Kuidas kirjutada täiuslikku professionaalset meilisõnumit (andmetega tagatud)

Reklaam

Tõhusate e-kirjade kirjutamine tundub piisavalt lihtne. Kuid kui soovite, et teie meilid toimiksid veelgi paremini, pidage meeles järgmisi teadusega toetatud reegleid.

Varem oleme loetlenud 12 põhjust, miks inimesed endiselt teie e-kirju eiravad 12 põhjust, miks inimesed ikkagi ignoreerivad teie e-kirjuKas näete sageli vaeva, et inimesed saaksid teie e-kirjadele vastata? Näitame teile, miks inimesed võivad teie e-kirju ignoreerida ning kuidas panna neid teie sõnumit märkama ja reageerima. Loe rohkem . Oleme teile isegi sisse andnud üksikasjalikud juhised hõivatud inimeste kaasamine teie sõnumitele vastama 6 viisi, kuidas hõivatud inimesi teie e-kirjadele vastamaE-posti saatmisel on täiesti erinevad reeglid, mis julgustavad või heidutavad inimest vajutama nuppu „Vasta“ ja teile vastama. Siit saate teada e-posti edu reegleid. Loe rohkem . Kuid nüüd on aeg jagada veelgi täpsemaid, toimivaid näpunäiteid - mida toetavad andmed.

Kõik need näpunäited ei paranda mitte ainult teie e-kirjade lugemise võimalust, vaid ka seda, et saate nendelt e-kirjadelt positiivse vastuse. See on oluline, kuna e-post on ärimaailmas endiselt peamine suhtlusvorm. Teades, kuidas tõhusaid e-kirju koostada, annate endale kolleegide ees kindla eelise.

1. Asuge eesnime tingimustele

See kõlab ilmselgelt, kuid kui soovite tõesti, et inimesed pööraksid teielt meili saades tähelepanu, kasutage nende nime. Ja kasutage seda rohkem kui üks kord.

Uuringud avaldati 2006. aastal näitas, et mitmed ajupiirkonnad „näitavad suuremat aktiveerimist oma nimele”, pakkudes tõendeid, et „oma nime kuulmisel on ainulaadne aju funktsioneerimise aktiveerimine”.

Kasutades e-posti aadressis oma adressaadi nime ja e-posti aadress on seetõttu psühholoogiline trikk, mis võib tähelepanu haarata. Lõpetamine sõnaga „Loodan teid varsti kuulda, Stan” on palju tõhusam kui lihtsalt „Loodan teid varsti kuulda”.

2. Omaks Haloefekt

Inimesi mõjutavad inimesed, keda nad usaldavad. Kui juht soovitab teil võtta ühendust oma ettevõtte direktoriga, siis nimetage see juht oma sissejuhatavas e-kirjas. Külmakirju on jube saada. Seetõttu on äärmiselt oluline näidata, et teil on keegi, keda teie adressaat usaldab.

See on osaliselt tingitud teooriast, mida nimetatakse Haloefekt. See on omamoodi kinnituse kallutatus. Sel juhul parandaks eelarvamus lavastaja üldmuljet sina lihtsalt nende positiivse mulje tõttu juhist, kes teid juhatas.

Siiski ei pea te pidama kinni ülemuste mainimisest. Ekspertide, klientide, vastastikuste sõprade ja rahvahulkade arvamustele ja ideedele tuginedes saab teie e-posti ka tugevdada, eeldusel, et saaja hindab teie viidatud inimeste vaateid.

3. Ole vihane või õnnelik. Kuid mitte kunagi neutraalselt

Millal Bumerang, juhtiv Gmaili rakendus, analüüsinud selle andmeid, leidsid nad midagi uskumatult huvitavat. „Üks olulisemaid tegureid reageerimismäära määramisel on see, kui positiivsed (sõnad meeldivad) või negatiivsed (sõnad nagu halvad) sõnumis olevad sõnad on“.

Mõlemad mõõdukalt positiivsed ja negatiivsed e-kirjad said 5–15% rohkem vastuseid kui neutraalsed e-kirjad. See öeldud, äärmiselt vaenulikud e-kirjad 10 e-posti näpunäidet vihaste, trollide või ebaviisakas e-kirjadega toimetulemiseksAinult täiesti vihkava sõnumi leidmiseks on uskumatult pettumust oma e-postkastide kontrollimine. Miks maailmas käituvad inimesed nii? Seda tehes peaksite õppima, kuidas end kaitsta, samal ajal ... Loe rohkem saanud peaaegu vastust. Liiga meelitavad e-kirjad ei andnud ka paremat tulemust. Teisisõnu, saage oma tunnetest üle, kuid ärge reageerige üle.

