10 viga, mis muudavad teie kontorivälise meili ebaprofessionaalseks

Enne puhkusele minekut töötate vastu kella. Nagu enamik töötajaid, peate delegeerima ülesandeid, lõpetama ootel olevad tulemused ja korraldama koosolekuid. Kõik need kohustused võivad võtta terve nädala.

Arvestades teie kiiret ajakava, võite tähelepanuta jätta näiliselt väikesed, kuid kriitilised ülesanded, nagu kontorist väljas (OOO) e-kirjade seadistamine. Jah, te kiirustate, kuid ärge kopeerige ja kleepige malle. Säilitage professionaalne ja auväärne kuvand isegi vaheajal, vältides neid 10 viga oma kontorivälises meilis.

1. Lühend Out-of-Office kui OOO

Kasutage lühendit OOO säästlikult. Kuigi enamik inimesi teab, mida see tähendab, näib sõna „kontorist väljas” tippimine professionaalsem. See säilitab ametliku tooni. Konservatiivsed inimesed võivad isegi pidada lühendite liigset kasutamist ärisuhtluses sobimatuks.

Sama reegel kehtib ka teiste akronüümide kohta. Täpsustage alati nende esimene mainimine – kasutage žargooni alles pärast nende selgesõnalist määratlemist. Tehke oma meilide mõistmine võimalikult lihtsaks.

Saate kasutada OOO-d oma meili teemarida kui täisfraas on liiga pikk. Ideaalis jääge alla 60 tähemärgi.

2. Naljade ja sõnamängu ülekasutamine

Paljud töötajad viskavad oma kontorist väljas e-kirjades nalja. Vaimukad märkused selle kohta, et nad ei vasta, sest nad rüüpavad margaritat või ujuvad delfiinidega, on tavalised. Võib-olla olete isegi varem saanud.

Kuigi huumor tõstab moraali ja soodustab sõprust, peate seda hoolikalt edastama. Töökohanaljadeks on aeg ja koht. Ja sõnamängu massiline saatmine kontorist väljas olevate sõnumite kaudu võib põhjustada arusaamatusi, eriti nende seas, keda te vaevu tunnete.

Hoiduge naljade kasutamisest kontorist väljas e-kirjades. Saate need saata lähedastele kaaslastele, kuid vältige solvavaid pilguid oma tööandja ja töökaaslaste kohta. Kasutage töökindlaid nalju või üldse mitte.

3. Ei näita, millal kontorisse naasete

Kuigi see on haruldane, unustavad mõned inimesed kontorist väljas e-kirjades oma tagastamiskuupäeva mainida. Nad kasutavad kas üldisi malle või keskenduvad mittevajalikule teabele. See on ebaprofessionaalne ja kulukas viga. Teie kolleegid võivad isegi arvata, et olete selliste oluliste detailide tähelepanuta jätmise pärast ebausaldusväärne.

Selguse tagamiseks jagage oma saadavus. Märkige oma puhkuse- ja tagasipöördumiskuupäevad ning määrake ajavahemikud, mille jooksul töösõnumitele vastamiseks võrku lähete. Üksikasjalikud ajakavad vähendavad soovimatute või valesti suunatud meilide riski.

4. Suutmatus täpsustada, mis kujutab endast hädaolukorda

Määrake selgesõnaliselt, mis kujutab endast hädaolukorda, kui lisate oma kontorivälisele meilile alternatiivsed kontaktnumbrid. Öeldes: "Hädaolukorras saatke sõnum!" on ebamäärane. Mõned adressaadid võivad ületada piire ja pommitada teid tööga seotud taotlustega, katkestades teie pausi.

Selguse huvides tooge näiteid juhtudest, mis tõenäoliselt juhtuvad. Otsesõnumite saatmisel määrake sobivad kanalid mittekiireloomuliste probleemide ja protokollide jaoks. Ja ärge kartke ignoreerida kaastöötajaid, kes neid juhiseid eiravad.

5. Kõigile oma hädaabinumbrist rääkimine

Lõpetage oma kontaktnumbrite lisamine kõigile oma kontorist väljas e-kirjadele. Mõned inimesed ületavad ikkagi piire, isegi kui seate selged protokollid ja juhised. Kahjuks ei austa kõik oma töökaaslaste vaheaegu.

Selle asemel, et nende inimestega vaielda, piirake oma suhtlemist nendega täielikult. Ärge andke neile oma kontaktandmeid. Usaldage oma number mõnele väljavalitud inimesele, kellega saate läbi nii kontoris kui ka väljaspool seda.

Määrake ajutine kontaktisik, selle asemel et saata oma isiklikke kontaktandmeid massiliselt. Paluge neil teie puhkuse ajal teie sõnumeid käsitleda. Nad peaksid korraldama pooleliolevad ülesanded, et saaksite kontorisse naastes kiiresti tööle asuda.

