Kuidas valida õige projektihaldustööriist

Kui töötate väikese meeskonnaga millegi olulise või isikliku projekti kallal, on oluline asjadega kursis olla ja oma töövoogu korraldada. Parim viis selleks on investeerida projektijuhtimise tööriista. Spetsiaalse tarkvara kasutamine võib aidata teie töövoogu sujuvamaks muuta ja hoida kõik liikuvad osad korrastatuna.

Kui aga valikuid on nii palju, kuidas valida õige? Esimene samm on teada, milliseid funktsioone ja aspekte otsida. Keskenduge sellele, mis on teie ja teie meeskonna jaoks tõeliselt oluline. Mõelge funktsionaalsusele, paindlikkusele, liidesele, turvalisusele ja toele.

1. Omadused ja funktsionaalsus

Enne projektihaldustööriista otsimist peaksite välja mõtlema funktsioonid, mis aitavad teil asju tõhusalt teha. Enne edasiliikumist esitage endale paar küsimust. Näiteks kas töötate üksi või meeskonnaga? Kui see on viimane, siis milline on teie meeskonna suurus ja ulatus? Milliseid tööriistu vajate ja milleta saate hakkama?

Üldiselt soovite ülesannete, verstapostide, ajakavade ja ajakavade loomiseks valikuid, et kõik oleksid õigel teel. Mida kohandatavamad ja paindlikumad need tööriistad on, seda parem. Mõned tööriistad võimaldavad teil seadistada korduvaid ülesandeid, sõltuvusi ja teatisi, et hoida projekte tõhusalt edasi.

Teatud tööriistad on mitmekülgsemad kui teised. Näiteks võite kasutage ClickUpi isikliku produktiivsuse tööriistana samuti väikestele meeskondadele. Niisiis, esimene samm on oma töövoo vajaduste hindamine ja seejärel kõige sobivama tööriista valimine.

2. Liides, mida te tegelikult kasutate

Paljud projektijuhtimise tööriistad on väga mitmekülgsed ja kohanevad erinevate olukordadega. Näiteks, Notioniga saab palju ära teha, näiteks märkmete tegemine, ülesannete loendite loomine või isegi kohandatud CRM-i loomine. Kuigi see on võib-olla üks parimaid tootlikkuse suurendamise tööriistu, võivad mõned eelistada midagi lihtsamat, millega nad saavad kiiresti rahule jääda.

Kui see nii on, otsige lihtsat ja intuitiivset kujundust, milles on lihtne mõne klõpsuga navigeerida. Funktsioonid peaksid olema hõlpsasti ligipääsetavad ja neid ei tohiks maetud menüükihtide alla. Täpipunktid, nummerdatud loendid ja palju tühikuid muudavad juhiste ja teabe hõlpsaks skannimise.

Rakendusel peaks olema ka armatuurlaud, mis annab kiire ülevaate ülesannetest, ajakavadest ja teatistest, et aidata teil kõigega tõhusalt kursis olla. Pidage meeles, et kasutate seda tööriista peaaegu iga päev, seega leidke midagi, mille kasutamine teile tegelikult meeldiks.

3. Isikupärastamise valikud

Ideaalne tööriist peaks andma teile täieliku kontrolli selle üle, millised funktsioonid ja vaated on teile või teie meeskonnale nähtavad. Mõned teist võivad vajada lihtsat Kanbani tahvlit ja ülesannete loendit, samas kui teised eelistavad diagramme, graafikat ja aja jälgijaid, mis aitavad kõiki neid andmeid visualiseerida. Mõlemal juhul peaksid jaotised olema kohandatavad ja hõlpsasti lubatavad või keelatavad.

Samuti peaksite saama lisada kohandatud välju, vaateid ja filtreid, et jälgida tõeliselt olulist edenemist. Näiteks võite soovida teatud ülesandeid sildistada kliendi nime või prioriteeditasemega. Samamoodi võite soovida kohandatud vaadet, mis kuvab ainult teie meeskonnale määratud kõrge prioriteediga ülesandeid.

4. Koostöö ja suhtlemine

Koostöö on iga hea projektijuhtimise tööriista võti. Soovite midagi, mis võimaldab teil hõlpsasti meeskonnaliikmete ja klientidega koostööd teha, et kõik saaksid edenemist jälgida ja kursis olla. Veenduge, et saate kasutajaid lisada ja määrata nende juurdepääsutase.

