuid ärge lisage värve juhuslikult. Erinevad värvid esindavad erinevaid tundeid, seega värvige vastavalt.

Roheline tähistab loodust ja küllust, mistõttu oleme Clockifys määranud minu tervisekategooriale rohelise värvi.

4. samm: seadke ülesannete tähtsuse järjekorda

Loetledes tegevusi, mida soovite nädala jooksul teha, saate aru, et kõigi ülesannete täitmiseks pole piisavalt tunde. Siin peate alustama prioriteetide seadmist. Enamikul inimestel on aga raske prioriteete seada. Kui see oled sina, kasutage oma ülesannete tähtsuse järjekorda seadmiseks Eisenhoweri maatriksit.

Eisenhoweri maatriks aitab liigitada ülesanded nende tähtsuse ja kiireloomulisuse alusel nelja kvadranti. Kõige olulisemad ja kiireloomulised ülesanded saavad kõrgeima prioriteedi, samas kui kõige vähem olulised ja vähem kiireloomulised ülesanded planeeritakse hilisemaks, delegeeritakse või eemaldatakse ülesannete loendist.

5. samm: ajaplokkide ajastamine

Pärast ülesannete tähtsuse järjekorda seadmist on järgmiseks sammuks aja blokeerimine. Kalendris ajaplokke saate luua järgmiselt.

1. Looge prioriteetsete ülesannete jaoks ajaplokke.
2. Pärast seda looge koosolekute jaoks ajaplokid.
3. Kui teil on jäänud piisavalt aega, looge muude oluliste ülesannete või projektide jaoks ajaplokke.

Kuigi protsess tundub lihtne, teete alguses vigu. Kuid ärge muretsege, lõpuks saate selles paremaks. Protsessi hõlbustamiseks ja veavõimaluste minimeerimiseks on siin mõned näpunäited, mida meeles pidada.

• Hoidke oma ajaplokid piisavalt paindlikud, et jätta ruumi ootamatuteks kõnedeks ja vältimatuteks segajateks.
• Määrake rutiinsete ülesannete (hommikusöök, hommikune sörkjooks, õhtusöök) jaoks kindel aeg.
• Planeerige koosolekud (võimaluse korral) ühe ajaplokiga, sest päeva jooksul hajutatud koosolekud võivad tööviljakust takistada.
• Ärge unustage luua puhkamiseks ajaplokke.
• Jätke tühjad ajaplokid äkiliste ootamatute sündmuste jaoks.

6. samm: vaadake üle ja parandage

Nüüd, kui olete ajakaardi loonud, on aeg see üle vaadata. Vaadake, kas teie iganädalane ajakaart kajastab ideaalselt seda, kuidas soovite oma nädalat veeta. Kui ei, siis muutke seda. Näiteks kui olete esmaspäeval ja teisipäeval teinud palju intensiivset tööd, samal ajal kui teil on Kolmapäeval on palju vaba aega – tasakaalustamiseks võite kolmapäeval osa tööst lisada teie päevad.

Teie ajakaart ei ole kohtumäärus, seega võite seda vabalt muuta ja teha muudatusi, mida peate sobivaks. Kuid tehke seda enne, kui hakkate seda järgima, sest ajakaardi pooleldi muutmine võib kogu nädala ajakava nihutada.

Ajakaarti jälgides vaadake, kui hästi see töötab. Küsige endalt: kas suutsite seda jälgida? Kas see suurendas teie tootlikkust? Kas on valdkondi, mis vajavad täiendavat parandamist? Tehke oma vastuste põhjal oma tulevastes ajakaartides vajalikud muudatused.

Aja kaardistamise tarkvara ei ole vajalik, kuid see muudab protsessi tõhusamaks. Kõik, mida vajate, on pliiats ja paber, et luua ajakaart, loetledes ja prioriseerides iganädalasi tegevusi ning luues nädala jaoks ajaplokke.

Kuid sellega on probleem. Te ei saa muudatusi teha. Aja kaardistamise tarkvara muudab aja kaardistamise lihtsamaks ja tõhusamaks. Lisaks on teie ajakaart alati teie telefonis kättesaadav.

Clockify on üks parimaid ajahaldustarkvarasid. See pakub puhast, hõlpsasti navigeeritavat liidest ja paljusid funktsioone, mis aitavad luua põhjalikke ajakaarte.

Rakenduses saate hõlpsalt ajaplokke luua kalendrivaade. Klõpsake mis tahes ajaraami (see pole veel aeg blokeeritud) ja a Lisage aja sisestus ilmub hüpikaken. Nüüd sisestage üksikasjad ja klõpsake nuppu LISAMA nuppu. Korrake protsessi nii palju ajaplokke, kui soovite.

Sa saad kasutage TimeCampi aja säästmiseks ja tootlikkuse suurendamiseksja luua ajakaarte. Pärast nädala (või kuu) ajaplokkide lisamist integreerige Google Calendar oma TimeCampi.

Teie Google'i kalendri ajaplokid kuvatakse määratud ajal automaatselt teie TimeCampi ajatabelile. Veelgi enam, TimeCamp pakub automaatset aja jälgimist – elupäästjat inimestele, kes unustavad sageli ajakirjeid lisada.

Planyway võimaldab teil integreerida Trello, Jira, Google'i kalendri ja Microsoft Teamsi. Kui haldate Trellos projekte ja planeerite koosolekuid Google'i kalendris, võib olla raske teada, mida ja millal teha.

Planyway toob selle kõik ühte kohta, muutes ajakaardi loomise lihtsamaks. Saate ajaplokke üle Planyway kalendri lohistada, muutes viimase hetke muudatuste tegemise lihtsamaks.

Alates artiklite kirjutamisest ja eelarvete tegemisest kuni minu lemmikfilmide jälgimisloendi loomiseni saate Google Docsi toimetajate komplektiga palju ära teha. Ajakaardi loomine pole erinev.

Google'i arvutustabelid pakub kõike, mida vajate ideaalse ajakaardi loomiseks. Google'i arvutustabelid eristab teistest ajakaardistamise tarkvaradest selle vabaduse poolest. Saate luua oma ajakaardi nii, nagu soovite, ilma rakenduse liidesega piirdumata.

Kuid kui te ei soovi ajakaardi nullist loomise vaeva, on siin a Google'i arvutustabelite ajakaardi mall mida saate kasutada ja isikupärastada.

Viivitamine on vaenlane

Aja kaardistamine aitab teil oma aega paremini hallata. See annab teile suuna ja raja, mida järgida. Kuid selleks, et see näitaks oma imesid, peate sellele pühenduma. Ja suurim takistus, millega teel silmitsi seisate, on edasilükkamine.

Paljud inimesed võitlevad edasilükkamisega ja kasutavad sellega toimetulemiseks erinevaid meetodeid. Kuigi kõigil neil meetoditel on oma plusspunktid, on viie minuti reegel üks tõhusamaid.