Kuidas kaasata Zen to Done produktiivsuse meetod oma igapäevaellu

Zen To Done (ZTD) on ülesannete haldussüsteem, mis põhineb Getting Things Done lähenemisviisil. See järgib mitmeid tavasid, mis aitavad tõhusalt aega juhtida ja aitavad teil keskenduda pikaajalistele eesmärkidele, mis on teie jaoks tõeliselt olulised.

ZTD 10 harjumuse mõistmine

Zen Habitsi Leo Babauta järgi, ZTD looja, on selle süsteemi eesmärk produktiivne olla, hoides samal ajal asjad võimalikult lihtsad. Ta ütleb:

ZTD kajastab uue süsteemi olemust: lihtsust, keskendumist tegevusele, siin ja praegu, mitte planeerimisele ja süsteemile.

ZTD harjumusi on kõige parem õppida ja harjutada ükshaaval. Saate harjumusi omaks võtta mis tahes järjekorras, mis teile kõige paremini sobib, ega pea isegi neid kõiki omaks võtma.

1. Koguge

Pange oma ideed paberile, kirjutades üles kõik ülesanded, ideed, projektid või muud mõtted, mis meelde tulevad. Saate liikvel olles ideede kogumiseks kasutada lihtsat märkmikku või registrikaarte. Mida lihtsamad on tööriistad, seda lihtsam on teil neid kaasas kanda. Isegi nende ülesmärkimine Google Keepi või Notesi kaudu sobib.

2. Protsess

See harjumus on üks näpunäiteid laiskuse lõpetamiseks ja edasilükkamine. Muutke kiire otsustamine rutiiniks ja vältige oluliste otsuste viivitamist. Töötlege kõiki oma postkaste – sealhulgas e-kirju, märkmikke, kõneposti ja füüsilist kirja – vähemalt kord päevas. Otsustage, mida iga üksusega teha, ja tehke see valmis, kui see ei võta palju aega, või ajastage see hilisemaks ajaks.

3. Plaan

Määrake oma nädala ja päeva kõige olulisemad ülesanded (MIT-d). Lisaks koostage igapäevane nimekiri ühest kuni kolmest MIT-st ja täitke need iga päev. Suurepärane idee on täita oma kõige olulisemad ülesanded päeval varem, et need tehtud saaksid.

4. Tee

See on üks olulisemaid harjumusi, mida ZTD osana arendada ja keskenduda ühele ülesandele korraga. Esiteks eemaldage kõik segajad, mis võivad teie keskendumist häirida – saate neid kasutada Chrome'i laiendused, mis aitavad teil vältida võrgus segavaid tegureid.

Samuti saate ülesande jaoks seada taimeri ja keskenduda selle aja jooksul ainult sellele ühele asjale. Kui teid miski segab, salvestage kõik taotlused, uued ülesanded või teave märkmikusse ja jätkake tegevust.

5. Lihtne usaldusväärne süsteem

ZTD osana on oluline säilitada lihtsaid loendeid ja vältida keerulisi tööriistu või süsteeme, sealhulgas Outlooki, planeerijaid või sildisüsteeme. Kasuta puhtaimad ja lihtsaimad märkmete tegemise rakendused saate oma loendeid otsida või salvestada registrikaartidele, väikesele märkmikule või mõlemale. Hoidke iga konteksti jaoks ainult üks loend ja projektiloend ning hinnake seda iga päev või kord nädalas.

6. Korraldada

Määrake igale esemele koht. Asetage esemed kohe sinna, kuhu need lähevad, selle asemel, et neid hiljem sorteerimiseks kuhjata. See võimaldab teil keskenduda oma tööle selgel laual.

7. Ülevaade

ZTD paneb suurt rõhku teie eesmärkide iganädalasele hindamisele. Iganädalase ülevaate käigus peaksite määrama oma aastaeesmärgid, et näha, kui kaugele olete eelmisest nädalast jõudnud. Pärast seda saate otsustada, millised on järgmised sammud nende edendamiseks.

