Täielik juhend 15+ Google Workspace'i rakenduse kohta

Google Workspace (endine G Suite) on integreeritud veebipõhiste rakenduste komplekt, mis on loodud üksikisikute, meeskondade ja ettevõtete töövoogude sujuvamaks muutmiseks ja tootlikkuse suurendamiseks.

Tõenäoliselt tunnete mõnda populaarset Google Workspace'i rakendust, nagu Gmail ja Google Docs. Kuid te ei pruugi olla teadlik, et sellel tööalal on praegu 18 rakendust – igaüks neist täidab ainulaadset eesmärki ja pakub hulgaliselt funktsioone teie tõhususe ja teistega koostöö suurendamiseks.

Selles artiklis käsitleme kõiki neid rakendusi, nende tegevust ja nende parimaid funktsioone.

Gmail on meilitööriist, mis võimaldab teil meilide saatmiseks ja vastuvõtmiseks luua kordumatuid e-posti aadresse (mis lõppevad at_gmail.com või kohandatud domeeniga). Saate oma meilide haldamiseks ja segaduse vähendamiseks kasutada ka funktsioone, nagu prioriteetsed postkastid, filtrid, lemmikud ja sildid. Gmaili konto loomine on tasuta ja kui teil seda veel pole, saate seda õppida

looge endale või teistele uus Gmaili konto.

Gmaili parimad funktsioonid:

• Tühista sõnumi saatmine kuni 30 sekundi jooksul pärast nuppu "Saada".
• Integreerub sujuvalt teiste Workspace'i rakendustega, nagu Drive, Calendar ja Meet.
• Täiustatud rämpsposti filtreerimise algoritmid pahatahtlike meilide automaatseks tuvastamiseks ja filtreerimiseks.
• Kohandage oma Gmaili, luues ühenduse Google Workspace'i Marketplace'i väliste rakendustega.

Google Meet (endine Hangouts) on Google'i Zoomi versioon – videokonverentsitööriist virtuaalsete koosolekute ja veebiseminaride korraldamiseks sõprade, töökaaslaste või klientidega. Saate koosolekut kohe alustada, luua selle hilisemaks kasutamiseks või ajastada selle Google'i kalendris. Kui vajate abi, kuidas seda teha, vaadake seda täielik juhend koosolekute korraldamiseks Google Meetis.

Google Meeti parimad funktsioonid:

• Kaasamisfunktsioonid, nagu käe tõstmine, emotikonide saatmine ja vestlus.
• Ekraani jagamise funktsiooni abil saate dokumente, slaidiesitusi ja muid dokumente jagada.
• Pakub reaalajas subtiitreid enam kui 10 keeles, sealhulgas inglise, prantsuse ja itaalia keeles, mida on lisatud veel.
• Põhjalik visuaalsete efektide raamatukogu filtrite rakendamiseks ja tausta hägustamiseks või muutmiseks.

Google Chat on sõnumsidetööriist, mis toimib tsentraliseeritud keskusena sujuvaks suhtluseks ja koostööks Google Workspace'i ökosüsteemis. See annab meeskondadele võimaluse ühendada, suhelda ja faile reaalajas jagada, soodustades tõhusaid projektiarutelusid ja suurendades tootlikkust.

Google'i vestluse parimad funktsioonid:

• Integreerub teenustega Drive, Docs, Arvutustabelid ja Esitlused failide loomiseks ja jagamiseks.
• Oma ülesannete funktsioon ülesannete loomiseks ja meeskonnaliikmetele määramiseks.
• Pidage videovestlusi, käivitades vahetu koosoleku videokoosoleku lisamise funktsiooniga.
• Saate meiliteateid, kui keegi mainib (kasutades @mentions) või saadab teile sõnumeid.

Google'i kalender on tööriist, mis võimaldab teil ajastada sündmusi, koordineerida koosolekuid ja jälgida olulisi tähtaegu. Saate luua mitu kalendrit oma isikliku või tööelu erinevate aspektide jaoks ja valida kalendrite vahel, et vaadata konkreetseid sündmusi või saada ülevaadet kõigist oma tegevustest.

Google'i kalendri parimad omadused:

• Jagage kalendreid teistega, et nad saaksid kohtumisi vaadata või ajastada.
• Seadistage kohandatud meeldetuletused, et saada hoiatusi (mobiili või meili teel) enne sündmusi või ülesandeid.
• Sünkroonib suurepäraselt teie mobiilseadme rakendusega Kalender, nii et saate ühenduses olla ja olla kursis.
• Juurdepääs iga riigi riigipühadega valmiskalendritele ja lisa need hõlpsalt oma kalendrisse.

