Kuidas luua ja kasutada Gantti diagramme mõistes

Olenemata sellest, kas töötate üksi või suurema meeskonnana, on Gantti diagrammid suurepärane viis keerukate projektide haldamiseks. Paljud projektihaldustööriistad pakuvad võimalust kasutada Gantti diagramme ja Notion on üks neist.

Gantti diagrammide kasutamise teadmine rakenduses Notion võib tunduda hirmutav, kui te pole seda kunagi varem teinud. Kuid olete õiges kohas, kui otsite õpetust, sest seda me teile täna näitame.

Mis on Gantti diagramm?

Enne kui hakkame uurima, kuidas Gantti diagrammi kasutada, tasub mõista, mis need on. Gantti diagrammid on raamistikud, mida saate kasutada suurte projektide edenemise mõõtmiseks. Kuigi näete neid sageli suuremates organisatsioonides, võite kasutada ka Gantti diagramme, kui olete vabakutseline või üliõpilane. Need sobivad suurepäraselt ka kaugtöötavatele meeskondadele.

Gantti diagrammid sisaldavad tavaliselt iga projekti ülesande, näiteks veebisaidi ümberkujundamist või turunduskampaania käivitamist, ülevaadet. Seejärel näete eeldatavate valmimiskuupäevade ajakava koos edenemisprotsentidega. Nagu paljude teistega

projektijuhtimise meetodid, saate ülesandeid ka teistele delegeerida.

Kui olete osa kaugmeeskonnast, saate neid vaadata parimad projektihaldustööriistad kaugkoostööks.

Kuidas luua ja kasutada Gantti diagrammi mõistes

Kuigi saate Gantti diagrammi luua rakenduses Notion nullist, on palju lihtsam kasutada eelnevalt kavandatud malli – eriti kui olete algaja. Notionil on tasuta Gantti diagrammi mall, mille saate alla laadida ja oma eelistatud tööruumis kasutada, ning seda me selles õpetuses kasutamegi.

Malli hankimiseks tehke järgmist.

1. Mine lehele Gnatti malli leht rakenduses Notion ja valige Alustage selle malliga.
2. Valige tööruum, kus soovite oma malli kopeerida.
3. Oodake, kuni Notion malli dubleerib ja alustage kohandamist nii, nagu soovite.

Nüüd, kui teil on mall, jätkame Gantti diagrammi kohandamise ja kasutamisega rakenduses Notion.

1. Projekti nimede sisestamine

Enne keerukamate kohandamisaspektidega alustamist peaksite alustama oma projektinimede sisestamisega. Selle tegemine on väga lihtne:

1. Mine lehele Projekt sakk.
2. Hõljutage kursorit projekti kohal, mida soovite muuta, ja valige Avatud.
3. Sisestage ülemisse tekstikasti oma projekti uus nimi.

Teise võimalusena võite tabelis klõpsata nimel, mida soovite muuta, ja seda vastavalt vajadusele kohandada. Korrake mõlemat protsessi, kuni olete muutnud kõik projektinimed vastavalt oma vajadustele.

2. Iga projekti eripärade kohandamine

Kui olete oma Notion Gantti diagrammis iga projekti nime muutnud, olete valmis alustama täpsemate üksikasjade kohandamist. Saate muuta kõiki järgmist.

• Alamülesannete lisamine igas aknas.
• Oleku ja edenemise värskendamine.
• Ajaskaala

Protsessi jälgimise hõlbustamiseks jagame need allpool erinevateks osadeks.

Alamülesannete lisamine igas aknas

Alamülesannete lisamine on võib-olla parim koht alustamiseks pärast projekti nimede muutmist. Seda saab teha järgmiselt.

