Kas soovite oma projektidega rohkem ära teha? Siit saate teada, kuidas kasutada Airtable'i tõhusaks projektijuhtimiseks.
Kas teil on projektijuhtimiseks õige tööriist? Suurte projektide juhtimine nõuab palju pingutust, et teave oleks alati ajakohane ja kõik oleksid ühel lainel. Kui soovite oma projekti tõhusalt hallata ja jälgida, on Airtable suurepärane platvorm, mida kaaluda.
Airtable on äärmiselt funktsioonirikas ja kasutajasõbralik platvorm, mis ühendab projektijuhtimise tööriistade keerukuse arvutustabelite lihtsusega. Siit saate teada, kuidas saate Airtable'i tõhusaks projektijuhtimiseks kasutada.
1. samm: oma baasi seadistamine
Airtable'is saate eraldi tööruumid erinevate projektide jaoks ja igas tööruumis mitu andmebaasi. Airtable'i andmebaase nimetatakse baasideks. Tööruumis olevad alused võivad olla ka omavahel seotud, et lihtsustada teie andmeid igas baasis.
Airtable baasi seadistamiseks tehke järgmist.
- Ükskord sa logige sisse oma Airtable kontole, saate alustada oma vaiketööruumist või luua uue tööruumi, mida saab oma töökaaslastega jagada. Uue tööruumi loomiseks klõpsake lihtsalt nuppu Looge tööruum ja nimetage oma tööruum.
- Minge soovitud tööalale ja klõpsake nuppu Loo alus oma uue andmebaasi seadistamiseks.
- Selle ümbernimetamiseks klõpsake aluse pealkirjal (vaikimisi "Untitled Base"). Siin saate kohandada ka lehe välimust.
- Nüüd saate olemasolevaid andmeid tabelisse importida, kasutada Airtable malli või luua tabeli nullist.
- Vaikimisi lisab Airtable juba mõned väljad, et saaksite alustada. Nende väljade muutmiseks topeltklõpsake välja nimel. See võimaldab teil muuta välja nime ja välja tüüpi.
- Rohkemate väljade lisamiseks klõpsake nuppu + tabeli päises. Valige soovitud välja tüüp, sisestage välja nimi, seadistage konfiguratsioon ja klõpsake nuppu Loo väli.
- Kui olete kõik vajalikud väljad lisanud, on teie andmebaas valmis! Samuti saate veerge pukseerida vastavalt sellele, kuidas soovite neid paigutada.
Kui kasutate Airtable'i esimest korda, annab tööriist teile suurepärase ülevaate oma esimese baasi seadistamiseks.
2. samm: vaadete loomine ja kohandamine
Airtable on andmete vaatamise lihtsuses tõeliselt muutnud. Vaatekonfiguratsioonid, nagu ruudustik, kalender, galerii, vorm, Kanban jne, pakuvad ainulaadseid vahendeid andmetega suhtlemiseks. Airtable võimaldab luua kuni 1000 vaadet tabeli kohta.
Airtable-vaate seadistamiseks tehke järgmist.
- Vaikimisi loob Airtable teie tabeli jaoks ruudustikuvaate. Samuti saate luua täiendavaid ruudustikuvaateid või muid vaateid erinevate konfiguratsioonidega.
- all Loo... menüüst, klõpsake uue vaate loomiseks soovitud vaate tüübil.
- Äsja loodud vaates saate kohandada väljasid, mida soovite vaadata, filtreerida kirjeid teatud kriteeriumide alusel ja sorteerida kirjeid vastavalt oma vajadustele.
3. samm: kaasautorite lisamine ja haldamine
Airtable'is saate lisada meeskonnaliikmeid/kaastöölisi nii kogu oma tööruumile kui ka üksikutele baasidele. See aitab tagada, et kõik projekti kallal töötavad inimesed on ühel lehel, kus on selge ülevaade jagatud teabest, ülesannetest, ajakavadest jne.
Kaastöötajate lisamiseks oma Airtable'i tööruumi tehke järgmist.
