Kuidas Wordi dokumendiga reaalajas koostööd teha

Wordi dokumendi kallal töötamine teiste inimestega võib olla tõeline väljakutse. Isegi kogenud Microsoft 365 kasutajatel võib jagatud dokumentide redigeerimine ja ülevaatamine olla keeruline.

Siiski saate Wordi dokumendiga hõlpsalt reaalajas koostööd teha, jälgides samal ajal muudatusi ning kinnitades või tagasi lükates. Vaatleme vajalikke tööriistu ja seda, kuidas saate neid kõige tõhusamaks koostööks kasutada.

Mida on vaja Wordi dokumendi kallal koostööd tegema?

Kui soovite Wordi dokumendi kallal reaalajas koostööd teha, peate selle oma OneDrive'i kontole salvestama. Selleks avage dokument, minge aadressile Fail > Salvesta nimega, ja salvestage see OneDrive'i.

Lisaks soovitame kasutada Microsoft 365 uuemat versiooni ja omada aktiivset tellimust. Vastavalt Microsoft, saate dokumenti samaaegselt teiste inimestega redigeerida, kuid teil pole reaalajas koostööfunktsiooni.

Teiste inimeste muudatuste nägemiseks peate dokumenti perioodiliselt värskendama. Kui teie tellimus on aegunud, on selleks mitu võimalust saate uuelt Microsoft 365 tellimuselt allahindlust.

Kuidas Wordi dokumenti jagada

Nüüd, kui teate, mida vajate sama Wordi dokumendi kallal teiste inimestega töötamiseks, vaatame, kuidas saate seda jagada. Esimene võimalus on jagada seda Wordis. Ava Fail menüü ja valige Jaga.

Märkate, et on kaks erinevat valikut.

• Jaga e-postiga. Peate sisestama nende inimeste e-posti aadressid, kellega soovite dokumenti jagada.
• Jaga lingiga. Nii pääsevad dokumendile juurde kõik, kellel on link. Kui peate dokumenti paljude inimestega jagama, võib see valik olla tõhusam. Kui aga töötate millegi konfidentsiaalse kallal, võib olla parem iga kaastööline käsitsi lisada.

Pole tähtis, millist meetodit kasutate, võtke aega ja määrake õiged load. Klõpsake nuppu Muuda ikooni ja valige, kas inimesed, kellega dokumenti jagate, saavad seda ainult vaadata või muuta.

Seejärel klõpsake nuppu Jagamisseaded valik. Seal saate määrata dokumendile aegumiskuupäeva ja isegi parooli, et teave oleks turvaline. Kui olete oma jagamisseadetega rahul, klõpsake nuppu Rakenda.

Teise võimalusena saate jagada Wordi dokumenti OneDrive'i kaudu, paremklõpsates failil ja valides OneDrive > Jaga. Seejärel peate määrama jagamisseaded, nagu ülal näidatud.

Kuidas Microsoft Wordis muudatusi jälgida ja üle vaadata

Olenevalt määratud loast saavad inimesed, kellega olete dokumenti jaganud, dokumenti redigeerida. Kõigi tehtud muudatustel silma peal hoidmiseks peaksite sisse lülitama Jälgi muudatusi tunnusjoon.

Selleks avage Ülevaade vahekaart ja minge lehele Jälgimine menüü. Seal avage Jälgi muudatusi menüü ja valige Igaühele. Kui funktsioon on lubatud, joonib Word lisatud teksti alla, eemaldatud tekst aga märgitakse läbikriipsutusega.

Nüüd, kui soovite takistada kellelgi teisel seda funktsiooni kogemata välja lülitamast, klõpsake nuppu Luku jälgimine valikut ja seadistage parool. Nii saate veenduda, et ükski dokumendis tehtud muudatus ei jää ilma.

Valige Kuidas Microsoft Wordi ekraan muutub

Tõhususe suurendamiseks võimaldab Word teil valida, kuidas see peaks dokumendis tehtud muudatusi kuvama. Aastal Ülevaade avage rippmenüü kõrval Kuva ülevaatamiseks ikooni. Seal valige üks järgmistest valikutest.