Google Drive on pilvesalvestusplatvorm, mis võimaldab üksikisikutel, meeskondadel ja ettevõtetel faile salvestada, neile juurde pääseda ja neid jagada mis tahes seadmest – seni, kuni teil on Interneti-ühendus. Kõik failid, mille loote teenuses Google Docs, Arvutustabelid, Esitlused või vormid, salvestatakse automaatselt siia. Samuti saate oma arvutist faile üles laadida ja kõiki dokumente hallata, rühmitades need kaustadesse ja alamkaustadesse.

Google Drive'i parimad omadused:

• Pakub tasuta kasutajatele 15 GB salvestusruumi, mis on jagatud teenuste Google Drive, Gmail ja Google Photos vahel.
• Vaadake ja muutke oma faile liikvel olles Drive'i mobiilirakendusega, mis on saadaval Android- ja iOS-seadmetes.
• Pakub võrguühenduseta juurdepääsu teie failidele, et saaksite nendega töötada ilma Interneti-ühenduseta – muudatused sünkroonitakse automaatselt, kui loote uuesti Interneti-ühenduse.

Google Docs on Google'i versioon Microsoft Wordist – pilvepõhisest tekstitöötlustööriistast, mis võimaldab kasutajatel dokumente reaalajas luua, redigeerida ja nendega koostööd teha. Sellel on üle 50 malli, mis hõlmavad mitut kategooriat, sealhulgas elulookirjeldused, ärikirjad, ettepanekud ja tunniplaanid, mis teeb dokumendiga alustamise lihtsaks.

Google'i dokumentide parimad omadused:

• Lihtne ja intuitiivne liides, mis teeb kõikidel oskustasemetel kasutajatel orienteerumise lihtsaks.
• Lai valik vormindamisvalikuid – alates tekstistiilide kohandamisest kuni sisukorra loomiseni – professionaalse välimusega dokumentide loomiseks.
• Redaktsiooniajaloo funktsioon muudab muudatuste jälgimise, muudatuste ülevaatamise ja vajaduse korral varasema sisu taastamise lihtsaks.

Google'i arvutustabelid on Google'i versioon Microsoft Excelist – pilvepõhine arvutustabelirakendus, mis võimaldab muuta ja analüüsida andmeid organiseeritult ja koostöös. Saate andmeid sisestada käsitsi või importida suuri andmekogumeid mitmest failivormingust, sh CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML ja ODS.

Google'i arvutustabelite parimad funktsioonid:

• Ulatuslikud valemid ja funktsioonid andmetega manipuleerimiseks, keeruliste arvutuste tegemiseks ja statistiliseks analüüsiks.
• Sellel on andmete visualiseerimise funktsioonid, nagu diagrammid, soojuskaardid, sädejooned ja pivot-tabelid.
• Linkige Exceli tabelid ja diagrammid teenuses Google Docs ja Slides ning värskendage neid ühe nupuvajutusega, kui lähteandmed muutuvad.

Google'i esitlused on Google'i versioon Microsoft PowerPointist – pilvepõhisest esitlustööriistast, mis võimaldab teil luua, muuta ja esitada kaasahaaravaid esitlusi. Saate lisada esineja märkmeid, mis võivad olla abiks oma mõtete või vihjete korrastamisel esitluse ajal. Esitluse vaade pakub eraldi ekraani, mis näitab teie esineja märkmeid, praegust slaidi ja tulevasi slaide, mis aitab teil sujuvat esitlust esitada.

Google'i esitluste parimad funktsioonid:

• Kaasake oma publik, korraldades reaalajas küsitlusi ning küsimuste ja vastuste seansse.
• Eksportige slaide mitmes vormingus, nagu PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP ja SVG.
• Sellel on üle 20 malli (ja rohkem teistelt veebisaitidelt), mis hõlmavad mitut kategooriat, nagu esitus, ettepanek, juhtumianalüüs, tunniplaanid ja mälukaardid.

Google Forms on mitmekülgne vormikoostaja, mis võimaldab teil luua ja levitada veebiküsitlusi, viktoriine, küsimustikke, rakendusi ja tagasisidevorme. Lisaks tekstile saate oma vormidele lisada pilte ja videoid, muuta värvilahendusi ja isegi sisestada oma logo. Saate vormi jagada lingi kaudu, manustada selle veebisaidile või isegi saata selle otse kindlatele e-posti aadressidele.

