7 olulist Exceli funktsiooni väikeettevõtete omanikele

Excel on võimas tööriist oma rahaasjade haldamiseks väikeettevõtte omanikuna. Selle andmetöötlustööriistade arsenal võib säästa teie aega ja vaeva oma kulude, tulude ja muude finantsandmete jälgimisel.

Funktsioonid on Exceli selgroog ja selle supervõimete allikas. Kui olete Exceli uuskasutaja, on siin mõned olulised funktsioonid, mida peaksite õppima, kuidas oma rahaasju tõhusalt hallata.

1. SUMMA

SUM on võib-olla Excelis kõige sagedamini kasutatav funktsioon ja veelgi kasulikum rahanduses. See võimaldab teil liita lahtrivahemiku ja saada kogusumma.

=SUM(values)

Saate sisestada väärtused otse funktsioonile SUM või viidata neile lahtrite ja vahemikena.

Näiteks saate funktsiooni SUM kasutada, et liita iga kauba müügi kogusumma konkreetsel perioodil.

=SUM(D2:D8)

Selles näites D2:D8 on lahtrivahemik, mis sisaldab müügiväärtust, mida soovite lisada. Funktsioon SUM võtab kõik selle vahemiku väärtused ja arvutab kõigi kaupade kogumüügi.

2. KESKMINE

Funktsioon AVERAGE on veel üks kasulik funktsioon numbritega tegelemisel. AVERAGE arvutab lahtrite vahemiku keskmise väärtuse.

=AVERAGE(range)

Näiteks saate erinevate kaupade keskmise hinna arvutamiseks kasutada funktsiooni AVERAGE.

=AVERAGE(B2:B8)

Selles valemis B2:B8 on lahtrite vahemik, mis sisaldab kaupade hindu, mille keskmise soovite arvutada. Funktsioon AVERAGE arvutab kõigi selles vahemikus olevate numbrite keskmise väärtuse ja väljastab kauba keskmise hinna.

3. COUNT

Funktsioon COUNT loeb arvväärtust sisaldavate lahtrite arvu.

=COUNT(range)

Seda funktsiooni saate kasutada müüdud kaupade arvu saamiseks. Kui kauba müügiloenduse väli on tühi või see ei ole numbriline, siis COUNT seda ei arvesta.

=COUNT(C2:C8)

Selles näites vaatab COUNT läbi müüki C2:C8 ja tagastab müügiga kaupade arvu. Tootel A ja tootel D ei ole müüki, seega COUNT jätab need välja.

Null on samuti arv ja COUNT lisab selle oma väljundisse. Selle tulemusel toimib see seadistus ainult siis, kui te ei sisesta müügita kaupade puhul nulli ja jätate need tühjaks. Sa saad kasutage kohandatud tingimuste määramiseks COUNTIF ja COUNTIFS rakkude jaoks, mida soovite loendada.

4. COUNTIF

COUNTIF on COUNT täiustatud versioon. Kui COUNT loeb ainult arvväärtustega lahtreid, siis COUNTIF loendab konkreetsele tingimusele vastavad rakud.

=COUNTIF(range, criteria)

Selles süntaksis ulatus on vahemik, kust soovite, et COUNTIF otsiks väärtusi, mis vastavad väärtusele kriteeriumid.

Saate kasutada COUNTIF-i, et loendada kaupade arvu, mida müüdi rohkem kui kindel summa.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

Selles näites vaatab COUNTIF läbi müüki D2:D8 ja tagastab 600 dollariga või rohkem müüdud kaupade arvu.

5. KUI

Funktsioon IF testib tingimust ja tagastab testi tulemusel põhineva väärtuse. Saate määrata mõlema testitulemuse jaoks kohandatud väljundid.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

Süntaksis loogiline_avaldis on tingimus, mida soovite testida. IF tuleb tagasi väljund_kui_tõene või väljund_kui_vale, olenevalt testi tulemustest. Sa saad pesastavad mitu IF-funktsiooni üksteise sisse erinevate tingimuste täpsustamiseks.

