Kuidas kasutada SORTBY funktsiooni Microsoft Excelis

Microsoft Excel pakub võimsaid tööriistu andmete kogumiseks, korraldamiseks ja visualiseerimiseks peaaegu igal võimalikul viisil. Mõnikord puutute kokku stsenaariumiga, kus peate looma oma teabest mitu konkreetset vaadet.

Exceli funktsioon SORTBY pakub mugavat võimalust keerukate jaotuste loomiseks ja spetsialiseerumise loomiseks andmekorraldus, mis lisab teie teabele selgust, tekitamata segadust teie originaalis andmestik.

Kasutab Exceli SORTBY-funktsiooni Excelis

Andmete sortimiseks Excelis on mitu võimalust, kuigi kõige kergemini meelde tulevad meetodid võivad keerulisemate vajaduste korral omada puudusi.

Funktsiooni SORT kasutamine loob eraldi organiseeritud andmestiku, kuid sortida saab ainult ühe kriteeriumikomplekti järgi. Sortimine Exceli sortimis- ja filtritööriistaga pakub palju peenemat detailsust, kuid sorteerib algse andmekogumi otse, mis muudab mitme vaate loomise ja kuvamise keerulisemaks, eriti kui soovite neid korraga näha.

Funktsioon SORTBY ühendab sisuliselt nende kahe funktsiooni parimad osad; see loob teie andmekogumist eraldi vaate (või "massiivi"), mida saab sortida rohkem kui ühe kriteeriumi järgi. Näiteks saate mängu mängijate tabelit sorteerida meeskonna nime, seejärel skoori ja konkreetsete mängusiseste saavutuste järgi.

Selle artikli jaoks kasutatavas näites on meil loend müügiandmetest kogu piirkonnas. Veerud sisaldavad meie müügipersonali perekonnanimesid, osariiki, kus nad töötavad, nende müükide arvu ja nende müügist teenitud kogusummat.

Kuidas kasutada Excelis SORTBY funktsiooni

SORTBY funktsiooniga esimese sortimise loomiseks korraldame oma müügimehed osariigi järgi.

1. Valige lahter F2.
2. Sisestage lahtrisse või valemiribale järgmine tekst:

   =SORTEERI(A2:D16,B2:B16)

3. Vajutage Sisenema.

See funktsioon käsib Excelil sorteerida kogu meie vahemiku (lahtrid A2 läbi D16) lahtrites olevate "State" väärtuste järgi B2 läbi B16. Vaikimisi on see automaatselt kasvavas järjekorras (A-Z). Saadud massiiv loetleb meie andmed osariikide kaupa (kõigepealt Arizona, seejärel California, seejärel New Mexico...).

Pange tähele, et nimede loend ei ole järjestatud tähestikulises järjekorras, sest me ei palunud tal seda teha. Seda valemit on aga lihtne muuta mitme kriteeriumi määramiseks.

Sorteerimine mitme kriteeriumi alusel üheaegselt Excelis SORTBY abil

Muutkem oma uut andmekogumit nii, et sorteerime esmalt osariigi, seejärel tehtud müükide arvu järgi, luues miniatuurse edetabeli selle kohta, kui edukad kõik meie müüjad igas osariigis olid.

1. Valige lahter F2 uuesti. Teise võimalusena, kui soovite erinevuste võrdlemiseks säilitada ka esimese valemi, valige lahter K2 selle asemel.
2. Sisestage lahtrisse või valemiribale järgmine tekst:

   =SORTEERI(A2:D16,B2:B16,1,C2:C16,-1)

3. Vajutage Sisenema.

Saadud uuel massiivil on nüüd pisut keerulisem valem, kuna palume Excelil sorteerida mitme välja järgi.

Valem algab samamoodi nagu eelmine valem, nii et me palume Excelil meie sortida massiivi veergudes A kuni D veerus B oleva teabe "Olek" järgi, kuid arvestades, et meil on nüüd mitu vahemike järgi, mille järgi sortida tahame, peame Excelis selgitama mõlemad massiivid, mille järgi sortida tahame ( massiivi järgi süntaks) ja ka sortimisjärjestusvõi suund, kuhu tahame, et Excel andmed paigutaks.