Peaksite saama lisada administraatoreid, erinevate õigustega meeskonnaliikmeid ja piiratud juurdepääsuga kliente. Ka ülesannete ja tähtaegade määramine peaks olema lihtne. Kui ülesanne on määratud, tuleks ülesandesaajat kohe teavitada. Peale selle peaksid meeskonnaliikmed saama ülesandeid kommenteerida, värskendusi jagada, küsimusi esitada ja faile hõlpsalt jagada.

5. Paindlikkus

Hea projektihaldustööriist on selline, mis kohandub teie vajadustega, kui teie projekti ulatus, keerukus ja andmed kasvavad. Tööriist peaks suutma hakkama saada andmete ja keerukuse suurenemisega, ilma et see kahjustaks jõudlust või koostööd.

Kui laiendate projekti veelgi, vajate lõpuks kõigi protsesside haldamiseks rohkem tööriistu. Seetõttu on oluline, et tööriist saaks hästi integreerida muu tarkvaraga, nagu failijagamisrakendused, meiliteenused ja äritööriistad.

6. Mobiilijuurdepääsetavus

Kui teie meeskonna teatud liikmed töötavad eemalt ja neil pole alati juurdepääsu spetsiaalsele tööruumile, võib mobiilirakendus aidata neil ühenduses püsida peaaegu kõikjal. Kontrollige, kas tööriistal on spetsiaalne iOS-i või Androidi rakendus ja kas funktsioonid kanduvad üle kogu töölauakogemusest.

Vähemalt peaksid kasutajad saama mobiilirakendust kasutades vastata kommentaaridele, kontrollida määratud ülesandeid ja olla kursis projekti edenemisega. See on tänapäeval vähem probleem nagu mõned parimad projektijuhtimise tööriistad on juba spetsiaalsed mobiilirakendused, mis pakuvad produktiivset kogemust.

7. Turvalisus ja andmete privaatsus

Kuigi paljud inimesed võivad turvalisuse aspektist kahe silma vahele jätta, on see oluline, kui usaldate tööriistale tundlikke projektiga seotud andmeid, dokumente ja teavet. Krüpteerimistööriistad nagu SSL-sertifikaadid on väga olulised. See tähendab, et teie andmed ja dokumendid on volitamata juurdepääsu vältimiseks kodeeritud.

Oluline on ka kahefaktoriline autentimine, mille puhul pole vaja ainult parooli, vaid ka telefoni või autentimisrakendusse saadetud koodi. See muudab häkkeritel teie kontole juurdepääsu palju raskemaks.

Lõpuks vaadake andmete varundamise ja taastamise tööriistu. Võimalik, et tarkvaraserverid võivad alla minna või saada küberrünnakute ohvriks. Regulaarsed automaatsed varukoopiad ja plaan andmete taastamiseks ja töötamiseks on sellistes olukordades üliolulised.

8. Hinnakujundus ja plaanid

Paljud projektihaldustööriistad on tasuta kasutamiseks, kuid enamikul neist on tellimuse taga lukustatud funktsioonid. Võimalik, et saate kasutada teatud tööriista täiesti tasuta, kuid teil on piiratud juurdepääs inimeste arvule, keda saate pardale lisada.

Veenduge, et teie kasutatav tööriist oleks mõistliku hinnaga, nii et see sobib ideaalselt teie projekti eelarvega. Arvestades hinda, kontrollige veebis arvustusi, et näha, kas klienditugi on hea. Soovite hõlpsat juurdepääsu ettevõttele vestelda, helistada või meilisõnumeid saata, kui midagi läheb valesti.

Projektijuhtimise tööriist on väga oluline ettevõtetele või inimestele, kes soovivad ehitada midagi, millel on tulevikus kasvupotentsiaal. Sõltumatute vabakutseliste jaoks ei pruugi see olla nii oluline, kuid see aitab siiski palju töövoogu sujuvamaks muuta ja tagada, et te ei jäta tähtaegu vahele.

Parim osa on see, et paljud neist tööriistadest on midagi enamat kui lihtsalt projektihaldustarkvara. Saate neid kasutada märkmete tegemiseks, teekaartide koostamiseks või isegi töökalendrina. See kõik-ühes funktsioon muudab need suurepäraseks väärtuseks, kui leiate iga funktsiooni jaoks õiged kasutusjuhud.