Näiteks saate kasutada funktsiooni IF, et kontrollida, kas konkreetne toode saavutab oma müügieesmärgi, ja tagastada tulemuse põhjal sõnumi.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

Selles valemis D2 on lahter kauba kogumüügiga ja E2 on selle kauba müügisihtmärgiga lahter. Kui D2 väärtus on suurem või võrdne E2-ga, tagastab funktsioon IF Sihtmärk täidetud. Kui D2 väärtus on väiksem kui E2, tagastab funktsioon IF Sihtmärk ebaõnnestus.

Saate lohistada automaattäite käepidet üle ülejäänud lahtrite, et need täita. Edasiseks rõhutamiseks võite kasutada tingimuslik vormindamine Excelis IF-tulemuste kuvamiseks erinevates stiilides.

6. VLOOKUP

The VLOOKUP funktsioon suudab leida tabelist väärtuse ja tagastada vastava väärtuse samas reas.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Süntaksis otsingu_väärtus on see, mida sa tahad vaadata, tabeli_massiiv on koht, kuhu soovite vaadata, ja veergu_indeksi_arv on tagastatavat väärtust sisaldava tabeli_massiivi veeru number. vahemiku_otsing on valikuline argument, mis võimaldab teil otsustada, kas otsida ligikaudseid tulemusi. Sisestamine TÕSI võimaldab ligikaudseid vasteid ja sisestamist VALE lubab ainult täpseid vasteid.

Näiteks kui teil on tabel, mis sisaldab toodete nimesid ja hindu ning soovite kuvada konkreetse toote hinda mujal, saate kasutada funktsiooni VLOOKUP.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

Selles näites toode A lahtris A2 on väärtus, mida soovite võrdlustabelist leida, L2:N8 on lahtrivahemik, mis sisaldab tabelit, 2 on veeru number, mis sisaldab toodete hindu ja VALE käsib VLOOKUP-il tagastada täpse vaste.

7. KONCATENERI

Funktsioon CONCATENATE liidab mitu väärtust või lahtrit kokku ja kuvab need ühes lahtris.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

CONCATENATE süntaks on lihtne. Kutsute funktsiooni ja sisestate komaga eraldatud väärtused, mida soovite ühendada.

Seda funktsiooni saate kasutada mitme lahtri andmete kombineerimiseks ja kokkuvõtmiseks. Oletame näiteks, et teil on oma ettevõtte finantsandmetega arvutustabel. Saate luua iga kauba kohta kokkuvõtte, sealhulgas selle sildi, sihtmüügi ja tegeliku müügi.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Ärge muretsege selle valemi pikkuse pärast. Kõik argumendid on sama tüüpi ja esindavad terve lause osi. Selles valemis haarab CONCATENATE üksuse nime A2, kategooria alates F2, müüdud ühikute arv alates C2ja kogumüük alates D2. Tekstistringid ühendavad väärtused kokku, moodustades lause.

Selliste pikkade valemitega töötades on oluline pöörata tähelepanu komadele ja jutumärkidele. Asetage tekstistringid jutumärkidesse ja kontrollige veel kord, et sulgeksite kõik jutumärgid ja pange argumentide vahele koma. Saate lisada väärtuse ette või järele tekstistringile tühikuid või sümboleid, näiteks dollarimärki.

Kasvatage oma ettevõtet Exceli abil

Finantsandmete haldamine ja manipuleerimine on iga ettevõtte jaoks hädavajalik; sinu oma pole erand. Excel on selleks otstarbeks jõuallikas. Kui tunnete korralikult Exceli funktsioone ja võimalusi, saate muuta Exceli hirmutavast vastasest sõbralikuks ärikaaslaseks.

Siin kirjeldatud oluliste Exceli funktsioonide valdamine aitab teil oma väikeettevõtte rahaasju tõhusalt hallata. Exceli järjepidev praktika võib aidata teil saada selle programmi kasutamise eksperdiks ja kasvatada oma ettevõtet üle selle praeguste piiride.