• Originaal. Näitab originaaldokumenti. Siiski ei eemalda see teiste tehtud kommentaare ega muudatusi.
• Märgistus puudub. Eemaldab märgistuse ja kuvab dokumendi muudatustega, mille olete juba heaks kiitnud.
• Kogu märgistus. Kuvab kõik muudatused, kasutades iga kaasautori jaoks erinevat värvi.
• Lihtne märgistus. Märgib muutusi punase joonega.

Kuidas Microsoft Wordi muudatusi vastu võtta või tagasi lükata

Muudatuste vastuvõtmiseks või tagasilükkamiseks paremklõpsake jälgitud muudatusel ja valige üks neist Nõustu sisestamisega või Sisestamisest keeldumine, olenevalt sellest, kas keegi on teksti lisanud või kustutanud. Kui keegi teine ​​on osa dokumendist kustutanud, näete Nõustu kustutamisega ja Keeldu kustutamisest valikuid.

Kuigi protsess on lihtne, võite mõned muudatused vahele jätta, kui sama dokumendi kallal töötab palju kaastöötajaid. Kui soovite veenduda, et teil pole millestki ilma jäänud, kasutage Muudatused dokumendi käsitsi läbimise asemel. Seal kasutage Eelmine ja Edasi muudatuste vahel liikumiseks.

Jälgitavate muudatuste haldamiseks on rohkem võimalusi. Näiteks võite klõpsata Nõustu > Nõustu ja liikuge järgmise juurde. Kui olete oma töökaaslastega muudatusi juba arutanud, saate kasutada Nõustuge kõigi muudatustega valik.

Samamoodi saate muudatustest keelduda, klõpsates nuppu Keeldu nupp või Keeldu > Keeldu ja liikuge järgmise juurde. Kõigi muudatuste kustutamiseks minge vahekaardile Ülevaatus, klõpsake alloleval noolel Keelduja valige Keeldu kõikidest muudatustest. See võib olla tõesti kasulik, kui keegi importis Wordis suure hulga andmeid ilma teiega eelnevalt konsulteerimata.

Kasutage Microsoft Wordi muudatuste jälgimiseks läbivaatamispaani

Teine tõhus viis muudatuste jälgimiseks on kasutada läbivaatamispaani. See tööriist näitab teile dokumendis nähtavate jälgitud muudatuste ja kommentaaride arvu.

Sellele juurdepääsuks minge aadressile Ülevaatus > Jälgimine ja klõpsake nuppu Ülevaatepaan. Seejärel valige üks Vertikaalse paneeli ülevaatamine või Paani horisontaalne ülevaatamine valikuid.

Kuidas jälgida Microsoft Wordis konkreetsete inimeste tehtud muudatusi

Võib-olla oleks tõhusam muudatusi autori järgi sorteerida. Selleks Microsoft Wordis minge aadressile Ülevaatus > Jälgimine ja pikendada Kuva märgistus menüü. Seal vali Konkreetsed inimesed ja tühjendage kõik ruudud, välja arvatud need, mis vastavad nendele autoritele, kelle muudatusi soovite üle vaadata.

Kuidas peatada dokumendi jagamine või muuta õigusi Microsoft Wordis

Kui soovite lõpetada dokumendi jagamise konkreetsete kaastöötajatega, avage dokument ja minge lehele Jaga menüü. Seal vali Juurdepääsu haldamine.

Ühele kaasautorile juurdepääsu eemaldamiseks valige tema kasutajanimi. Seejärel klõpsake nuppu Otsene juurdepääs ja avage rippmenüü. Valige Eemalda juurdepääs ja kinnitage toiming. Teise võimalusena kasutage sama menüüd, et muuta seda, kuidas nad pääsevad juurde jagatud dokumendile.

Tehke Microsoft Wordis hõlpsat koostööd

Microsoft Wordi koostöötööriistade kasutamine võib säästa palju aega, kuna te ei pea oma meeskonnaliikmetele dokumendis tehtud muudatustest meili saatma. Lisaks koostöövõimele on Microsoft Wordil palju funktsioone ja tööriistu, nii et te ei vaja projektide lõpetamiseks teist tekstitöötlusprogrammi. Näiteks saate liikvel olles tabeleid graafikuteks teisendada või keeli tõlkida.