Kirjaühendamise abil saate kohahoidjate abil isikupärastada e-kirju ja kirju. Vaja on vaid kontaktide andmebaasi ja malli neile saadetavate meilide või kirjade jaoks.
Selles artiklis me näitame teile, kuidas Exceli andmebaasi abil luua Microsoft Wordi kirjaühendus. Need toimingud on võetud Microsoft Wordist ja Excel 2016-st, kuid protsess on kõigi väljaannete puhul sama.
Kuidas teha Exceli kaudu postiühendust
Postide ühendamisel kasutatakse andmebaasi andmeallikaid ja paigutatakse need vastavate kohahoidjate hulka teie hulgi-meilide isikupärastamiseks. Need andmebaasid võivad olla ükskõik millised allpool nimetatud loendist:
1. Ava oma Microsoft Excel arvutustabel.
2. Looge kontaktide loend käsitsi Sõna kirjaühendamise kasutamisel.
3. Valige kontaktandmed rakendusest Microsoft Outlook.
Teil on valida kahe valiku vahel:
- Gmaili kontaktid ühilduvas failis.
- Microsoft SQL Server.
Microsoft Exceli töövihikute andmebaas on kõige eelistatum, kui peate Wordis liitma kirja. Postide ühendamiseks loote Exceli abil andmebaasi, mida Word hiljem kasutab.
Kui teil pole Exceli faili koos kontaktandmetega, võite seda kasutada Proovi jaoks Exceli faili näidis.
Suurte e-kirjade või kirjade vastuolude vältimiseks peate oma Exceli faili kohandama allpool mainitud viisil:
- Esimesel real peaksid olema veeru päised ainult alates lahter A1. Word kasutab neid veerupäiseid kui Ühendage väljad kui kasutate Microsoft Wordi postiühendust.
- Tuleks muuta veerupäiseid, et need vastaksid kohatäite nimedele, mida kasutate e-posti või kirja malli dokumendis.
- Peate tagama, et arvutustabeli fail sisaldab kontaktandmeid ühe kirjena rea mustri kohta. Näiteks praeguses õpetuses on kõik kliendi saadaolevad kontaktandmed James Butt vahel on ligipääsetav lahtrid A2 ja J2.
- Iga kontakti numbrilised andmed, näiteks sihtnumbrid, allahindlusprotsendid, läbisõidud, valuutad jms, peaksid olema sobivas numbrivormingus.
- Muudatuste tegemiseks valige lahter või lahtrivahemik, mis sisaldab numbreid.
- Aastal Vahekaart Avalehtpiires Pael, klõpsake nuppu rippmenüü nool Pealegi Kindral.
- Enne meililiitmise Wordi dokumendi linkimist Exceli andmebaasifailiga tehke kõik täiendused. Kui olete kõik muudatused teinud, salvesta Exceli faili.
- Teie kontaktide Exceli andmebaasifail peaks olema teie arvuti kohalikus salvestusruumis.
- Veenduge, et kõik andmed oleksid Exceli töövihiku esimesel lehel.
Kuidas teha Wordis postimälu
Pärast Excelis andmebaasi loomist peate avama e-posti või kirja malli, mille soovite paljudele adressaatidele saata. Järgige allpool kirjeldatud samme:
1. On Pael, klõpsake nuppu Vahekaart Postitused.
2. Aastal Käivitage grupp Mail Merge, peate klõpsama nupul Käivitage Mail Merge.
3. Näete kuut meililiitmise dokumenditüüpi. Kliki Kirjad või E-posti sõnumid.
Seotud: Kuidas printida siltide ühendamise abil Microsoft Wordis ja Excelis
4. On Käivitage Mail Merge rühma klõpsake nuppu Valige Saajad. Näete valikuid, näiteks Sisestage uus loend, Kasutage olemasolevat loendit ja Valige Outlooki kontaktide hulgast.
5. Võite valida ühe ülaltoodud kolmest võimalusest sõltuvalt sellest, kuidas soovite kontaktide loendi mallikirjaga linkida. Selles õpetuses valime Kasutage olemasolevat loendit ära kasutama Exceli andmebaasi mille olete varem loonud või alla laadinud.
6. On Valige Andmeallikas leidke kaust, kus Exceli andmebaasifail on saadaval. Kui olete faili leidnud, valige see ja klõpsake siis nuppu Avatud andmebaasi laadimiseks Wordi meililiitu.
7. Näete Valige Tabel dialoogiboks. Väljuge kastist klõpsates Okei ilma dialoogiboksis muudatusi tegemata.
8. See on suurepärane! Olete algandmed edukalt linkinud Wordi liitmisprogrammiga.
9. Word sobitab andmebaasi veerupäised automaatselt väljaühendusvaldkondadega. Sobiva sobitamise tagamiseks minge lehele Rühmade kirjutamine ja sisestamine kohta Vahekaart Postitused selle Pael ja seejärel klõpsake nuppu Vastaväljad.