Google'i vormide parimad omadused:

• Määrake nõutavad küsimused, jõustage kindlad vormingud (nt e-posti aadressid või URL-id) ja piirake vastuste valikuid konkreetse vahemiku või mustriga.
• Looge oma vormides hargnemisi või jätke vahele loogikat, suunates vastajad nende vastuste põhjal erinevatesse jaotistesse.
• Kõiki vastuseid värskendatakse reaalajas vormide vahekaardil Vastused.
• Vastuseid saab ühe nupuvajutusega eksportida Google Sheersi (lisaks analüüsiks).

Google Sites on veebisaitide koostamise tööriist, mis võimaldab teil hõlpsasti veebisaite kujundada ja avaldada. Sellel on kasutajasõbralik pukseerimisliides, mis muudab veebisaidi erinevate elementide lisamise ja paigutamise lihtsaks. Need elemendid hõlmavad tekstikaste, pilte, videoid, Google Drive'i faile ja manustatud sisu URL-i või koodi kaudu.

Google'i saitide parimad omadused:

• Teenuses Google Sites loodud veebisaidid on tundlikud.
• Sellel on 15+ kohandatavat malli kategooriates, nagu üliõpilaste portfell, pulmad, salong ja restoran.
• Sisseehitatud otsingufunktsioon, mis võimaldab külastajatel teie veebisaidilt konkreetset sisu otsida.
• Integreerub Google Analyticsiga veebisaidi liikluse ja kasutajate käitumise jälgimiseks ja analüüsimiseks.

Google Keep on märkmete tegemise rakendus, mis võimaldab teil kiiresti märkmeid, ideid või meeldetuletusi üles kirjutada. Saate liikvel olles luua tekstimärkmeid, lisada kontrollnimekirju, pilte ning isegi lisada jooniseid ja visandeid. Selle rakenduse lihtsus ja kiirus muudavad selle hõlpsaks teabe jäädvustamiseks alati, kui inspiratsioon tabab.

Google Keepi parimad funktsioonid:

• Märkmete visuaalseks kategoriseerimiseks ja korrastamiseks lisage oma märkmetele värvikoodiga silte.
• Määrake oma märkmetele aja- ja asukohapõhised meeldetuletused ja saate märguandeid, mis aitavad teil oma ülesannetega kursis olla.
• Kasutage arhiivi funktsiooni, et peita märkmed põhivaates ja minimeerida segadust.
• Teie märkmed sünkroonitakse automaatselt, võimaldades teil neid kõikjal, igal ajal ja mis tahes seadmest juurde pääseda ja neid muuta.

Google Apps Script on JavaScriptil põhinev skriptimisplatvorm, mis võimaldab teil laiendada Google Workspace'i rakenduste funktsioone. See võimaldab teil kasutajakogemuse parandamiseks lisada uusi funktsioone, nagu kohandatud menüüd, dialoogiboksid, kohandatud funktsioonid ja isegi teostada ülesannete automatiseerimist.

Samuti saate luua Google Workspace'i rakenduste jaoks lisandmooduleid ja avaldada need Workspace Marketplace'is teistele kasutamiseks.

Google Apps Scripti parimad omadused:

• Apps Script toetab koostööd, võimaldades mitmel kasutajal sama skripti või projekti kallal koos töötada.
• Pakub testimis- ja silumisvõimalusi, sealhulgas logimist, katkestuspunkte ja vigade käsitlemist.
• Aktiivne arendajate kogukond, mis jagab koodilõike, õpetusi ja parimaid tavasid.

Google Cloud Search on täiustatud megaotsingu tööriist, mis võimaldab ettevõtetel otsida ja hankida andmeid kõigist Google Workspace'i rakendused (Gmail, Drive, Docs, Sites, Keep jne) ja kolmandate osapoolte rakendused – ühe otsinguga päring. See on palju lihtsam ja kiirem kui igas tööruumi rakenduses individuaalse otsingupäringu käitamine.

Google'i pilvotsingu parimad funktsioonid:

• See on ülikiire ja nutikas – leiate kiiresti täpse teabe, mida otsite, kasutades automaatse täitmise soovitusi ja isegi kui teie otsingupäringus on vigu.
• Annab otsingutulemuste eelvaate, mis võimaldab teil sisule kiiresti pilgu heita ja otsitava leida ilma seda eraldi rakenduses avamata.
• Täpsemad filtrivalikud (nt kuupäevavahemik, failitüüp, asukoht jne) otsingutulemuste kiireks kitsendamiseks.

Google Jamboard on digitaalse tahvli tööriist, mis võimaldab üksikisikutel ja meeskondadel teha märkmeid, visandada diagramme, koostada ideid ja visuaalselt koostööd teha kõikjal. See on varustatud joonistustööriistade, kleepuvate märkmete, kujundite, tekstikasti ja laserkursoriga, mis muudab ideede loova väljendamise lihtsaks.

