Kuidas koostada ülesandeloendeid Eisenhoweri maatriksi abil

Saate oma tööviljakust suurendada, planeerides ülesandeid õigesti ja minimeerides häirivusi. Aga kuidas saab ülesandeid tähtsuse järjekorda seada? Kõike oma ülesandeloendisse lisades saate kõigepealt teha kõige olulisemad ülesanded ja seejärel teisejärgulised ülesanded.

Kui teil on kõigi oma ülesannete loend, veetke aega nende korraldamiseks ja prioriseerimiseks, et tagada õigete toimingute tegemine õigel ajal. Sellest artiklist saate teada, kuidas oma ülesandeid tähtsuse järjekorda seada sõltuvalt nende tähelepanu suurusest ja kuidas saate Eisenhoweri põhimõtte abil neid õigesti täita.

Eri tüüpi tähelepanu

Enne oma ülesannete tähtsuse järjekorda seadmist mõistame iga ülesande erinevat tüüpi tähelepanu.

1. Ennetav tähelepanu: Just selline tähelepanu tuleb suunata ja säilitada kõige raskemate või keerukamate ülesannete täitmiseks. Lõputöö kirjutamine, projektitaotluste meilide saatmine, akadeemilise probleemi lahendamine, youtube'i video loomine on need tegevused, mis nõuavad kõige rohkem tähelepanu. Nende ülesannete täitmiseks peate ennetavalt tähelepanu pöörama.

2. Aktiivne tähelepanu: Aktiivne tähelepanu tähendab hoolikat tähelepanu, mida on vaja igapäevaste korduvate, mõõduka tasemega ülesannete lahendamiseks. Enamik väiksemaid igapäevaseid tegevusi, nagu koosolekute ajastamine Google'i kalendris, ootel olevate meilide saatmine, oluliste dokumentide saatmine kolleegidele, nõuavad aktiivset tähelepanu. Ehkki te ei tegele midagi ennetavalt, vajate siiski asjade tegemiseks veidi tähelepanu.

3. Mitteaktiivne tähelepanu: Suhteliselt lihtsate ülesannete jaoks, mida saate automatiseerida, on vaja minimaalset tähelepanu. Teie e-kirjast rämpsposti puhastamine, e-kirjade mustandite tühistamine, ürituse kutse saatmine kolleegi nimekirja, kõik need toimingud nõuavad teie ühte klõpsu. Sellise ülesande jaoks ei vaja te korralikku aktiivset tähelepanu.

Ülesannete prioriseerimine vastavalt tähelepanu tasemele

Oma ülesannete tähtsuse järjekorda seadmine vastavalt neile vajalikule tähelepanutasemele on suurepärane viis oma igapäevaste tegevuste loetlemiseks.

Kõik need ülesanded, mis nõuavad ennetavat tähelepanu, on teie jaoks kindlasti väga olulised. Nendele ülesannetele tasub rohkem aega kulutada, nii et need peaksid olema need, millega oma päeva alustate. Samuti proovige neile tegevustele eraldada oma päeva kõige keskendunumad ja värskemad tunnid. Kohvitassi haaramine ja kõrvaklappidesse viskamine võib aidata teil olla ennetav.

Mitteaktiivset tähelepanu nõudvad ülesanded seisavad ennetava ja passiivse tegevuse vahel. Need tunnid saate jaotada päeva jooksul, kui te ei ole ennetav ega passiivne. Kui peate sõbrale helistama, ei pruugi hommik selleks õige aeg olla. Niisiis, ärge raisake oma aktiivseid tunde sellistele tegevustele.

Laiskevööndisse sattudes saate ajastada ülesanded, mis nõuavad vaid teie passiivset tähelepanu. See on ideaalne aeg nende ülesandeloenditest kiireks märkimiseks. Nii saate päeva edenedes kasutada oma laiskat tundi.

Rakendame ülaltoodud kontseptsioone seadke oma ülesannete loendid esmatähtsaks. Selleks vaadake 6 ülesande loendit, mida peate päeva jooksul tegema.

Ülaltoodud ülesannete loetelu, stsenaariumi kirjutamine ja YouTube'i video filmimine nõuab suurimat tähelepanu. Niisiis, klõpsake mõlemal ülesandel ja määrake prioriteet üheks.

