Kuidas kirjutada professionaalseid e-kirju? 8 lihtsat reeglit, mille järgi elada

Me saadame ja võtame vastu e-kirju iga päev. Siiski teeme piinlikke vigu, mida me ei saa päris „tagasi võtta”. Seega võib olla keeruline kirjutada tõhusat meili, mis hoiab teie lugeja tegevust samal ajal kui arvestate meie maailma väljakutsetega.

Seda silmas pidades oleme koostanud mõned olulised reeglid, mida peate teadma inimestele meilisõnumite saatmisel. Paremate meilide kirjutamiseks vaevata järgige neid lihtsaid reegleid.

1. Kaaluge tervitusi ja sisselogimisi

"Loodetavasti on teil tore nädal!" vanasti oli see e-posti alustamiseks suurepärane viis. Enam mitte! Arvestades, kui ebakindel on elu, võib see osutuda hooletuks ja liiga eraldatuks.

Sama lugu on registreerumistega nagu „Regards“, „Parimad soovid“ või „Cheers“ - need toimisid varem täiesti hästi, kuid võivad mõnikord kõlada reaalsusest eemaldatuna.

Miks mitte hoida seda lihtsana ja ehtsana? Tehke sisselogimised nagu „Ole turvaline”, „Ole ettevaatlik” või „Lugupidamisega”. Tervituste osas võivad head lähtepunktid olla „Loodan, et kõik on hästi” või „Loodan, et teie ja teie lähedased hoiate end turvaliselt”.

2. Lisage selge teemarida

See meilireegel on sama vana kui meil ise. Selle põhjuseks on asjaolu, et inimesed otsustavad teemarea põhjal sageli, kas nad avavad e-kirja või mitte.

Kuna kogu meie töö on nüüd veebis, on ülioluline vajadus tähtsuse järjekorda seada ja eirata seda, mis mitte. Seega, kui jätate teemarea endiselt tühjaks, siis tõenäoliselt eiratakse teie e-posti aadressi.

Ideaalses teemareas on vähem kui 10 sõna. Valige üks, mis lahendab teie mured ja edastab e-posti aadressi. „Lennuprojekti ettepanek”, „Koosoleku ajatamine” või „Kiired küsimused teie esitluse kohta” on mõned head teemanäited, millest saate aimata.

3. Kasutage professionaalset allkirja

Kasutage eelnevalt välja mõeldud allkirjaplokki, mida kasutate kõigis oma isiklikes seadmetes olevatele meilidele vastamiseks. Sellel peaks olema teie nimi, ettevõtte nimi ja kontaktandmed.

See annab teie saajale hea ettekujutuse sellest, kes te olete ja kuidas teiega vajaduse korral ühendust võtta. Professionaalse allkirja fondi ja suuruse osas veenduge, et see oleks sama mis ülejäänud meil.

Samuti lõpetage oma meilid enesekindlalt aga ära ütle ütluste ega isikuandmetega üle piiri.

4. Tutvustage ennast, kui kohtute virtuaalselt esimest korda

Me kõik oleme sattunud olukordadesse, kus oleme pidanud saatma meili teel kellelegi, keda me pole veel kohanud. Võõralt inimeselt e-kirja saamine võib olla veider. Ja see on kergelt öeldes.

Nii et leidke minut e-posti adressaadile esitlemiseks. Kontekst on kriitiline ja esmamuljed loevad endiselt. Niisiis, lisage rida: „Tere! See on Tracy firmalt Multiseon Pvt. Ltd ja ma saadan meilisõnumeid, kuna olete avaldanud huvi meie elektroonikatoodete ostmise vastu ”.

Või kui teid tutvustatakse kellelegi e-posti teel, võite ka temalt loobuda reast, kus öeldakse, kui armas on temaga e-kohtuda.

5. Kirjutage kaastundlikke e-kirju

Me ei saa rõhutada selle olulisust. Elu on raske. Eelkõige on see väga ebakindel.

Kas nad jäid tähtajast mööda? Kas nad ei ilmunud selle kavandatud Google Meet'i juurde? Enne range e-kirja saatmist lõpetage ja mõelge see läbi. Mis siis, kui on meditsiiniline hädaolukord?

Seetõttu olge kaastundlik ja uurige, kas nendega on kõik korras. E-kiri nagu „Me tundsime teid täna koosolekul puudust. Lihtsalt sisseregistreerimine, et näha kõike, on okei. suudab luua suhteid, mis peavad vastu ajaproovile.

6. Kui vähegi võimalik, tihendage / muutke manuseid ja nimetage need

Me ei räägi sellest e-posti reeglist palju, sest suurte manuste väljasaatmisel eeldame automaatselt, et meie saajal on piisavalt ruumi. Suurte failide allalaadimine võtab rohkem aega ja võib aja jooksul häirida.

Seega võtke nende kokkusurumine või suuruse muutmine endale eesmärgiks. Kui jagate korraga liiga palju faile, on hea tava lisada viisakas märkus, mis ütleb, milleks manused on mõeldud.

Enne nende saatmist nimetage ka manused. Saadate oma CV? Nimetage fail ümber Tracy_Mackenzie_CV ja alustage paremast jalast.

7. Ärge kasutage e-posti teise kiirsuhtlusrakendusena

Põhjus, miks me kõik kiirsuhtlust armastame, on see - see on kohe.

Kuid kui segate need kaks ja kasutate e-posti aadressi vahetu sõnumside asemel, riskite olla tüütu ja ebaprofessionaalne.

Seega peate teadma, millal saata e-kiri ja millal sellele järgneda. Ära tee seda tehke viga, kui saatsite liiga palju järelmeile sest nad võivad töötada kodus. Ärge helistage kellelegi, paludes neil kontrollida ka e-posti aadressi.

Kui see on kiireloomuline, kasutage mõnda muud suhtlusviisi.

8. Kasutage tervendamiseks huumorit, kuid säästlikult

Kuigi paljud kasutavad huumorit meeleolu kergendamiseks nendel erakordsetel aegadel, on huumori kasutamisel e-kirjades probleemiks tagasilöök.

Kui soovite e-kirjas kasutada huumorit, tehke seda ainult siis, kui tunnete inimest hästi. Kui keegi on tõsises olukorras, ei taha te lugupidamatu või ebaviisakana välja tulla. Pealegi, see, mis kõlab naljakalt, ei pruugi naljakas lugeda.

Sõna tarkadele: kui kahtlete, on kõige parem see välja jätta.

Määrake kontorivälised vastused ja parandage oma töö ja eraelu tasakaalu

Tänapäeval inimestele meilisõnumeid tehes peaksite olema tähelepanelik ka tundide suhtes. Kodust töö eluviiside haardudes on piirid töö ja meie isikliku elu vahel hägustunud. Kontorivälised vastused on hõlpsasti mõistetavad, kui keegi on koosolekul saadaval või vastab e-kirjale.

Vaadake oma e-posti kliendi seadeid ja konfigureerige automaatvastajad, kui olete eemal või pole oma töölaua taga. Näiteks kutsub Gmail seda puhkusevastajaks, samas kui Microsoft Outlook kasutab kontoriväliseid vastuseid.

Loodame, et need tõhusate meilide kirjutamise kuldreeglid ja õiged e-posti harjumused aitavad teil aega kokku hoida ja õiged vastused välja töötada.

Parema e-posti ja tekstisuhtluse saavutamiseks vältige neid 6 viga

Parandage oma suhtlemisoskust, vältides selliseid vigu nagu liiga paljude emotikonide kasutamine või kõigi suurtähtedega trükkimine.

Loe edasi

Autori kohta