6 viisi, kuidas iga saadetud e-kirjaga solvata, vihastada ja häirida

Reklaam

E-kirjad on karmid. Tõesti on raske aru saada sellest, mida soovite meilisõnumites öelda, ja pool ajast mõistavad inimesed teid peaaegu alati valesti. Paljud probleemid taanduvad asjaolule, et inimesed, kellele kirjutate, ei näe teie nägu. Nad ei näe naeratust teie näol ja te ei näe nende näol väljendit - loomulikku inimese võime mõista sõnades emotsiooni näoilme kaudu on selles täiesti tühine e-post.

Niisiis, mis võib asendada näoilme ja hääletooni? Kuidas saate oma sõnumi tõhusalt levitada ilma, et kõik teie sõbrad või kõik kontoris olevad töötajad teid kuninglikult märgiksid?

Kirjanik Peter Drucker kirjutas kunagi, „Suhtluses on kõige olulisem kuulda seda, mida ei öelda. ” Ma läheksin sammu võrra kaugemale ja ütleksin, et meilisõnumi saatmisel on kõige olulisem selgitada piisavalt, et saaja ei ole kuule, mida ei öelda. Tegelikult põhjustab e-kirjavahetusega kõige rohkem probleeme see, kui e-kiri saab selle inimese tõlgendab kõikvõimalikke kohutavaid asju, mida olete vihjanud, isegi kui olete kirjutanud ainult ühe rida.

See põhjustab viha ja rahulolematust. See tekitab pahameelt. See on põhjus, miks hommikuse koosoleku ajal laua taga olev mees pilgu teile pöörab, sest te edastasite talle e-pärastlõunal välja saadetud meilisõnumi ja ta võttis seda isikliku rünnaku all.

Teie täiusliku e-posti meisterdamine

Siin MUO-s oleme palju käsitlenud e-kirjade saatmise tehnilisi aspekte, nt e-kirjade saatmine anonüümselt Kuidas saata anonüümseid e-kirju: 5 salajast meetoditAnonüümse e-kirja saatmine pole keeruline. Ja anonüümse e-posti konto kasutamiseks on õigustatud põhjused. Näitame teile kuidas. Loe rohkem või minu e-posti aadressil e-kirjade saatmine Excelist Kuidas saata e-kirju Exceli arvutustabelist, kasutades VBA skripteMeie koodimalli abil saate seadistada Excelis automatiseeritud e-kirju, kasutades CDO-sid ja VBA-skripte. Loe rohkem . Mis saab aga emaili emotsioonidest? Kuidas on lood sellega, kuidas sa oma e-kirjades kokku puutud ja paremate viisidega end kirjalikus vormis esitleda, mis ei lase kõigil sind kogu aeg nii linnukest teha?

Noh, ilma igasuguse valu ja kannatuseta ei saa ma täna siin seista ja öelda, et olen nüüd võimeline aitama. Olen teinud peaaegu kõiki vigu, mida saab e-kirjaga teha, alustades esimestest päevadest kell kolledž, kui üritasin alustada mitmetasandilist turundusäri, saates kõigile massimeili ülikoolilinnak. Päeva jooksul suleti mu konto 24 tunniks ja IBMi suurarvuti administraator esitas suure vastiku hoiatuse rämpsposti määratluse kohta.

See polnud mitte niivõrd e-posti etiketi õppetund, kuivõrd äratuskõne, mille korral võib e-kiri teid valesti käsitsedes tõesti raskustesse sattuda. Läbi aastate olen inimesi solvanud, olen solvunud ja olen sattunud inimestega eeposte sõna-lahingutesse. Tahaksin öelda, et keegi võitis - aga keegi ei võida kunagi. Sellepärast seisan ma täna siin, lootes aidata tulevastel meilisõnumite leegionäridel neid e-kirju paremini enne saatmisnupule klõpsamist ette valmistada.