10. Vastaväljad ilmub dialoogiboks. Vasakul veerus näete ühendamisvälja üksusi. Paremal küljel leiate sobivad andmed lingitud Exceli andmebaasist.
11. See on sama, kui kasutate muid lähteandmeid, näiteks Outlooki kontakte või ekspordite kontakte Gmailist. Veenduge, et loendis sirvimisi ei esine. Kliki Okei sulgema.
12. Malli tähel asetage kursor esimese tähe ette ja vajutage Sisenema paar korda, et tähekeha kohal veidi ruumi teha.
13. Asetage kursor dokumendi ülaosale ja klõpsake siis nuppu Aadressi blokeerimine aastal Rühmade kirjutamine ja sisestamine kohta Vahekaart Postitused selle Pael.
14. Vasakul küljel Sisesta aadressiplokk dialoogiboksis saate valida nime, ettevõtte nime, aadressi, riigi jne, vormindamisvalikud. Paremal küljel näete aadressiploki eelvaadet.
15. Võite kasutada Vastaväljad võimalused sisendandmete mittevastavuse kõrvaldamiseks. Klõpsake nuppu Okei Lisama AddressBlock ševronite sees.
16. Järgmiseks klõpsake nuppu Tervitusliin aastal Väljade kirjutamine ja sisestamine rühm pärast AddressBlock, andes sellele reavahe.
17. The Sisestage tervitusliin ilmub dialoogiboks. Võite muudatused teha vastavalt soovile ja seejärel klõpsata Okei. The Tervitusjoon kirjas ilmuvad ševronid.
18. Võite klõpsata nupul Tulemuste eelvaade käsk Pael et näha, kuidas kiri välja näeb.
19. Lisaks saate lisada ka kohandatud ühendamisväljad AddressBlock ja Tervitusjoon. Oletame, et soovite lisada Sõiduki mark ja mudel kirja kehas.
20. Selleks avage meilide ühendamisega seotud Exceli andmebaasifail ja lisage Sõiduki mark ja mudel veeru päis. Sisestage sõiduki üksikasjad ja salvesta Exceli faili.
21. Nüüd minge Wordi dokumendiliidese ühendamise juurde ja korrake sammud neli, viisja kuus.
22. Nüüd valige tähesisest ükskõik milline sõna või mõni sõna ja klõpsake siis nuppu Sisesta liitmisväli kohta Rühmade kirjutamine ja sisestamine.
23. On Sisesta liitmisväli kast, valige Andmebaasiväljadja seejärel valige Sõiduki mark ja mudel. Kliki Sisesta kohandatud liitmisvälja lisamiseks.
24. Nii saate lisada nii palju muutuvaid kohatäiteid, kui soovite iga saadetud kirja või e-kirja kohandada. Microsoft Wordi postiühendus võrdleb andmed automaatselt adressaatide nimega.
25. On Pael, kliki Lõpeta ja ühenda käsk ja seejärel valige Dokumentide printimine või E-kirjade saatmine. Võite ka klõpsata nupul Üksikute dokumentide muutmine enne nende saatmist oma meilide või kirjade korrektuur.
E-posti produktiivsuse suurendamiseks kasutage kirjade ühendamist
Nüüd teate, kuidas Microsoft Wordi ja Exceli abil meiliühendust teha. Kohandatud e-kirjade kiiremaks saatmiseks ja heade kontaktide loomiseks oma professionaalsete või isiklike kontaktidega kasutage kirjaühendust. Jätkake Wordi kasutamist, et muuta oma töö- ja isiklik elu senisest lihtsamaks.
Microsoft Word ei oleks tööriist, mis see on, ilma selle produktiivsete funktsioonideta. Siin on mitu funktsiooni, mis aitavad teil iga päev.
Loe edasi
- Tootlikkus
- E-posti näpunäited
- Arvutustabeli näpunäited
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Mail Merge
- Microsoft Office'i näpunäited
Tamal on MakeUseOfi vabakutseline kirjanik. Pärast oluliste kogemuste omandamist tehnoloogia, rahanduse ja ettevõtluse alal töötleb oma eelmises töökohas IT-konsultatsioonifirmas, võttis ta 3 aastat tagasi täiskohaga kutse kirja. Kuigi ta ei kirjuta tootlikkusest ja uusimatest tehnoloogiauudistest, armastab ta mängida Splinter Celli ja vaadata Netflixi / Prime'i videot.
Telli meie uudiskiri
Liituge meie uudiskirjaga, kus leiate tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e-raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!
Veel üks samm !!!
Palun kinnitage oma e-posti aadress e-kirjas, mille just teile saatsime.