8. Lihtsustama

Piirake oma eesmärkide ja töö ulatust. Oluline on eemaldada kõik segadused, et keskenduda olulistele tegevustele ja projektidele. Proovige leida viise, kuidas oma kohustusi ja sissetulevat teavet lihtsustada.

9. Rutiinne

Sa saad muutke oma hommikurutiine sujuvamaks selliste tehnoloogiatega nagu Alexa, sealhulgas ajakava kontrollimine, kontekstiloendite ülevaatamine ja päeva MIT-de määramine. Samuti saate teha iganädalasi rutiine, mis hõlmavad oma nädala läbivaatamist, asjaajamist, pesu pesemist ja lähedastega aja veetmist.

10. Leidke oma kirg

Leidke töö, millest olete entusiastlik. Harjutage otsima asju, mida armastate, ja kui leiate need, vaadake, kas saate sellest karjääri teha.

Kuidas ZTD-d oma igapäevaellu rakendada

Mis tahes uue praktika kasutuselevõtt võib alguses olla keeruline, kuid pärast seda võib see olla uskumatult rahuldust pakkuv.

Alustage väikeselt ja suurendage hoogu

ZTD keskendub lihtsate ja stressivabade viiside väljatöötamisele parema elu elamiseks. Alustage väikesest, valides harjumuse, mis võib olla teie jaoks kõige lihtsam omaks võtta, ja töötage sellega iga päev mõnda aega, enne kui asute mõnele teisele harjumusele. Millegi juhitavaga alustamine suurendab teie eduvõimalusi ja loob kindla aluse.

Siin on mõned näpunäited, mis aitavad teil seda teha.

• Tuvastage üksainus harjumus: See võib olla midagi nii lihtsat, nagu igal hommikul viis minutit mediteerimine või ühe kodupiirkonna risustamine.
• Seadke saavutatavad eesmärgid: Jaotage valitud harjumus väiksemateks saavutatavateks eesmärkideks, et oleks lihtsam jälgida edusamme ja tähistada väikseid võite.
• Loo meeldetuletusi: kasutage oma telefonis visuaalseid meeldetuletusi (nt kleepmärkmeid, digitaalseid meeldetuletusi või häireid), et kutsuda teid tegutsema.
• Jälgige oma edusamme: Kasutage päevikut, harjumuste jälgimise rakendust või lihtsat kalendrit, et märkida iga päev, mil harjumuse lõpetate.
• Suurendage järk-järgult raskust: kaaluge raskuse või kestuse järkjärgulist suurendamist, kui teie esialgne harjumus on teie rutiini juurdunud.

Keskendumine ühele harjumusele korraga

Siin on mõned näpunäited, mis aitavad teil keskenduda ja edusamme teha:

• Valige prioriteetne harjumus: määrake kindlaks kõige olulisem harjumus, mida soovite arendada või muuta. Mõelge oma eesmärkidele, väärtustele ja valdkondadele, mida soovite parandada.
• Murra see maha: jagage oma prioriteetne harjumus väiksemateks, juhitavateks sammudeks. Näiteks, kui soovite rohkem lugeda, lugege iga päev 10 lehekülge.
• Kõrvaldage segajad: see võib hõlmata spetsiaalse tööruumi loomist, telefoni märguannete väljalülitamist või teistega piiride seadmist.
• Harjutage tähelepanelikkust: Olge täielikult kohal ja teadlik sellest, mida teete. See süvendab teie sidet harjumusega ja parandab teie üldist kogemust.
• Hinnake ja kohandage: hinnake regulaarselt oma edusamme ja tehke vajadusel kohandusi. Kui leiate, et harjumus ei tööta hästi või olete selle omandanud, kaaluge, kas on aeg juurutada uus harjumus või muuta olemasolevat.

ZTD integreerimine oma igapäevarutiini

Siin on mõned näpunäited, mis aitavad teil ZTD põhimõtteid oma igapäevaellu sujuvalt kaasata.