Sellistel juhtudel, isikliku abistaja palkamine on mugav. Kui te seda ei saa, küsige oma töökaaslastelt, kas nad saaksid ajutiselt teie töösõnumitele vastata. Lihtsalt veenduge, et järgite õiget protsessi. Oma töökoormuse loovutamine juhuslikele alluvatele on kuritahtlik ja ebaõiglane.

7. Liiga palju üksikasju selle kohta, miks te puhkusel olete

Töökoha läbipaistvus on imetlusväärne, kuid kontoriväliste meilide liigne jagamine muudab teid ebaprofessionaalseks. Hoidke oma isiklik elu privaatne. Suurem osa teie sõnumist peaks hõlmama teie tagasisaatmiskuupäeva ja ajutist kontaktpunkti, mitte teie puhkuse võtmise põhjust.

Veelgi enam, te ei võlgne oma kaaslastele selgitusi. Hoidke oma pausi põhjust saladuses, kui see ei mõjuta äritegevust. Oletame, et teie partnerile tehakse operatsioon. Öelge lihtsalt, et teil on mõned isiklikud asjad, millega tegeleda, selle asemel, et kõigile hädaolukorrast rääkida.

8. Öeldes, et kontrollite oma postkasti aeg-ajalt

Vältige ütlemist, et kontrollite oma sõnumeid. Jätkuva kättesaadavuse pakkumine kaalutluseta kaotab kontorivälise e-kirjade saatmise eesmärgi. Saajad ei pruugi teie puhkust isegi austada. Nad arvavad, et on normaalne teile helistada ja sõnumeid saata, nagu nad seda teevad.

Pidage kinni määratud tagastamiskuupäevast. Muidugi saate kontrollida oma postkasti, vastata kriitilistele sõnumitele ja hallata ülesandeid, kuid te ei saa kunagi garanteerida oma kättesaadavust. Teie töökaaslastel pole teie isiklike asjade üle kontrolli.

9. Samade üldiste kontorist väljas olevate mallide taaskasutamine

Hõivatud töötajad kipuvad oma kontorist väljas olevaid e-kirju taaskasutama. Nad lihtsalt kopeerivad ja redigeerivad oma vanu sõnumeid, säästes neid nullist kirjutamise vaevast. Kuigi mugav, tundub see laisk. Mõnele adressaadile võib isegi tunduda, et saatsite neile sõnumi tagantjärele.

Selle asemel demonstreerige professionaalsust, koostades puhkusele minnes uusi OOO-meile. Kirjutamine ei ole nii aeganõudev, kui võite karta. Võite isegi ammutada inspiratsiooni veebipõhistest mallidest või ChatGPT keeruliste meilide kirjutamisel– ärge lihtsalt kopeerige ja kleepige neid.

10. Ainult kontoriväliste meilide saatmine ühe suhtlusplatvormi kaudu

Seadistage oma tööplatvormidel kontoriväliseid sõnumeid. Kuna kaasaegsed ettevõtted kasutavad maksimaalselt digitaalseid tööriistu, on kontoritöötajatel tänapäeval tavaline žongleerida mitme suhtluskanaliga. Nad kasutavad e-kirjade, kiirsõnumite ja videokõnede jaoks erinevaid rakendusi. Katke kõik need platvormid, et oma puhkusest tõhusalt teavitada; vastasel juhul ei pruugi mõni teie memo aru saada.

Samuti muutke oma kontorist väljasolevaid sõnumeid. Meilid nõuavad ametlikku sõnastamist, kuid kiirsuhtlusrakenduste puhul võite järgida juhuslikku lähenemist. Oletame, et teie kontor kasutab Slacki. Selle asemel, et kleepida sama kontorivälise e-posti aadress, koostage lühike ja rahulik sõnum ja värskendage oma profiili olekuks „Eemal”.

Mitme töörakenduse haldamine on ebaefektiivne. Enamik töötajad raiskavad tunde platvormide vahel vahetades— ühtlustada oma ülesannete haldussüsteemi.

Ärge kunagi saatke teist ebaprofessionaalset kontorivälist meili

Püüdke isikupärastatud kontorivälise e-kirja poole. See peaks vastama küsimustele, mida teie juhendajad, partnerid ja kolleegid võivad küsida. Nii ei mõjuta teie puudumine äritegevust.

Ja proovige kasutada uusi sulgemisridu, et muuta oma kontorist väljas olevad meilid veelgi professionaalsemaks. Öeldes: "Ootan sinult kuulda!" kõlab kaugelt. Teie meilisaajad hindavad isikupärastatud, kuid töökohale sobivat väljumist.