1. Romaani saatmine

Insenerina tööle asudes oli mu üks esimesi süüdi patt, et kirjutan peaaegu alati kolme või nelja lõiguga e-kirju. Põhjus ei olnud mitte ainult see, et ma oskan üsna kiiresti kirjutada, vaid ka seetõttu, et mul oli alati tunne, kui jätaksin üksikasjad välja, ei saaks inimesed tegelikult aru, millest ma rääkisin. See võib mingil määral tõsi olla - ja jõuame minutiga liiga lühikeste e-kirjadeni - kuid lihtsuse huvides on midagi öelda.

Nii keerulisi e-kirju kirjutades ei õnnestu teil oma sõnumit mitmel viisil edastada. Esiteks tähendab asjaolu, et te nii palju kirjutasite, seda, et tunnete vähe austust tema aja vastu ja kui teete seda liiga sageli, peate kindlasti neid häirima. Teiseks, samal ajal kui mitmele lõigule jaotatud 500-sõnasõnaline e-post on mõistlik sina, ajate tõenäoliselt kõik segadusse ja annate neile migreeni.

Kui olete sõnasepp ja kipute üle kirjutama, minge alati tagasi ja alustage nende lausete tükeldamist. Pakume välja uusi ja loomingulisi viise nende lühendamiseks, ehk võite need täielikult eemaldada. Võib-olla pakute liiga palju teavet. Räägi inimestele, mida nemad vaja teada, mitte mida sa tahad, et nad teaksid sina tean. Sa tead?

2. Kahesõnalise e-posti saatmine

Uue e-posti vastupidine solvumine on ühe või kahe sõnaga e-kirjad, mis ei seleta üldse midagi. See sarnaneb sellega, kui küsin oma lastelt söögilaua taga, "Kuidas su päev läks?”Hetke pärast vastumeelne vastus, “Hästi.Pole kindel, miks ma isegi ei viitsi, vajutan edasi. “Mida sa tegid, midagi lõbusat?Vältimatu vastus, "Ei ole tegelikult.”

Ma ei saa ausalt aru, miks mõned inimesed vaevavad e-posti kasutamist. Kui teil veab, sisaldab selle inimese e-kiri ühte täist lauset. Kui teil pole õnne, palub inimene teil midagi nende heaks teha, kuid ei vaeva selgitama, mida nad täpselt tahavad. See on omamoodi nagu hädasõnumi saatmine raadio kaudu, kui olete kadunud keset kõrbe ja kui te ei teavita päästemeeskonda teie koordinaatidest.

See on äärmiselt pettumust valmistav, sest inimesed peavad pingutama, et aru saada, millest siin maa peal räägite. Mis veelgi hullem, võite tegelikult sundida neid oma meilisõnumitele vastamisele aega raiskama, paludes vaid pisut lähemalt töötada.

Ma kahtlustan, et enamik selle probleemiga inimesi kirjutab selliseid lühikesi e-kirju, sest masinakirjutamine on nii vaevarikas ülesanne. Kõik ei saa kirjutada üle 60–70 sõna minutis, seega peate selle grupi suhtes pisut kaastunnet tundma.

3. Ühele inimesele mõeldud massmeili saatmine

Kas soovite tõesti inimesi ära märkida? Saatke massmeilisõnum kõigile oma kontorisse lihtsalt selleks, et noomida ühele inimesele midagi, mida nad valesti tegid. Ma nimetan seda e-kirjaks “avalik alandamine”. Tavaliselt võivad kõik kontoris juba teada, et konkreetne inimene tegi vea, kuid juhataja ei saa seda üksi jätta. Niisiis saadavad nad kõigile meilisõnumi, selgitades suurepäraselt ja piinavalt, miks konkreetset toimingut on nii vale teha või miks see konkreetne viga on nii halb.

Pean tunnistama, et mõnes oma juhtimisrollis minevikus libisesin sellesse käitumisse. Olen näinud, et ka teised minu kolleegid teevad seda. See on lihtne viga, kuna võiksite tegelikult veenduda, et kõik teised, keda teie haldate, ei tee sama viga. Reaalsus on see, et kui kõik sellest juba teavad, alandatakse selle vea teinud inimest. Kui nad ei tea sellest, on kõik segaduses ja pole kindel, kas räägite neist.

