9 ebaprofessionaalset viga töökoha videokõnede hostimisel

Paljud spetsialistid alahindavad endiselt virtuaalseid kohtumisi. Nad teevad vähe ettevalmistusi, kuna need kõned toimuvad videokonverentsiplatvormide kaudu, lisaks võivad nad kaamera ja mikrofoni välja lülitada.

Kuigi virtuaalsed kohtumised on mugavamad kui isiklikud koosviibimised, pole need vähem tähtsad. Halb ettevalmistus võib põhjustada viivitusi, takistada koostööd või segada sõnumeid. Professionaalsete ja tõhusate virtuaalsete koosolekute tagamiseks järgige neid nõuandeid tööalaste videokõnede korraldamisel ja osalemisel.

1. Vaade turvameetmetele

Privaatsusmeetmete eiramine enne tööga seotud videokõnede alustamist on ebaprofessionaalne ja ohtlik. Seate oma koosolekud sissetungimisrünnakute ohtu, kui kolmandad osapooled kaaperdavad juhuslikud videokonverentsikõned, nt suumi pommitamine. Pange tähele, et sissetungijate motiivid on erinevad. Mõned on lihtsalt Interneti-trollid, kes soovivad inimesi häirida, kuid teised on osavad küberkurjategijad, kes sooritavad andmete vargusi.

Parim viis on koosolekute kaitsmine järgmiselt:

• Paroolide seadistamine: Määrake iga koosoleku jaoks kordumatu parool – saatke see kindlasti osalejatele privaatselt.
• Ooteruumide lubamine: Nad võimaldavad teil osalejaid enne liitumist sõeluda ja kinnitada.
• Piiratud osalejad: Piiratud osalejatega virtuaalseid koosolekuid on lihtsam hallata.

Tasub lugeda, kuidas seda teha säilitage oma privaatsus videokonverentsiplatvormide kasutamisel.

2. Mikrofoni jätmine koosolekute ajaks sisse lülitamata

Ärge jätke mikrofoni videokoosolekute ajaks sisselülitatuks. See kogub lähedalasuvate inimeste, teie lemmikloomade ja töötavate seadmete juhuslikke helisid, mis võivad osalejate tähelepanu häirida. Halvematel juhtudel võib teie otsast kostev heli teiste hääled summutada.

Heli ja hääle selguse tagamiseks kasutage vaigistusfunktsiooni mõistlikult. Lülitage rääkimise ajal mikrofon sisse, kuulamise ajal vaigistage ja klõpsake ekraanil kuvatavatel emotikonidel, kui peate kõlarid katkestama.

Tõsi, mikrofoni sisse- ja väljalülitamine võib pikkade koosolekute ajal tüütuks muutuda. Kuid see on lihtne, kuid tõhus viis näidata vestluste ajal austust teiste panuse ja tähelepanelikkuse vastu.

3. Halbade videokõnede taustade seadistamine

Töötajad peaksid leidma virtuaalsete koosolekute jaoks korraliku ja professionaalse tausta – see parandab muljet, mille te teistele jätate. Nad näevad sind organiseeritud inimesena, kes on alati asjadega kursis. Alternatiivina võib segane ja räpane keskkond tunduda inimesena, kes vaevu veebikohtumistel või koostöös osaleb.

Muidugi ei tähenda see, et peaksite oma kodukontorisse raamatukogu riiuleid ehitama. Lihtne, puhas ja minimaalsete takistustega sein näeb välja lihtne ja minimalistlik, lisaks ei sisalda see segavaid elemente.

Kuid kui töötate piiratud ruumiga, muutke oma tausta. Oletame, et kasutate sageli suumi. Vahetult enne Zoomi kõne algust saate sirvida Zoomi virtuaalseid taustadekoratsioone või hägustada oma ümbrust. Võib-olla soovite ka õppida kuidas kujundada oma Zoomi tausta.

4. Privaatvestluse funktsioonide kasutamine isiklikeks vestlusteks

Vältige privaatvestluse funktsiooni kasutamist videokonverentsirakendustes isiklikeks vestlusteks, eriti kui jagate tööga mitteseotud asju. On võimalus, et teie juhendajad näevad neid sõnumeid. Kuigi võõrustajad ei näe privaatvestlusi reaalajas, näitavad mõned rakendused neid kõnejärgsete koosolekute kirjetes. Võib kindlalt eeldada, et tööandjatel on täielik kontroll ettevõtte kontode üle.

Kuid isegi kui teie juhid privaatseid vestlusi käsitsi üle ei vaata, on töökõnede ajal halvustavate kommentaaride tegemine kohatu. Kui keegi teie sõnumeid näeb, võite saada karistuse. Keskenduge lugupidava ja produktiivse õhkkonna säilitamisele – hoidke oma nalja sobivate kanalite jaoks.

