Airtable Automationi kasutamine lihtsaks projektijuhtimiseks

Kui otsite pidevalt tõhusat projektihaldustööriista, otsige Airtable'ist kaugemale. Platvorm pakub hulgaliselt funktsioone andmete suurepäraseks visualiseerimiseks ja lihtsustatud redigeerimiseks. Lisaks neile saab Airtable ka ülesandeid automatiseerida, vähendades andmehaldusele kuluvat aega ja vaeva.

Airtable automaatika sobib suurepäraselt korduvate toimingute tegemiseks, nagu andmete sisestamine ja meilivärskendused. Vaatame kõiki automatiseerimise tüüpe, mida saate Airtable'i tasuta versiooniga saavutada.

Mis on Airtable-automaatika?

Õhutatav automatiseerimine on etteantud järjestused või töövood, mis võivad teie tootlikkust märkimisväärselt tõsta korduvate ülesannete automatiseerimine. Need vähendavad käsitsi tehtavate protsesside veamäära, säästes samal ajal teie aega ja vaeva korduvate ülesannete täitmisel.

Airtable automatiseerimisel on kolm põhielementi:

• Päästiku: See määrab sündmuse, mis käivitab automatiseerimisjada.
instagram viewer
• Päästiku konfiguratsioon: See on tingimus, mille korral päästik käivitatakse. Siin peaksite määratlema tabeli üksikasjad ja väljataseme tingimused, millele kirje peaks sündmuse käivitamiseks vastama.
• Toimingud: See määrab toimingu või toimingute jada, mis tuleks automatiseerimise käivitamisel käivitada.

Kui Airtable automaatika on sisse lülitatud, otsib see teie baasis sündmusi, mis vastavad päästiku konfiguratsioonile. Automatiseerimine käivitub ainult siis, kui kõik päästiku tingimused on täidetud.

Kuidas Airtable'is automaatika luua

Automatiseerimise loomiseks peate konfigureerima päästiku ja päästikule järgnevate toimingute komplekti. Airtable'i automaatika seadistamiseks toimige järgmiselt.

1. samm: lisage päästik

Klõpsake vahekaardil Automatiseerimine Lisa päästik. See näitab teile nimekirja käivitajatest, mille hulgast saate valida. Loend sisaldab teie Airtable'i baasis olevaid käivitajaid ja väliseid integratsioone, mis võivad käivitada sündmuse, näiteks Google'i kalendris loodud sündmuse.

2. samm: Päästiku konfigureerimine

Pärast päästiku valimist saate vaadata ja muuta päästiku omadusi. Siin saate valida ka päästiku tüübi muutmise.

Päästikusündmuse seadistate päästiku tüübi alusel. Näiteks kui päästiku tüüp on Kui rekord vastab tingimustele, peate lisaks tingimustele, millele kirje peab selle sündmuse käivitamiseks vastama, määrama jälgitava tabeli.

3. samm: lisage toiming

Järgmisena peate valima toimingu, mida soovite teha. Siin on mitu võimalust, alates kirjete loomisest ja värskendamisest kuni meilide või teadete saatmiseni välistes rakendustes. Näiteks,

4. toiming: konfigureerige toiming

Nüüd peate toimingu konfigureerima valitud toimingu põhjal. Näiteks kui tegevus on Emaili saatma, peate määrama meili adressaadid, teema, sisu ja kõik üksikasjad, mida soovite meilile lisada.

5. samm: lisage täiendavaid tingimusi või toiminguid

Eelmiste toimingute põhjal saate oma automatiseerimisse lisada täiendavat loogikat ja toiminguid. Saate seda teha, korrates samme 4 ja 5 vastavalt vajadusele.

6. samm: testige automatiseerimist

Enne vastloodud automatiseerimise käivitamist klõpsake nuppu Testi automatiseerimine et kontrollida, kas päästik ja toimingud on seatud ettenähtud viisil.

