7 olulist tööriista, mida vajate veebikohtumisteks

Veebikohtumised on muutunud töökohal asendamatuks, olenemata sellest, kas töötate kodus või kontoris. Kuigi need on vaieldamatult mugavad, kuna need ühendavad inimesi kohalikul ja ülemaailmsel tasandil, siis kui sageli on need produktiivsed?

Veebikohtumiste tõhususe ja teie aja väärikuse tagamiseks tuleb ületada mitmeid väljakutseid. Õnneks saab õigete tööriistade kombinatsiooniga luua koostööle sobivama koosolekukeskkonna. Allpool käsitleme mõningaid olulisi tööriistu produktiivsete veebikoosolekute jaoks.

1. Suumi sünkroonsete või reaalajas veebikohtumiste jaoks

Produktiivne veebikohtumine pole võimalik ilma parim videokonverentsitarkvara kaugtööks. Suure hulga virtuaalsete koosolekutööriistadega, mis pakuvad erinevaid funktsioone ja funktsioone, paistab Zoom silma oma intuitiivse liidesega.

See ei tähenda, et Zoomil puuduvad võimsad funktsioonid, kuna see pakub kvaliteetset video- ja heli-, salvestamis- ja ekraanijagamisvõimalust.

See pole veel kõik; saate tausta muutmiseks kasutada ka Zoomi virtuaalse tausta funktsiooni, mis võib olla kasulik, kui teil on segane tööruum. Zoom toetab ka integreerimist teiste populaarsete tootlikkuse tööriistadega, nagu Slack, Google Calendar ja Asana, muutes koostööpõhise virtuaalse keskkonna loomise lihtsamaks.

2. Loom asünkroonsete koosolekute jaoks

Mis juhtub, kui te ei saa kõiki korraga veebikohtumiseks kokku saada? See on üks kõige enam tavalised kaugtöö väljakutsed millega seisavad silmitsi eri ajavööndites töötavad meeskonnad.

Tõhus lahendus sellele probleemile oleks asünkroonsed koosolekud, mis ei nõua, et inimesed oleksid samal ajal võrgus. Lisaks on asünkroonsed veebikoosolekud tavaliselt produktiivsemad, kuna saate pakkuda läbimõeldumat vahetust ja katkematuid arutelusid.

Õnneks on neid mitu asünkroonsed videosuhtlusvahendid mida saate kasutada oma virtuaalseteks koosolekuteks. Üks neist on Loom, mis võimaldab teil salvestada videoid ja jagada neid oma meeskondadega teile sobival ajal. See on ideaalne samm-sammuliste õpetuste loomiseks või meeskonnaliikmetele tagasiside saatmiseks ilma koosolekut planeerimata.

3. Krisp taustamüra kõrvaldamiseks koosolekute ajal

Taustmüra pärsib töökoha tootlikkust mitmel viisil, eriti virtuaalsete koosolekute ajal. Olgu selleks teie koera haukumine, nuttev beebi, akna taga ehitamine või taustal vestlevad kolleegid – müra võib virtuaalsetel koosolekutel segada.

Krisp on hämmastav mürasummutav tehisintellektil töötav tööriist, mis võib teie veebikoosolekute tootlikkust tõsta, kõrvaldades soovimatu taustmüra. Krispi abil saate tagada, et teie hääl oleks selge, minimeerides segajaid ja luues produktiivsema töökeskkonna.

Lisaks ühildub Krisp mõnede populaarsemate võrgusuhtlustööriistadega, sealhulgas Microsoft Teams, Zoom, Skype ja palju muud.

4. Camo kasutada oma nutitelefoni veebikaamerana

Olles lahendanud auditoorse väljakutse taustamüra näol, pöörame virtuaalsetel kohtumistel oma tähelepanu tavalisele visuaalsele probleemile. Enamik inimesi kasutab videokonverentsideks väiksemate sisseehitatud veebikaameratega arvuteid. Camo on ideaalne tööriist, kui soovite oma videokõne kvaliteeti parandada ja veebikohtumiste ajal professionaalsem välja näha.