Tehke lihtsaks - rääkige konkreetsest probleemist viga teinud inimesega. Seejärel, kui teile tundub, et see on kõigile piisavalt oluline, saatke teade, kuid laske sellel kõlada nii, nagu oleks see lihtsalt a üldine FYI, mis saadeti kõrgema juhtkonna alt maha - see eemaldab süüdistava tooni ja muudab selle vähem isiklikuks.

4. Dramaatiliste vanasõnade kasutamine

Veel üks väga levinud käitumine e-kirjades - tavaliselt inimestelt, kes on üldiselt väga kirglikud oma töö vastu või konkreetse projekti osas, mille üle arutlusel on. See käitumine on väga dramaatiliste vanasõnade liigtarvitamine. Laused nagu “See disain on lihtsalt kohutavalt vale”Või“See lähenemisviis on valusalt ebamäärane ” toimivad ainult emotsiooni tutvustamiseks arutelus.

Kui vaatate neid lauseid ilma määrsõnadeta, näete, kui palju nad on asjalikumad ja vähem antagonistlikud. Muidu puutud lihtsalt kokku nagu liiga dramaatiline, ärahellitatud rämps.

Proovi seda ilma määrsõnadeta. See kujundus on vale. See lähenemisviis on ebamäärane.

See ei pruugi vastuvõtjale meeldida, kuid ka ei rünna neid ja seab nad kaitsele. See on professionaalsem ja võib-olla suudate end küpse täiskasvanuna edasi anda ka siis, kui pole kellegagi nõus.

5. Passiivse hääle ülekasutamine

Alles hiljuti oma kirjutamiskarjääris õppisin passiivset häält tundma ja sellest aru saama. Selle tundmaõppimise probleem on see, et hakkad seda kõikjal nägema. Passiivse hääle üks levinumaid kasutusviise on e-post, kuna passiivne hääl võimaldab inimesel toimingust eralduda.

Selle asemel, et öelda:Sõitsin kliendi lennujaama ”, mis paneb vastutuse otse teie õlgadele, võite selle asemel kirjutada:Klient viidi lennujaama. ”

See on käitumine, mis on tavaline inimeste seas, kes on närvis, et vastutavad peaaegu kõige eest, sest kui midagi läheb valesti, ei taha nad end süüdistada. Need on samad inimesed, kes kurdavad, kui riskide võtjad - need, kes vastutavad asjade käekäigu eest - saavad tunnustust või edutamist. Tõde on see, et inimesed näevad e-kirjades passiivset häält. Kui olete ülesande lõpetanud või eesmärgi täitnud, ärge kartke krediiti võtta!

6. Enese selga patsutamine

Kummaline on see, et vastupidine äärmus inimesele, kes kasutab kogu aeg meilis passiivset häält, on inimesed, kes kirjutavad peaaegu alati kõigest esimesena. Nende meilisõnumeid lugedes võiksite arvata, et projekt ei olnud rühmatöö, vaid see oli isiklik saavutus. Võite arvata, et meilisõnumi saatja tegi ära kogu töö!

Kuidas neid e-kirju ära tunda? Loendage sõna “I” esinemised.

Seda tüüpi inimestelt meilisõnumeid lugedes on selge, et nende arvates keerleb kogu maailm nende ümber, ja et kõik peaksid andma neile pidevalt tööd ühe töö eest saavutatud. Need e-kirjad jätavad meeskonnakaaslased alati hooletusse ja neid ei saa täielikult hinnata. See lähenemisviis on kiire viha tekitamiseks ja kaaslastest eraldumiseks.

Olen kindel, et on palju muud tüüpi e-kirju, mis inimesi tõesti häirivad ja solvavad. Vean kihla, et ka sul on oma nimekiri! Millised meilisõnumid teid tegelikult ära tõid? Milliseid tüüpe teie lemmikloom peeves kasutab? Jagage oma mõtteid allpool olevas kommentaaride jaotises.

Kujutise krediit: Kontsentreeritud ärimees Shutterstocki kaudu, Matemaatika valem Shutterstocki kaudu, Noor ärinaine Shutterstocki kaudu, Ekspressiivne vanem Shutterstocki kaudu, Sõjaline laps Shutterstocki kaudu, Häbi Shutterstocki kaudu