7. samm: lülitage automaatika sisse

Saate automaatika sisse lülitada, kui olete oma seadistuses kindel. Pange tähele, et kui Airtable automaatika on sisse lülitatud, ei kehti see olemasolevatele kirjetele, mis vastavad päästiku konfiguratsioonile.

Kuidas integreerida Airtable automaatikaid

Airtable automatiseerimine ei piirdu ainult põhikirjete loomise/uuendamisega ja meilide saatmisega. Saate selle integreerida ka väliste rakendustega, nagu Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Arvutustabelid, Outlooki meil, Outlooki kalender, GitHubi probleemid, Facebooki lehed, Salesforce, Jira Cloud, Jira server/andmekeskus, Twilio ja Hootsuite.

Siin on mõned näidisjuhtumid Airtable automatiseerimise väliste integratsioonide jaoks.

1. Saatke Slacki töökaaslasele sõnumeid kui nad on kirjele määratud: Selle automatiseerimise päästikuks on Kui rekord vastab tingimustele, ja tingimus on, et kirje saaja muutub antud kasutajaks. Seega juhib Airtable Slack > Saada sõnum toiming, kui kõik päästikud on olemas. Saate konfigureerida sõnumi teksti ja saajaid.
2. Lisage ülesannete loendisse kirje, kui an sündmus luuakse Google'i kalendris: Siin on päästik Google'i kalender > Sündmuse loomisel, ja tegevus on Loo rekord. Saate valida, kuhu uus kirje peaks minema, ja sisestada selle andmed.
3. Lisage lõpetatud ülesanded Google'i tabelisse: Päästik siin on Kui rekord vastab tingimustele et kirje olekuväli on muutunud lõpetatuks või kirje on nüüd filtreeritud vaates, mis näitab ainult lõpetatud ülesandeid. Tegevus on Google'i arvutustabelid > Lisa rida. Saate valida soovitud Google'i lehe, mida värskendada, ja väljad, mis viiakse baasist lehele.

Airtable-automaatikate piirangud

Kuigi Airtable'i automaatika võib olla üsna mugav, on neil siiski teatud piirangud. Iga Airtable baasi jaoks võib teil olla kuni 50 automatiseerimistöövoogu, olenemata sellest, kas need on aktiivsed või passiivsed. Siiski saate sellest mööda hiilida, kombineerides mitu toimingut ühte automatiseerimisse.

Igal Airtable automaatikal võib olla kuni 25 toimingut. See ei ole ka eriline takistus, kuna ühe toimingu väljund võib olla sisendiks teise sama töövoo jaoks. Lisaks on Airtable automaatikatel olenevalt teie plaanist erinevad käitamispiirangud. See hõlmab nii edukaid kui ka ebaõnnestunud jookse.

Airtable hoiab teie automaatika käitamise ajalugu koos iga teostatud automatiseerimise üksikasjadega. Selle funktsiooni ulatus sõltub ka teie tööruumi plaanist.

Airtable'i tasuta versiooniga saate ainult saata automaatseid e-kirju valitud baasi kaastöötajatele. Siiski saate seda konfigureerida väliste e-posti aadresside jaoks muudes tööruumiplaanides.

Ainult uued muudatused võivad käivitada automatiseerimise. Lisaks tasub seda mainida integratsioonid Google Docsiga, Salesforce, Jira Cloud, Jira server/andmekeskus ja Twilio pole tasuta paketis saadaval.

Säästke aega Airtable Automationiga

Airtable'i automatiseerimine on võimas viis protsesside optimeerimiseks ja käsitsitöö vähendamiseks. Õige töövoo seadistusega saate oma projektihaldusrutiinist iga nädal mitu tundi tagasi nõuda.

Seega võtke järgmine kord projekti seadistamisel aega ja vaeva Airtable automaatika seadistamiseks, et saaksite lõõgastuda ja lasta ülesannetel ise hakkama saada.