Kui olete tuttav Apple'i järjepidevuskaameraga, mis võimaldab Maci omanikel oma iPhone'i veebikaamerana kasutada, teeb Camo sama ka macOS-i, Windowsi, iOS-i ja Androidi kasutajate jaoks. Kõik, mida pead tegema, on alla laadida Camo oma nutitelefoni ja arvutisse ning siduda mõlemad seadmed USB-kaabli abil või juhtmevaba ühenduse kaudu QR-koodi skannides.

Kui olete seadme sidunud, saate sätteid oma eelistuste alusel kohandada ja hakata seda oma veebikoosolekutel kasutama populaarsete videokonverentsirakendustega, nagu Zoom.

5. Calendly koosolekute ajakavasse seadmiseks

Niisiis, kuidas meelitate sageli kolleege või kliente teie veebikoosolekutega liituma? Vean kihla, et kulutate palju aega e-kirjade saatmisele või helistamisele, et leida kõigile sobivaim aeg. Calendly on tõhus veebipõhine koosolekute ajastamise tööriist, mis aitab teil ajastamisprotsessi automatiseerida, et saaksite keskenduda tulemuslikule suhtlusele oma klientide või kolleegidega.

Koosolekute ja ülesannete planeerimine Calendly abil on lihtne. Kõik, mida pead tegema, on luua sündmuse tüüp, alates üks-ühele kuni rühmakoosolekuteni. Valige sündmuse nimi, asukoht, kirjeldus, kestus ja kuupäev.

Pärast kõigi vajalike üksikasjade sisestamist saate linki kutsututega meili teel jagada, et nad saaksid valida teie saadavuse põhjal parima aja. Siin on mõned Calendly näpunäited, mis aitavad teil ajakava paremini koostada.

6. Otter.ai oma koosolekute salvestamiseks

Üks parimaid viise veebikohtumiste produktiivsuse tagamiseks on salvestada kõik seansi ajal arutatud põhipunktid. Siiski võib aktiivse seansi ajal käsitsi märkmete tegemine olla keeruline, eriti pika koosoleku ajal või kiireid kõlareid kuulates. Seal võib Otter.ai olla kasulik.

Otter on AI-toega koosolekuabiline, mis salvestab heli ja transkribeerib kõne reaalajas tekstiks. Saate kasutada Otterit, et salvestada võrgukoosolekuid teie äraolekul, luua kokkuvõtteid, jäädvustada slaide märkmetesse ja leida olulist teavet märksõnade otsimise teel.

Otteri abil saate keskenduda oma virtuaalsete koosolekute kaasahaaravamaks ja produktiivsemaks muutmisele, samal ajal kui see pakub teile tehisintellektiga loodud märkmeid ja transkriptsioone.

7. Trello et muuta koosolekute märkmed teostatavateks ülesanneteks

Kohtumised on platvormiks, kus inimesed saavad mõtteid vahetada ning strateegiaid ja lahendusi arutada. Aga mis saab pärast koosoleku lõppu? Kuidas tagada, et kõik koosolekul arutatud plaanid ja strateegiad muudetaks teostatavateks ülesanneteks? Sa saad kasutage oma projektide korraldamiseks Trellot.

Trello on Kanbani stiilis projektihaldustööriist, mis aitab teil korraldada oma isiklikke ja ametialaseid ülesandeid. See on ideaalne tööriist meeskondadele, kes soovivad luua projektidest visuaalset ülevaadet Lauad iga projekti jaoks ja Kaardid konkreetsete projektiülesannete jaoks.

Seejärel saate määrata tähtaegu, määrata meeskonnaliikmetele ülesandeid ja manustada ülesandega seotud faile. See muudab teie koosoleku märkmed hõlpsalt teostatavateks ülesanneteks.

Ilma õigete tööriistadeta võivad teie veebikoosolekud kiiresti muutuda kalendrisegaduseks ja aega raiskavateks sündmusteks. Siiski saate neid tööriistu kasutada muu hulgas korduvate ülesannete automatiseerimiseks, vestluste salvestamiseks ja kokkuvõtete tegemiseks ning koosolekute märkmete muutmiseks kasutatavateks ülesanneteks. Kõik see aitab teil oma virtuaalse meeskonna koosolekutest maksimumi võtta ning tagada, et need on kaasahaaravad ja produktiivsed.