5. Veebikoosolekutel osalemine sobimatutes seadetes

Kuigi kaug- ja hübriidtöömudelid pakuvad paindlikkust, peaksite siiski virtuaalsetel koosolekutel osalema sobivates seadetes. Lõpetage töökõnedes osalemine sõidu, reisimise või söömise ajal. Kui teie tähelepanu jaguneb, juhite lihtsalt teiste tähelepanu kõrvale, kui avaldate juhuslikke ja mõttetuid vastuseid.

Parim viis on oma olukorrast teada anda. Planeerige koosolekud järgmisele ajahetkele või loobuge osalemisest täielikult – mõlemad on sobivamad kui nendega liitumine, et teeselda, et olete kohal. Kui teil pole kodus kõnede tegemiseks sobivat seadet, võiksite kaaluda ka ühistööruumiga liitumist. Kui teete, siis veenduge, et Enne töökoha valimist kaaluge erinevaid tegureid.

Enne puhkusele minekut kirjutage professionaalne kohandatud OOO e-kiri. Veenduge, et teie töökaaslased teaksid, kellega kiireloomuliste taotluste ja sõnumite korral ühendust võtta, vastasel juhul katkestavad nad teie vaheaja.

6. Veebikoosolekutega liitumine hilja

Täpsus on oluline nii isiklike kui ka virtuaalsete kohtumiste puhul. Kõnedele liiga hilja helistamine ja viivitusi tekitamine on ebamõistlik. Raiskate kõigi aega teid oodates.

Samuti kuvab enamik videokonverentsirakendusi kasutajate ruumi sisenemisel või sealt lahkumisel hoiatusi, mis võivad teistele häirida. Võtke näiteks Zoom. See tekitab valju mulliheli alati, kui keegi kõnega liitub – te ei saa lihtsalt märkamatult koosolekutele hiilida. Võite isegi peaesineja mõttekäigu katkestada.

Nende viivituste vältimiseks ajastage kalendrirakendustes meeldetuletused. Seadistage äratused helisema viis minutit enne kohtumisi, seejärel sünkroonige need kõigis oma töö- ja isiklikes seadmetes.

7. Teie seadet ei õnnestu ekraani jagamiseks ette valmistada

Kui kasutate töökõne jaoks ekraani jagamise funktsiooni, valmistage oma seade/seadmed eelnevalt ette. Ideaalis peaksite tühjendama kõik navigeeritavad kaustad. Sujuvate esitluste jaoks peitke konfidentsiaalsed failid, isiklikud failid ja sobimatu sisu muude tööga mitteseotud üksuste hulgas. Miski pole piinlikum kui see, et teie töökaaslased näevad midagi privaatset.

Spetsialistid, kes sageli esinevad, peaksid küsima selleks ettenähtud töövahendeid; vastasel juhul raiskate aega failide kustutamisele ja taastamisele.

8. Ei mõtle oma välimusele

Ärge eeldage, et virtuaalsed koosolekud on kaameraga valikulised. Teie äripartnerid või juhendajad võivad aeg-ajalt paluda teil kaamera sisse lülitada – peaksite hoolitsema oma välimuse eest. Pese oma nägu, kammi juuksed ja pane selga tööle sobiv topp. Samuti asetage kaamera valgusallika lähedusse nii, et teie nägu oleks selge ja nähtav.

9. Ettevaatamatult juhuslikes vestlustes osalemine

On tavaline, et töötajad suhtlevad väikese jutuga, oodates, kuni teised osalejad töökõnedega liituvad. Meeldivad asjad lõhuvad enne koosolekute algust piinliku vaikuse. Kuigi võite veidi tõstatada ka tööga mitteseotud teemasid, piirduge palun töökohaste kommentaaridega. Ärge olge liiga erutatud lihtsalt sellepärast, et teie sõbrad on samuti kõnes. Kujutage ette, kui piinlik oleks, kui teie äripartnerid, kliendid, kolleegid ja juhendajad äkki liituksid.

Kui korraldate kõnet, lubage ooteruum, et saaksite osalejaid ekraanile panna ja teisi kasutajaid hoiatada. Enne autoriteetsete inimeste sisselaskmist veenduge, et kõik võtaksid end kokku. Samal ajal peaksid osalejad pöörama tähelepanu uute osalejate helimärguannetele.

Vastuvõtva töökõned nagu äriprofessionaal

Kuna rohkem ettevõtteid võtab kasutusele hübriid- ja kaugtöö, muutuvad virtuaalsed koosolekud järk-järgult normiks. Peaksite lõpetama nende kohtlemise vähem kui isiklikus kohtumises. Pealtnäha väikesed vead, nagu kaamera väljalülitamine, korratu väljanägemine ja segase tausta kasutamine, on ebaprofessionaalsed. Teie puudulik ettevalmistus võib lõpuks kolleege solvata.

Enne videokõnede alustamist looge lihtne rutiin. Tehke harjumus riietuda tööriietesse, testida oma seadmeid ja luua korralik taust.