4. Jätke lühikeseks (Aga kui lühike?)

Ma tean, ma tean. Sellest tehakse erandeid. Üks minu lemmik peaaju saidid Nende 35 saidi abil saate lugeda intelligentsemat sisu 2016. aastalMe kõik peaksime neid 35 saiti sagedamini lugema. Kui väsinud sisu väsitab, muutke selle superloendi abil asjad järgmisel aastal pisut läbimõeldumaks. Loe rohkem , Ajuvalikud saadab uskumatult pikki e-kirju, mida on rõõm lugeda. Kuid üldiselt näitavad andmed, et peaksite vältima pikki e-kirju.

Tegelikult leidis Boomerang lisaks sellele teabele, mis tüüpi sõnu peaksite oma sõnumites kasutama, ka Boomerang e-kirja ideaalse pikkusega. 40 miljoni e-kirja analüüsi põhjal leidsid nad, et vastused saavad kõige rohkem need, mis sisaldavad mitte rohkem kui 50–175 sõna (49–50%). Seda toetavad ka järeldused a 2010. aasta MIT-i uuring.

See on mõistlik nõuanne, kuid pole alati praktiline. Kuid õppetund on hoida oma e-kirjad lühikestena. Üks viis selleks on tellida Viis lauset filosoofiat ja ärge kunagi saatke üle viie lause pikkuseid e-kirju. Investori ja autorina Guy Kawasaki rääkis Entrepreneur.com-ile, "Vähem kui viis lauset on sageli järsk ja ebaviisakas, rohkem kui viis lauset raiskab aega."

5. Kasutage sõna „Sest“

Kui teil on julgust paluda kellelgi midagi teie heaks teha, öelge vähemalt talle miks. Oleme seda teadnud alates 70ndatest, kui Harvardi ülikooli psühholoogiaprofessor, Ellen Langer avaldas uuringu rõhutades sõna “sest” tähtsust.

Liiga sageli saadame meilisõnumeid, kus lihtsalt nõutakse midagi (“Kas te saate mulle selle aruande saata kella 14-ks?”), Selgitamata miks. Kuid sisestades meie päringusse sõna „kuna” („Kas te saate mulle selle aruande saata kella 14-ks, kuna seda on vaja muuta kella 17-ks), suureneb vastavuse tõenäosus.

Selle uuringu kohaselt võib selle põhjuseks olla see, et „inimesed käituvad automaatse käitumisega… heuristliku või otsetee vormis. Ja kui kuuleme sõna „sest”, millele järgneb põhjus (ükskõik, kui lame põhjus see ka pole), paneb see meid järgima. ”

6. Ära paku rohkem kui 3 valikut

Valiku paradoks just seal on meil nii palju võimalusi, et oleme halvatud. Selleks et teie e-kirjad ei annaks paradoksi, proovige mitte pakkuda rohkem kui kolme võimalust.

Inimese meel armastab kolme maagiat. Seetõttu anname olümpiamängudel kolm medalit. Analüüsime asju optimistliku, realistliku ja pessimistliku (või kõrge, keskmise ja madala) osas. Ja see on põhjus, miks majandusturud küpsevad sageli selleks, et majutada ainult kolme peamist konkurenti.

Otsuste tegemisel armastame tugineda ka kolmele põhjusele või kolmele valikule. Seda näidati pealkirjaga teadusuuringute kaudu Kui kolm võlu, aga neli äratust, mille viisid läbi kaks käitumisteadlast. Kui soovite korraldada koosolekut või kõnet, proovige meilimiseks kasutada ainult kolme aja- ja kuupäevavalikut. Teise võimalusena võite kasutada koosolekute ajastamise tööriista nagu Doodle, mis me oleme üle vaadatud 5 kalendrihalduse ja ajastamise tööriista aastaksHoidke oma ajakavas kõike muud peal. Siin on viis tasuta tööriista, mis võivad olla eriti kasulikud kalendri korras hoidmisel. Loe rohkem minevikus.