Igaüks neist massiivi järgi argumendid võivad olla ainult ühe veeru laiused ja väärtused on loetletud vertikaalselt, nagu meil siin on (for näiteks lahtrid B2:B16) või ühe rea pikkused, kus väärtused on horisontaalselt loetletud (nt lahtrid A4:D4).

Kuigi kaks veergu, mida me just palusime sellel valemil sortida, on veerud B ja C mõlema kõrval muu, me ei saa kombineerida kahte veergu valemis üheks vahemikupäringuks (nagu "B2:C16"). Selle tulemuseks on "#REF!" viga, kuna Excel pole kindel, kumma alusel või millises järjekorras sortida.

Rääkimata sellest, et on täiesti võimalik, et vahemikud, mida soovite sortida, on üksteisest eraldatud (näiteks veerud B ja D siin), või soovite sorteerige oma lahtrid vahemike järgi, mis ei ole teie andmetes järjekorras (nt kui soovite sortida veerus B „Olek“ ja seejärel veerus A „Nimi“ järgi, nagu soovitatud varem).

Seega peavad kaks veergu olema loetletud valemis eraldi vahemikena, et Excelile selgesõnaliselt öelda järjekorras, millesse tahame massiivi sortida – ülaltoodud näite puhul esmalt oleku, seejärel arvu järgi müük.

The sortimisjärjestus süntaksit saab defineerida kahes suunas: "1" kasvavas järjestuses (järjekorras A-Z või kõige madalamad numbrid järjestatakse enne) või "-1" kahanevas järjekorras (Z-A järjekord või suurimad numbrid järjestatakse esimesena). The sortimisjärjestus väljad ei tohi sisaldada muid numbreid peale 1 või -1 või "#VALUE!" viga tagastatakse, kuna muid võimalusi andmete tellimiseks pole.

Täpsustades sortimisjärjestus oli meie valemi esimeses versioonis vaid valikuline, sest kohe oli selge, mille järgi sorteerime ja sorteerisime juba kasvavas järjekorras.

Kui aga soovime neid väärtusi sortida kahanevas järjekorras või kui sorteerime mitme kriteeriumi alusel, on see kohustuslik süntaks täita, sest sortimise järjekorda saab korraldada eri suundades erinevate vahemike jaoks, nagu tegime selles valem.

Samuti ei saa me paluda sellel valemil meie massiivi osaliselt sortida – näiteks sortida A1:D16 vahemiku B1:B10 järgi. Iga valemis sisalduv vahemiku argument peab hõlmama sama arvu lahtreid – nii et kui meie originaal massiivi väärtusel on 15 lahtrit, siis kõik massiivi järgi argumendid, mille järgi palume valemil sortida, peavad samuti sisaldama 15 lahtrit. Vastasel juhul saame "#VALUE!" viga.

Nüüd, kui mõistame selle valemi ehitusplokke, on lihtne mõista, kuidas SORTBY abil korraldada andmeid nii paljude kriteeriumide järgi, kui me soovime või vajame. Sisestage massiivi esmalt sisestage massiivi järgi sorteeri, siis sortimisjärjestus, siis meie järgmine massiivi järgi, meie järgmine sortimisjärjestusja nii edasi, nagu valemisüntaksis:

=SORTBY(massiivi, massiivi_1 alusel, [sordi_järjestuse1], [massiivi_2 alusel, sortimise_järjestuse2 alusel],...)

SORTBY on Excelis veel üks võimas ja mitmekülgne funktsioon

Microsoft Exceli funktsioon SORTBY muudab teabe konkreetsete jaotuste loomise lihtsaks ja on mitmekülgne tööriist räpane andmekogumite lihtsaks korraldamiseks keerukatel viisidel, et muuta teie teave selgemaks ja hõlpsamaks tegevuskõlbulik.

Arvutustabelite korraldamiseks ning aja tõhusamaks ja produktiivsemaks kasutamiseks on Exceli paljude funktsioonide, tööriistade ja funktsioonide kasutamiseks veelgi rohkem võimalusi.