- Minge oma Airtable'i kodulehele ja valige tööruum.
- Kliki Jaga ja lisage oma kaastöötajad meili teel.
- Teie kaastöötajad saavad meili kutse teie tööruumiga liitumiseks. Kui nad kutse vastu võtavad, pääsevad nad juurde kõigile jagatud tööruumi baasidele.
Kaastöötajate lisamiseks oma Airtable'i baasi tehke järgmist.
- Minge oma Airtable baasi.
- Kliki Jaga ja lisage oma kaastöötajad meili teel.
- Teie kaastöötajad saavad meili kutse teie baasiga liitumiseks. Kui nad kutse vastu võtavad, pääsevad nad juurde ainult jagatud baasis olevatele andmetele.
Kui teie kaastöötajad on liitunud, võite klõpsata Jaga uuesti, et vaadata kaastöötajate loendit ja muuta juurdepääsuõigusi.
Baasis saate kasutada väljatüüpi "Kasutaja", et lisada kaastöötajad üksikutesse kirjetesse. Sellel on ka teavitusfunktsioon, mis teavitab kaastöötajat e-kirjaga iga kord, kui ta on kirjesse määratud.
Muud Airtable'i kasulikud omadused
Ülalmainitud sammudest peaks piisama, et saaksite Airtable'i abil projektihalduse ja koostööga alustada. Kui soovite oma Airtable mängu täiustada, saate vaadata ka järgmisi funktsioone, mis kindlasti täiustavad teie projektihalduskogemust.
1. Liidesed
Airtable'i liidesekujundaja abil saate luua endale ja oma meeskonnaliikmetele kohandatud kogemuse. Tööriist võimaldab kirjete visualiseerimist ja redigeerimist kohandatud viisil paindlikult, ilma et see kahjustaks põhivaadete terviklikkust.
Saate seda kasutada loomiseks ainulaadsed projekti juhtpaneelid mis näitavad teile täpselt seda, mida soovite näha, nii, nagu soovite seda näha.
2. Automatiseerimised
Airtable Automations aitab automatiseerida korduvaid toiminguid, nagu meilide saatmine, kirjete värskendamine jne. Selle funktsiooni abil saate teatud toimingute automaatseks täitmiseks oma baasi integreerida ka väliste rakendustega, nagu Outlook ja Google'i arvutustabelid.
Airtable'il on ka funktsioon lingitud aluste loomiseks, st alusteks, mis töötavad koos, sidudes tabelites sarnaseid välju. See aitab tagada, et teie andmeid värskendatakse alati tabelite lõikes, suurendades seeläbi selgust ja läbipaistvust.
4. Kirjutuskaitstud jagamine
Airtable'i kirjutuskaitstud jagamisvõimalus võimaldab teil valitud vaadete andmeid jagada väliste kasutajatega. Neid kasutajaid ei pea teie baasi kaasautoriteks lisama ja nad näevad kirjeid ainult selle alusel, kuidas olete ühisvaate konfigureerinud.
5. Valemi funktsioon
Sarnaselt arvutustabelitarkvaraga, nagu Microsoft Excel ja Google Sheets, on Airtableil ka võimalus arvutatud andmeid genereerida. Saate luua välja tüübiga "Valem" ja seadistage soovitud valem ja vormindusreeglid, et teha kõike alates lihtsast aritmeetikast kuni keeruka andmeanalüüsini.
Tõstke oma projektijuhtimise taset Airtable'iga
Kiire tempoga keskkondades on ülioluline, et teie projekt oleks igal hetkel selge. Seetõttu vajate kõigi asjaosaliste jaoks asja lihtsustamiseks õiget tööriista ja Airtable sobib kindlasti sellega.
Airtable'i kasutajasõbralik ja värvikas liides muudab projekti andmebaasi seadistamise lihtsaks mõne minutiga. Sellised platvormid nagu Airtable on produktiivse, koostöövõimelise ja tõhusa tööruumi jaoks hädavajalikud.