7. Kirjutage kolmanda astme tasemel

Teie e-kirjade lugemisastme tase võib teie reageerimise määrale tohutult mõjuda. Boomerangi sõnul, kolledži lugemistasemel kirjutatud e-kirjade vastamise määr oli vaid 39%. Kõige tõhusam lugemisaste oli kolmas klass, millele vastamise määr oli 53%.

Lugemistase on peamiselt nuputatud silpide arvu ja sõnade arvu järgi sõnu oma lausetes. ” Seejärel parandage oma vastuse määra, hoidke nii oma lauseid kui ka sõnu lühike. Enda e-kirjade lugemisastme kontrollimiseks kopeerige ja kleepige need sellistesse tööriistadesse nagu Loetavus-skoorvõi Hemingway toimetaja.

8. Teksti korrektuur

Pikemate meilide puhul on see iseenesestmõistetav, kuid lühemate meilide puhul jäetakse korrektuur sageli tähelepanuta. See on halb idee.

Sees 2001. aasta uuring, Näitas Larry Beason, et kirjutamisvead (sealhulgas kirja- ja grammatilised vead, aga ka loogilised vead) avaldavad kirjaniku ettekujutusele mitmeid negatiivseid mõjusid.

Kui lugeja märkab viga, teevad nad automaatselt kirjaniku kohta oletusi. Selles uuringus olid levinumad eeldused, et kirjutaja oli vigane mõtleja, mitte detailne inimene, kehv suhtleja ja / või halvasti haritud.

Need on mõned üsna kahjulikud atribuudid, mida saate vältida, et neid lihtsalt näeksite korrektuur Grammarly Lite - brauserilaiend kõigile teie korrektuurvajadustele [Chrome, Firefox, Safari]Kuidas saate praegu oma arvutisse sisestatud teksti korrektuuri läbi vaadata? Kas sisestate selle Google'i? Kleebi see Wordi? Või kasutate korrektuuriveebisaiti, kuhu oma tekst kleepida? Olen kindlasti ... Loe rohkem iga teie e-kiri.

9. Kuva numbrid numbrina

Kui numbriteks on statistika, andmed, kuupäevad, kellaaeg jne. on teie sõnumis olulised, kuvage need numbrina, mitte kirjutades välja (12 asemel kaksteist).

Silmade jälgimise uuringud on näidanud, et lugeja silmad skaneerivad üldiselt teksti, samas kui "numbrid peatavad sageli eksitava silma". Seda seetõttu, et “numbrid tähistavad fakte”. Numbrid on rasked andmed, mida mõistus saab kiiresti välja valida. Lugeja arvab, et need numbrid on sõnumi oluline osa.

Enda e-kirjade loomisel pidage seda meeles. Kui numbrid on teie sõnumi oluline osa, kuvage need numbritena, et teie lugeja saaks tähtsusetu filtrida.

E-posti kasutamine teie heaks töötama

Enamikus töökohtades on e-kirjad ülioluline osa meie kolleegidega suhtlemisel. Ükskõik, kas saadate päevas 10 või 100 e-kirja, on tõhusate sõnumite meisterdamise teadmine, mida peate õppima.

Nagu ülalt näete, pole see keeruline. Suurt mõju võivad avaldada väikesed muudatused, näiteks e-kirjade sisutihedamaks muutmine, korrektuur või kirjutamise emotsioonide muutmine. Ja koos tasuta e-posti parendamise tööriistad 5 tööriista, mis aitavad teil paremaid e-kirju kirjutadaKõik proovivad endiselt e-posti probleemi lahendada. Räägime siis ka kõige põhilisemast harjumusest - paremate meilide kirjutamise kunstist. Mõne laheda tööriista abil. Loe rohkem abiks pole mingit vabandust.

Need võimalused ei muuda mitte ainult tõenäolisemaks, et teie e-kirju märgatakse ja neile vastatakse, vaid aitavad ka kujundada endast paremat professionaalset pilti.

Milliseid muudatusi olete e-kirjade kirjutamise viisis teinud, mis on nende tõhusust parandanud? Meile meeldiks kuulda!

Pildikrediidid: Kallis autor Hernán Piñera (Flickr), Küsimärk autor: Marco Bellucci (Flickr), Korrektuur tähistab näidet autor volkspider (Flickr), E-post autor Dennis Sklay (Flickr)