1. Kliki kolm täppi iga ülesande ees.

2. Määrake prioriteet punase lipu juurde.

Näete, et kõik prioriteetsed ülesanded liiguvad kõigist teistest ülesannetest kõrgemale.

Ülemusega kohtumisel ja sõbrale helistades ei pea te olema ennetav. Mõlemat ei saa aga teha laisana ja loidana. Niisiis, määrake need ülesanded teiseks prioriteediks, valides prioriteediseadetest oranži lipu.

Kolleegidele meilisõnumite saatmine ja andmete edastamine MS-Exceli on kaks ülesannet, mis nõuavad teie passiivset tähelepanu. Niisiis, määrake need oma prioriteedipuule, valides prioriteediseadetest sinise lipu.

Nii saate oma ülesannete loendis olevaid ülesandeid tähtsuse järjekorda seada, otsustades, mis on ennetav, passiivne ja aktiivne. Ainult iga ülesande jaoks asjakohase tähelepanu pööramine nõuab teie tõhususe eesmärkide saavutamist.

Pärast igapäevaste ülesannete tähtsuse järjekorda seadmist ja iga vajaliku tähelepanu mõistmist on aeg need sobitada tegelikku tööpäeva. Eisenhoweri meetod on tuntud meetod, mis õpetab, kuidas toime tulla erinevat tüüpi rutiinsete ülesannetega.

Seotud: Parimad ülesannetele keskenduvad ülesanded

Ülesannete lisamine oma päevakavasse, kasutades Eisenhoweri maatriksit

Eisenhoweri sõnul saate kõik ülesanded jagada nelja erinevasse kategooriasse sõltuvalt sellest, kui olulised ja kiireloomulised need on. Seejärel kas teete seda koheselt, delegeerite selle, lükkate edasi või viskate selle üldse maha.

Arutame lühidalt kõiki neid kategooriaid:

1. Tee seda: See viitab sellise ülesande täitmisele, mida te ei saa vältida. Teades selle olulisust ja aja tundlikkust, täidate selle kohe.
2. Delegeerige see: Annate ülesande kellelegi teisele üle ja tema hoolitseb selle eest.
3. Lükake see edasi: Sa tahad seda siiski ise teha hiljem. Need on ülesanded, mille saate kõrvale jätta ja vastavalt sellele ajastada.
4. Lükake see: See viitab nende ülesannete viskamisele, mis ei vääri teie aega, ja need ülesanded pole midagi muud kui tähelepanu hajutamine.

Siit saate teada, kuidas Eisenhoweri meetod rakendub tegelaskujus ülesannete täitmisel.

YouTube'i video filmimine on esimene ülesanne, nii et peaksite seda tegema tee seda esiteks, kuna see on teie prioriteet. Teie järgmine prioriteet on stsenaariumi kirjutamine delegeerima oma kirjanikule. Samamoodi võite delegeerida andmete ülekandmise Excelisse.

Ülemusega kohtumine ja sõpradele helistamine võib venida, nii et edasi lükkama need kaks ülesannet. Lõpuks, kui teil on aega vähe, saate seda teha prügimägi meilisõnumite saatmine ja nende tegemine hiljem.

See on kõige lihtsam ja tõhusam viis oma töörutiini õigeks juhtimiseks. Vastasel juhul võite olla väga hõivatud ülesannete täitmisega valel ajal ebaefektiivselt, välja arvatud siis, kui olete produktiivne.

Seotud: Todoisti otseteede petukiri ülesannete haldamiseks

Saage oma ülesandeloenditest rohkem kasu

Ükskõik, kas olete hommikune inimene või öökull, filtreerige välja oma kõige tõhusamad tunnid ja eraldage neile ennetavat tähelepanu nõudvate ülesannete täitmine. Teie prioriteet ei tohiks olla mitte lasta mitteaktiivsetel ja aktiivsetel ülesannetel end proaktiivsetest häirida.

Alustage tootlikkusrakenduste kasutamist, mis aitavad teil surveolukordades paremini toimida, ja püsige distsiplineeritud.

Kuidas sooritada rõhu all: 8 tootlikkusrakendust, mis aitavad

Aeg ja surve võivad muuta teid produktiivsemaks. Positiivsete tulemuste saamiseks lisage oma töövoogu need kasulikud tööviljakuse rakendused!

Loe edasi

Autori kohta