Kuidas muuta muudatuste jälgimine Microsoft Wordis hõlpsamini kasutatavaks

Muudatuste jälgimine on üks parimaid tööriistu Wordi dokumentide redigeerimiseks ja teistega koostöö tegemiseks, kuid selle kasutamine võib muutuda keeruliseks ja segaseks. Kui olete selle funktsiooniga Microsoft Wordis uus või ei talu punaseid märgistusi ja kummalisi sätteid, ärge veel loobuge muudatuste jälgimisest.

Kui olete aru saanud, kuidas erinevad komponendid töötavad, on funktsiooni lihtsam kasutada. Saate seda funktsiooni kohandada nii, et see näeks välja korralikuma süsteemi, kui vaatate dokumenti või kellegi teise muudatusi. Siin on mõned ideed.

1. Kuva õhupallide versioonid

Muudatuste jälgimine ei ole lihtsalt sisse-välja lüliti. Kui olete õppinud põhitõed kasutades MS Wordi muudatuste jälgimist, saate selle funktsioone uurida ja oma kasutuskogemust veelgi rohkem kohandada.

Üks peamisi komponente, mida saate muuta, on märgistuskuva. Kui lähete Ülevaade > Kuva märgistus > Õhupallid, on teil kolm võimalust:

• Kuva õhupallide versioonid
• Kuva kõik redaktsioonid
• Kuva õhupallides ainult vormindamine

Muudatuste jälgimine kasutab vaikimisi tekstisiseseid redaktsioone, mis tähendab kustutatud sõnade väljakraapimist ja muudatuste lisamist teksti endasse. Mõned sellised muudatused on hallatavad, kuid terve raamat neist võib silma valutada. Samuti ei tõsta see seade esile vormindamist – nende muudatuste otsimine on tülikas.

Õhupallide kasutamine ainult vormindamiseks on samm edasi võrreldes tekstisisese versiooniga. Kustutused ja lisamised kuvatakse endiselt põhiosas, kuid kõik vormingumuudatused on loetletud tekstist paremal asuval paneelil õhupallides.

Kui tekstisisene redigeerimine pole teie eelistus, lülituge õhupallide versioonidele. Seejärel saate kõik soovitud kustutada, sisestada ja vormindada ning parempoolsele paneelile kuvatakse teie muudatuste loend. Seal on endiselt punane, kuid teie muudatused on palju korralikumad ja hõlpsasti hallatavad.

2. Tähelepanu kõrvalejuhtimise vältimiseks kasutage märgistuseta või lihtsat märgistust

Olenevalt redigeerimisstiilist võiksite eelistada dokumenti enne muutmist läbi lugeda, et saada aimu selle kulgemisest, loetavusest ja võimalikest lünkadest. Teksti täitmine algusest peale märgistustega võib olla kahjulik.

Jälgi muudatusi pakub kaks lahendust Kuva ülevaatamiseks rippmenüüst. Lihtne märgistus peidab õhupallid ja tekstisisesed versioonid ning kuvab ainult vertikaalsed punased jooned, et näidata, kus muudatusi on tehtud. Muudatuste kiireks kuvamiseks klõpsake mõnda neist ridadest. Nende peitmiseks klõpsake uuesti.

Märgistus puudub eemaldab ka vertikaalsed jooned. Saate rahulikult lugeda ja toimetada, kuni valite teisiti. Kummagi nendest sätetest töötamine tagab selge dokumendi minimaalse segajaga. Kui töötate meeskonnaga, looge see parimad viisid Wordis reaalajas koostöö tegemiseksja määrake muudatuste jälgimise reeglid, et kõik saaksid mugavalt töötada.

3. Kasutage kogu märgistust või originaali säästlikult

Te ei pea kuvama Wordi dokumendi täielikku märgistust, välja arvatud juhul, kui soovite konkreetselt teatud versiooni üle vaadata või muudatusi integreerida.

Algteksti vaatamine on veelgi vähem vajalik. Võite vaadata originaalteksti, et lühidalt võrrelda kahte versiooni, näiteks stiili või pikkuse osas, kuid see on ka kõik. Seega ei pea te kumbagi neist sätetest aktiveerima enne, kui neid tegelikult vajate. See võib aidata minimeerida teie pettumust muudatuste jälgimisel.

4. Isikupärastage värve ja märgiseid

Kui mitu kasutajat töötab Wordi dokumendi kallal ja teeb muudatusi, tõstab muudatuste jälgimise funktsioon esile nende muudatused erinevate värvidega. Muudatuste jälgimise kõige häirivam probleem on sageli selle märgistuse punane vaikevärv, eriti kui see domineerib paljude muudatustega tekstides.

Hea uudis on see, et saate seda värvi muuta. Tegelikult saate värviga kodeerida iga dokumendi, millega töötate.

Aastal Jälgimine jaotises klõpsake nuppu Jälgimisvalikute muutmine nool. Näete mõningaid põhiseadeid, mida saate muuta, kuid rohkemate valikute kasutamiseks klõpsake nuppu Täpsemad valikud. See avab akna, mis pakub rohkem võimalusi muudatuste jälgimiseks enda omaks muuta.

