6 meili tootlikkuse tööriista, mis säästavad tunde

Hoolimata käepäraste funktsioonidega suhtlusvahendite levikust on meilil tänapäeva töökohal endiselt lahutamatu koht. Usaldusväärse vahendina sisesuhtluseks, klientide teavitamiseks ja registreerumisel kasutatav veebi-ID erinevate teenuste puhul on selle maksimeerimiseks ülioluline kasutada parimaid e-posti tootlikkuse tööriistu tehnoloogia.

Miks see oluline on? Suurendades oma meili tootlikkust, saate oma suhtlusprotsessi sujuvamaks muuta, vältida e-kirjade sissevoolu, mis risustavad teie postkasti, ja vabastada rohkem aega muudele ülesannetele keskendumiseks. Allpool käsitleme parimaid tööriistu teie e-posti tootlikkuse suurendamiseks.

1. ChatGPT e-kirjade kirjutamiseks

ChatGPT on tehisintellektil töötav vestlusbot, mis suudab simuleerida inimesega sarnaseid vestlusi ja genereerida vastuseid, mis kõlavad loomulikult. Üks uskumatuid viise, kuidas saate ChatGPT-d oma tööpäeva täiustamiseks kasutada, on kasutada seda kirjutamisassistendina või täpsemalt e-kirjade mustandite koostamiseks.

Kõik, mida pead tegema kasutage tööl keeruliste meilide kirjutamiseks ChatGPT-d on minna OpenAI veebisait ja looge konto, kui teil seda pole. Järgmisena lisage kontekst sellele, mida soovite oma meili kirjutada.

Näiteks teie roll, kellele meil saadetakse ja mida soovite vestlusega saavutada. Järgmisena paluge ChatGPT-l kirjutada teie jaoks meili mustand. Saate seda mustandit kasutada nii, nagu see on, või vajadusel muudatusi teha.

Teise võimalusena võite kasutada Microsofti Bing Chati, sisseehitatud vestlusrobotit, mida toetab OpenAI loomuliku keele süsteem GPT, sama tehnoloogia, mis töötab ChatGPT-l.

Üks Bing Chati kasutamise plusse on see, et see on Microsoft Edge'i brauserisse sisse ehitatud. Kõik, mida pead tegema, on registreeruge AI-toega Bingi otsinguks Edge'is ja kasutage seda Koosta funktsioon külgribal oma meili kirjutamiseks.

2. GrammarlyGO meilide muutmiseks ja koostamiseks

Pärast meili mustandi koostamist peaksite järgmise sammuna redigeerima seda kirjavigade ja muude vigade suhtes. GrammarlyGo on järgmine e-posti tootlikkuse tööriist, mida tasub kaaluda. Niisiis, mis on GrammarlyGO? See on AI generatiivsete võimalustega redigeerimistööriist, mis aitab teil parandada kirjutamise töövoogu ja tootlikkust.

GrammarlyGO abil saate kontrollida kirjavahemärke ja õigekirjavigu, parandada grammatilisi vigu ja parandada oma kirjutamist. Lisaks saate oma meilide koostamiseks või ümberkirjutamiseks kasutada Grammarly generatiivseid AI-võimalusi.

Kõik, mida pead tegema, on registreerida tasuta Grammarly konto, mis annab teile juurdepääsu põhilistele kirjutamis- ja redigeerimissoovitustele ning 100 viipale kuus. Lisaks saate oma brauserisse alla laadida ka Grammarly laienduse, et muuta ja luua sisu otse brauserist ilma, et peaksite lehelt lahkuma.

3. Spike e-posti kasutamise lihtsustamiseks ja täiustamiseks

Kui otsite uuenduslikku lahendust, mis ületab tavapäraste meiliklientide pakutavat, Spike on uuenduslik lahendus, mis võib teie meilikogemust parandada ja tootlikkus.

Alustame peamistest probleemidest, mida paljude meiliklientidega sageli seostatakse, nagu näiteks segane postkast ja piiratud võimalus e-kirju automaatselt sortida.

Spike'i sisseehitatud organiseerimisfunktsiooniga Olulised kirjad, saate oma vähemtähtsaid e-kirju, nagu reklaammeilid ja sotsiaalmeediarakenduste märguanded, hõlpsasti sortida teise postkasti nimega muud samas hoiab see olulisi e-kirju Olulised kirjad.