1. Avage ülesanne, mida soovite kohandada. Seda saate teha, minnes lehele Projekt jaotises või klõpsates ajaskaala vaate vahekaardil.
2. Võite märgata eelseadistatud arvu ülesandeid, mis on juba jaotises Notion loetletud. Nime, tegumihalduri ja oleku kohandamiseks klõpsake neil kõigil. Vajadusel saate lisada ka kommentaare.
3. Uute ülesannete nullist lisamiseks klõpsake nuppu + nuppu. Seejärel valige lingitav leht või looge tippimisega uus "loo" otsinguribal ja koputage nuppu "Uus loomine ülesannetes".
4. Ülesannete eemaldamiseks valige - ikooni pärast kursori viimist konkreetse ülesande kohal.

Pärast uute ülesannete lisamist saate kõike kohandada samamoodi nagu eelseadistatud versioonide puhul.

Teie ülesande oleku värskendamine

Kui soovite oma Notion Gantti mallis ülesandeid värskendada, avage oma projekti või alamülesandega seotud kaart. Siit leiate jaotise nimega Olek; laiendage rippmenüüd ja valige oma praegune projekti olek.

Tõenäoliselt märkate protsendiosa jaotises Edusammud sakk. Saate seda värskendada, täites oma projekti alamülesandeid.

Kui olete Notioni uus kasutaja, kaaluge selle juhendi lugemist kasulikke asju, mida saate Notionis teha.

Ajaskaala

Kui peate iga ülesande ajakava muutma, saate kasutada Ajaskaala osa. Valige kalendri ilmumisel uus algus- ja lõppkuupäev.

Samuti saate oma projekti Gantti diagrammi ajaskaalal liigutada, lohistades nõutud ülesande(d).

3. Vaate muutmine

Kui soovite Gantti diagrammi vaadet muuta, on teil paar võimalust. Paremal küljel näete rippmenüüd kindla ajakavaga; see võib olla Kuu, aasta, Kvartalvõi midagi sarnast.

Valige menüüst eelistatud ajavahemik. Võite kasutada ka Täna vahekaarti, et liikuda praeguse päeva juurde.

Teine võimalus on muuta ülesande vaadet prioriteedi järgi. Selleks valige Prioriteedi järgi ekraani vasakus servas. Teise võimalusena vali Kõik projektid kõigest täieliku ülevaate saamiseks.

Pange tähele, et saate kõiki neid nimesid soovi korral kohandada. Võib-olla soovite ka seda kontrollida Notioni projekti- ja ülesandemallide kiirjuhend kui te alles alustate.

4. Ülesannete vaatamine ja delegeerimine

Kui kasutate sooloprojektide jaoks Gantti diagrammi, pole teil seda jaotist vaja. Kuid kui olete loonud oma Notion Gantti diagrammi nii, et see töötaks osana suuremast meeskonnast, on oluline, et teaksite, kuidas ülesandeid delegeerida.

1. Kerige alla kuni Ülesanded.
2. Klõpsake nuppu Määratud sakk.
3. Tippige selle inimese nimi, kellele soovite ülesande delegeerida.

Teise võimalusena võite järgida järgmisi juhiseid.

1. Avage ülesanne.
2. Minge alamülesande juurde.
3. Valige jaotises inimene, kellele soovite oma ülesande delegeerida Määratud osa.

Kui otsustate hiljem, et Gantti diagrammid pole teie projektide haldamiseks kõige optimaalsem viis, ärge muretsege. Mitu projektijuhtimise alternatiivid Gantti diagrammidele olemas.

Looge tõhusaid Gantti diagramme

Kuigi Gantti diagrammid võivad esmapilgul tunduda segased, on need ka tõhus viis projektide haldamiseks. Gantti diagrammide kasutamise teadmine rakenduses Notion on kasulik lähtepunkt ja võite avastada, et teie meeskond on selle tulemusel produktiivsem.

Isegi kui kasutate neid diagramme ainult üksikute projektide jaoks, võib teil olla lihtsam jälgida oma suuri ülesandeid. Gantti diagramme saate kasutada mitme projektitüübi jaoks ja need on eriti kasulikud pikaajaliste projektide jaoks.