Saate valida sisestuste, kustutamiste, vormingute ja muu jaoks paremad värvid. Saate isegi muuta iga funktsiooni märgistamist, alates paksust kirjast kuni kahekordse läbikriipsutuse ja sümbolini. Lisaks saate isegi õhupallide välimust reguleerida. ammuta inspiratsiooni tõhusa värvikoodiga tootlikkuse rakendused või lihtsalt vali värvid, mis on silmale meeldivad, kui kasutate Jälgi muudatusi.

Kommentaaride jätmine on muudatuste jälgimise kõrval parim viis Microsoft Wordi kohta tagasiside andmiseks. Kommentaaride liigkasutamine võib aga muuta toimetamise ja lugemise kogemuse sama ülekaalukaks.

Kommentaaride kasutamise muudatuste jälgimise kõrval muudab lihtsamaks see, et otsustate eelnevalt, kuidas te iga funktsiooni kasutate. Kui tegemist on kommentaaridega, saate need reserveerida autorile esitatavate küsimuste või teksti parandamise ideede jaoks – asju, mida te ei saa muudatuste jälgimise kaudu öelda ilma punast lisamata.

Lisaks on parem tõsta esile ainult need sõnad, mis on seotud teie kommentaaridega, mitte terved lõigud. Võite isegi oma kommentaarid paigutada ainult peatükkide algusesse või lõppu.

Kui teil on probleeme märkmete ja kommentaaridega ülekoormatud dokumendiga, proovige uurida valikuid, mis on Kuva kommentaarid rippmenüüst. See funktsioon aitab teil kommentaare korraldada nii, et see oleks teie jaoks mõistlik, olenemata sellest, kas loete või muudate teksti.

Teise võimalusena, kui muudetav dokument on väike, kuid teil on palju öelda, kaaluge tühi leht dokumendi alguses või lõpus ja tagasiside, mille oleksite kommentaaridesse lisanud seal. Saate seda teha ka üksikute peatükkide jaoks. Kommentaaride tööriist on praktilisem, kuid võite seda vabalt kasutada nii ja millal soovite.

Ärge kõhelge oma käsutuses olevate funktsioonide, nt Microsoft Wordi reanumbrite lisamine tekstile ja seejärel oma tagasisides konkreetsetele ridadele viidates. Võtke aega, et õppida kõike, mida sellel tekstitöötlustarkvaral on pakkuda, ja kohandage iga muudatuste jälgimise tööd vastavalt.

7. Muudatuste rühmade aktsepteerimine või tagasilükkamine

Toimetaja muudatusi ülevaatava kirjanikuna on oluline enamik muudatusi hoolikalt läbi mõelda, isegi kui teete ise muudatusi.

Väiksemate paranduste (nt vormingu- või õigekirjaparandused) puhul on aga kiirem viis muudatuste integreerimiseks või neist vabanemiseks. Valige lihtsalt kogu lõik, paremklõpsake seda ja valige üks neist Nõustu muudatusega või Keeldu muudatusest. Teie valik mõjutab kõiki selle lõigu muudatusi.

Võite minna veelgi kaugemale ja integreerida kogu dokumendi muudatused. Selleks valige pärast esiletõstetud lõigul paremklõpsamist all olev allanool Nõustu tööriistaribal ja seejärel Nõustuge kõigi muudatustega. Kohe selle all on teil võimalus ka muudatuste jälgimine automaatselt peatada.

8. Kohandage oma ülevaatepaani

Nagu eelnevalt mainitud, saate muudatuste jälgimisel kasutada kõike, mis parandab teie kasutuskogemust, sealhulgas Microsoft Wordi tootlikkuse lisandmoodulid. Kuid isegi lihtsalt digitaalse tööruumi paigutuse ümberkorraldamine võib teie töövoogu kasuks tulla.

Muudatuste jälgimise ülevaatuspaan on veel üks viis näha kõiki redaktsioone ilma, et need ekraani risustaksid. Saate redigeerida dokumenti ilma märgistuseta ja lasta paanil luua lihtsa muudatuste loendi. Klõpsates kõrvaloleval noolel Paani ülevaatamine, saate selle vertikaalsest asendist horisontaalasendisse lülitada ja uuesti tagasi.

Jälgi muudatused enda kasuks

See võib esmapilgul tunduda keeruline, kuid Microsofti programm Track Changes on tegelikult väga lihtne ja kasulik, kui olete läbi ja lõhki õppinud. Olenemata sellest, kas teete või saate muudatusi, määrake oma muudatuste jälgimise eelistused enne töö alustamist, et asju lihtsamaks muuta. Korraldage, kuidas märgistused, kommentaarid ja ülevaatepaan peaksid teie tekstis ja selle ümber välja nägema.

Jälgi muudatusi rakenduses Microsoft Word on lihtsam kasutada, kui loote paigutuse ja värviskeemi, mis motiveerib teid selle asemel, et teid liigselt stimuleerida.