Järgmiseks võimaldavad Spike'i vestluse sarnased lõimed, mis on sarnased sõnumsiderakendustes nähtavatele, hõlpsasti jälgida vestlusi oma kontaktidega. See vestluspõhine lähenemine lihtsustab ja parandab teie meilikogemust, võimaldades teil kiiresti e-kirjade vahel liikuda.

Lisaks saate Spike'i abil ühendada kõik oma e-posti kontod ühte portaali, et jälgida erinevate kontode e-kirju ilma nende vahel vahetamata. Kuigi selle Super otsing funktsioon muudab otsitava leidmise lihtsamaks.

4. Zapier e-posti töövoogude automatiseerimiseks

Kõige sagedamini kasutatavate tööriistade integreerimine oma tootlikkuse virnasse aitab säästa aega ja parandada tootlikkust, kuna see võimaldab teil sünkroonida andmeid erinevate rakenduste ja platvormide vahel. Arvestades, kui palju aega oma e-posti postkastis veedate, on otstarbekas oma meili ühendada teiste regulaarselt kasutatavate rakenduste ja teenustega.

Saate kasutada töövoo automatiseerimise tööriista (nt Zapier), et ühendada oma e-posti teiste populaarsete tootlikkuse tööriistadega. Näiteks võite kasutada E-post Zapieri integratsiooni kaudu et ühendada oma meilid Slackiga ja saata kõik sissetulevad kirjad kindlale Slacki kanalile. Kas olete Google'i kalendri kasutaja? Zapieri abil saate sissetulevatest meilidest automaatselt luua Google'i kalendri sündmusi.

Zapier võimaldab teil luua ka kohandatud automatiseeritud töövooge, et käsitleda korduvaid ülesandeid, mis on seotud teie meilide ja muude tööriistadega. Need Zapieri integratsioonid võivad teie e-posti tootlikkust märkimisväärselt tõsta.

5. SaneBox postkasti korraldamiseks

Kui teie postkast on segamini, on raske midagi korda saata ja veedate suurema osa ajast meilide sorteerimisel. SaneBox on nutikas meililahendus, mis aitab teil postkasti automaatselt korraldada.

Saate kasutada SaneBoxi oma postkasti puhastamiseks, skannides oma e-kirju, et leida tellitud rakendused, veebisaidid ja uudiskirjad ning valida need, mille soovite prügikasti visata.

Järgmiseks kasutab SaneBox tehisintellekti teie e-posti postkasti sortimiseks, tuvastades kohe tähelepanu vajavad meilid, klassifitseerides samal ajal vähem olulised. @SaneLater kausta. Lisaks saate õpetada SaneBoxi e-kirju korraldama, saates meilid käsitsi konkreetsetesse kaustadesse.

Näiteks saate saata rämpspostiga e-kirju aadressile @SaneBlackHole või looge pereliikmete meilide jaoks eraldi kaust. SaneBox jätab kõik sissetulevad kirjad meelde ja lisab need automaatselt vastavatesse kaustadesse.

6. Todoist et muuta meilid ülesanneteks

Üks parimaid viise oma e-posti produktiivsuse parandamiseks on muuta oma meilid teostatavateks ülesanneteks, mida saate täita. Todoist on tõhus ülesannete loendi rakendus, mis aitab teil oma ülesandeid korraldada ja rohkem ära teha.

Saate installida Todoist Gmaili jaoks või Todoist Outlooki jaoks lisandmoodulid, et muuta meilid kiiresti otse postkastist ülesanneteks. Pärast installimist avage kõik meilid, mille soovite Todoisti ülesandeks muuta, klõpsake nuppu Todoist ikooni, andke projektile nimi, määrake tähtaeg ja prioriteeditase ning klõpsake nuppu LISA ÜLESANNE.

Veetke vähem aega oma e-posti postkastis ja tehke rohkem

Suhtlusvahendina peaks teie e-post andma teile teavet, mida vajate otsuste tegemiseks ja tegutsemiseks. Kui veedate postkastis liiga palju aega, takistab see teie võimet oma tööd tõhusalt lõpule viia.

Seega on aeg võtta kasutusele ennetav lähenemisviis, kasutades ülaltoodud e-posti produktiivsuse tööriistu. See aitab teil oma postkasti korrastada ja vähendada meilide ülekoormust, olla kursis kõige olulisemate meilidega, vastata kiiremini ja vabastada aega olulisematele ülesannetele keskendumiseks.