• Määratlege oma MIT-d: tuvastage kolm parimat MIT-i, mis vastavad teie pikaajalistele eesmärkidele ja väärtustele. Nendele olulistele ülesannetele keskendudes kindlustate, et saavutate edu kõige olulisemas.
• Looge lihtne süsteem: leidke süsteem, mis teiega resoneerib ja muudab teie ülesannete jälgimise, tähtsuse järjekorda seadmise ja tõhusa haldamise lihtsaks.
• Harjutage ühe ülesande täitmist: Võtke omaks ühe ülesande täitmine õige tehnoloogiaga. Korraga ühele asjale keskendumine tõstab produktiivsust ja vähendab vaimset segadust.
• Pane paika rutiinid ja rituaalid: Nende rutiinide järjepidevus aitab luua stabiilsuse tunde ja võimaldab teil oma päeva kavatsusega alustada.

Üldised takistused ZTD rakendamisel

Nagu iga muu praktika, kaasneb ZTD kasutuselevõtuga ka väljakutseid. Siin on mõned kõige levinumad takistused ZTD rakendamisel.

Motivatsiooni puudumine

Motivatsiooni puudumine võib takistada teid alustamast vabanduse leidmisega või alguskuupäeva edasilükkamisega. Selle takistuse ületamiseks saate:

• Ühendage uuesti oma põhjusega: Suurema pildi meeldetuletamine võib teie motivatsiooni uuesti süttida ja anda eesmärgi tunde.
• Leidke inspiratsiooni ja vastutust: ümbritsege end inspiratsiooniallikatega, nagu raamatud, taskuhäälingusaated või isikliku arengu ja produktiivsusega seotud videod.
• Tähistage väikseid võite: tunnustage ja tähistage oma saavutusi, ükskõik kui väikesed need ka ei tunduks.

Raskused rutiinist kinnipidamisel

Rutiini loomine nõuab distsipliini ja võib võtta aega. Seetõttu on paljudel inimestel, kes alustavad uue harjumusega, raske sammu pidada ja rutiinist kinni pidada.

Kuid teatud strateegiate ja kohandustega saate sellest takistusest üle. Tehke järgmist.

• Kujundage oma keskkonda: seadistage oma füüsiline ja digitaalne keskkond oma ZTD-rutiini toetamiseks. Muutke soovitud harjumustega tegelemine võimalikult lihtsaks.
• Loo käivitajaid ja meeldetuletusi: Näiteks kui soovite alustada igapäevast meditatsioonipraktikat, asetage meditatsioonipadi nähtavale kohale visuaalse vallandajana.
• Võtke omaks paindlikkus: Luba endal olla ebatäiuslik ja keskendu pigem progressile kui rutiinist jäigalt kinnipidamisele.

Ülesannete üle koormatud tunne

Teil võib olla keeruline oma ülesandeid hallata, kui kujundate nende lahendamiseks uue harjumuse. See võib panna teid tundma end ülekoormatuna ja loobuma uue harjumuse kujundamisest.

Siin on mõned näpunäited, mis aitavad teil rasketes ülesannetes navigeerida.

• Kasutage 2 minuti reeglit: kui ülesande täitmiseks kulub vähem kui kaks minutit, asuge sellega kohe tegelema. Väikeste ülesannetega kiiresti tegeledes hoiate ära nende kuhjumise ja ülekoormamisele kaasaaitamise.
• Harjutage aja blokeerimist: pühendage keskendunud aega oluliste tegevuste kallale. Näiteks saate kasutage aega blokeerivaid rakendusi et blokeerida sügavaks tööks ja katkematuks keskendumiseks pühendatud perioodid.
• Küsige abi või delegeerige: võtke kõhklemata ühendust kolleegide, sõprade või pereliikmetega, kes saavad teid konkreetsete ülesannete täitmisel aidata.

Alustage ZTD-ga

Isegi kui see on vaid üks harjumus kümnest, võib Zen to Done rakendamine aidata jõudlust oluliselt suurendada. Võtke asju aeglaselt, astuge üks samm korraga ja püsige piisavalt kaua, et näha edusamme.