Google Jamboardi parimad funktsioonid:

• Ülilihtne ja intuitiivne liides, milles on lihtne navigeerida isegi esmakordsetel kasutajatel.
• Muutke lõuendi tausta, kasutades mõnda eelnevalt valmistatud malli või laadides üles kohandatud pildi.
• Laadige iga kaader pildi- või PDF-failina arvutisse.

Google Admin on haldusportaal teie ettevõtte kontole registreeritud kasutajate ja seadmete haldamiseks. Saate hõlpsamaks haldamiseks lisada uusi kasutajaid, värskendada kasutajateavet ja korraldada kasutajad organisatsiooniüksustesse.

Google'i administraatori parimad omadused:

• Hallake andmete salvestamise ja jagamise seadeid Google Drive'is organisatsiooni tasemel.
• Saate juhtida juurdepääsu Workspace'i rakendustele, lubades või keelates kasutajate jaoks konkreetseid rakendusi ning hallates rakenduse seadeid ja juurdepääsuõigusi.
• Konfigureerige organisatsiooni seadeid, nagu ettevõtte logode ja värvide kohandamine, ühekordse sisselogimise (SSO) seadistamine ja kolmanda osapoole rakenduste haldamine.

Google Endpoint on Google'i administraatori rakenduse turbehaldusfunktsioon, mis kaitseb teie ettevõttes kasutatavaid andmeid ja seadmeid küberohtude eest. See tagab, et teabele pääsevad juurde ainult volitatud isikud, ja võimaldab teil vajadusel andmeid kaugjuhitavalt kustutada.

Google Endpointi parimad omadused:

• Kaugelt lukustage või pühkige andmed kadunud või varastatud äriseadmetest.
• Turvalised seadmed oma ettevõttes olenemata nende operatsioonisüsteemist.
• Jõustada turvapoliitikad ja juurdepääsukontrollid, näiteks paroolinõuete määramine ja kahefaktorilise autentimise lubamine.

Google Vault on andmete arhiveerimise ja säilitamise tööriist, mis tagab vastavuse juriidilistele nõuetele ja aitab vajaduse korral hõlbustada eDiscovery protsesse. Lisaks säilitamisele saavad administraatorid otsida või eksportida andmeid Google Workspace'i rakendustest, isegi kui üksikud kasutajad on need andmed kustutanud.

Google Vaulti parimad funktsioonid:

• Määrake andmete säilitamise poliitika kindlaksmääratud ajavahemiku jooksul automaatselt.
• Määrake kindlatele kasutajakontodele või organisatsiooniüksustele seaduslikud kinnipidamised, tagades, et nende kontodega seotud andmeid ei saa kustutada.
• Täpsemad otsinguvalikud, sealhulgas otsimine kindlate kriteeriumide alusel, nagu saatja, saaja, kuupäevavahemik, märksõnad ja sildid.
• Andmete eksportimine Google Vaultist standardvormingutes, nagu PST (e-kirjade jaoks) ja MBOX (vestluste jaoks).

Google Work Insights on analüüsitööriist, mis võimaldab teil jälgida, kuidas teie ettevõtte kasutajad Workspace'i rakendusi kasutavad. See annab teile ülevaate kasutajate tegevustest, rakenduste kasutamisest ja koostöömustritest – nii saate optimeerida oma ettevõtte tootlikkust ja koostööstrateegiaid.

Google Work Insightsi parimad omadused:

• Filtreerige statistikat konkreetsete organisatsiooniüksuste (teise nimega osakonnad, rühmad või meeskonnad) ja ajaperioodide järgi.
• Jälgib, kas kasutajad kasutavad Google Workspace'i rakendusi aktiivselt väljaspool tööaega ja nädalavahetustel.
• Interaktiivsed visualiseeringud, mis esitavad põhimõõdikuid värviliste graafikutega, muutes trendide ja kasutajamustrite kiire tuvastamise lihtsaks.

Töötage Google Workspace'i rakendustega nutikamalt, kiiremini ja tõhusamalt

Nüüd, kui olete tuttav kõigi 18 Google Workspace'i komplekti kuuluva tööriista funktsioonidega komplekti, saate kasutada iga tööriista kogu potentsiaali nii isikliku kui ka meeskonna tõstmiseks tootlikkus.

Tehnoloogia arenedes püsib Google Workspace esirinnas, avaldades regulaarselt uusi funktsioone ja värskendusi – seega on oluline olla kursis ja kohaneda viimaste edusammudega. Ja kui leiate endiselt, et Google Workspace pole teie tassike teed, on muid alternatiive, mida tasub uurida.