Iga projekt koosneb paljudest ülesannetest, mille peate õigeks ajaks lõpetama. Õige ülesannete haldamine tähendab projektide juhtimist kontseptsioonist kuni valmimiseni. Olenemata sellest, kas olete osa meeskonnast, kes töötab kontoris või kodus, võib ülesannete haldamise protsess panna teid silmitsi seisma mõningate tavaliste väljakutsetega.
Siit leiate viis levinumat ülesannete haldamise väljakutset, millega teie ja teie meeskond kokku puutuvad, ja kuidas saate neist tööriistade abil üle saada.
1. Ülesande edenemist pole näha
Ülesande õigeaegse täitmise ja eduka koostöö üheks eelduseks on ülesande edenemise nähtavus. Ilma selleta muutub ülesannete haldamine iga meeskonna jaoks väljakutseks. Probleemide kiiret lahendamist võite oodata ainult siis, kui tagate ülesande edenemise läbipaistvuse.
Kanbani tahvlitega saate luua visuaalse ülevaate projekti töövoost. Trello on Kanbani tahvlirakendus, mis võimaldab teil kõiki ülesandeid sujuvamaks muuta, tuvastades protsessi kitsaskohad. See rakendus mitte ainult ei muuda ülesannete edenemist juurdepääsetavaks, vaid võimaldab teil teha ka otsustavaid toiminguid, et kaua ootel olevad ülesanded liikvel oleksid.
Gantti diagrammi tööriista kasutamine on veel üks kasulik viis ülesannete edenemise jälgimiseks. Koos Agantty rakendusega saavad meeskonnaliikmed oma ülesandeid vastavalt sünkroonida. Samuti võimaldab see olemasolevatele ressurssidele ülesandeid määrata ja delegeerida.
Seotud: Parimad tasuta Gantti diagrammirakendused projektijuhtimiseks
2. Tööd takistav meilisõltuvus
Selge suhtlus on iga meeskonna jaoks hädavajalik ülesannete täitmiseks ettenähtud aja jooksul ja täieliku tõhususega. Kuigi e-post on meeskonnaliikmete seas populaarne suhtlusviis, võib täielik sõltuvus meilidest olla kahjulik ja pärssida tootlikkust.
Mis puutub meeskonda, siis üks suuremaid ülesannete haldamise väljakutseid on hoida kõiki ühel lainel, edastades nõutavad sõnumid. Siin muutub ülioluliseks suhtlemine, mida ja kuidas. Kui keegi kulutab meilide kontrollimisele, kirjutamisele ja neile vastamisele rohkem aega kui produktiivsetele ülesannetele, siis meilisuhtluse eesmärk ebaõnnestub.
Koos MeisterTask, saate meeskonnaliikmete teabe jagamise protsessi tsentraliseerida. Saate hõlbustada meeskonna paremat suhtlust, lisades ülesande kirjelduse, manused, ülesande muudatuste logi ja kommentaarid ülesandesse endasse. Need funktsioonid muudavad ülesande interaktiivseks ja jälgitavaks.
Projekti jälgides saate end kursis hoida ja kogu vajaliku teabe hankida. Saate kiiresti vastata mis tahes ülesande muudatustele emotikonide abil ja saada selliste muudatuste kohta meili teel märguandeid.
3. Struktureeritud toimivusaruannete puudumine
Oma meeskonna efektiivsuse ja tootlikkuse kohta teadmiseks on vajalik iga meeskonnaliikme tööst täieliku ülevaate saamine. Ilma korraliku ülevaateta ei saa keegi ülesande edenemisest teada. Ainult struktureeritud aruanne võib anda ülevaate kogu protsessist, mille meeskond on läbinud.
Sellised aruanded ei paku mitte ainult väärtuslikku teavet ülesannete ja projektide kohta. Samuti esitavad nad kogutavat teavet kergesti arusaadaval viisil. Kui teil on tervikpilt ühes kohas, muutub ülesannete tõhususe parandamiseks vajalike meetmete võtmine sujuvaks.
Struktureeritud aruanded võimaldavad teil ka oluliste mõõdikute abil luua erinevat statistikat ja kohandada, kuidas soovite üksikasju näha. Sa saad kasutage Asana universaalset aruandlusfunktsiooni et saada graafilisi diagramme ja graafikuid oma meeskonna tulemuslikkuse kohta. Mõne klõpsuga saate teada oma meeskonna reaalajas tootlikkuse oleku.
Iga meeskonnaliige saab luua oma tootlikkuse armatuurlaua selle tööriistaga, mis kuvab visuaalselt toimivusmõõdikuid. Üksikisikud saavad kirjutuskaitstud aruandeid jagada sisemiste ja väliste kaastöötajatega. Aruannete kohandamine on samuti lihtne, kuna saate lisada erinevaid filtreid, valida diagrammi tüüpe ja määrata igale projektile eraldi värvi.
4. Sujuva automatiseerimise puudumine
Kaasaegses ärimaailmas on ülesannete automatiseerimise tähtsus ülimalt tähtis. Ilma selleta on ülesannete haldamine ja projekti õigeaegne lõpetamine keeruline. Automatiseerimise puudumine võib kaasa tuua ka tootlikkuse probleeme teie meeskonnas ja aeglane ülesannete täitmine.
Seetõttu peaksite ülesannete automatiseerimiseks kasutama erinevaid tööriistu ja säästma oma meeskonda aega kulutamast nende ülesannete käsitsi täitmisele. Automatiseerimistööriistade valimisel veenduge, et neil oleks rohkem eeliseid kui puudusi, nagu järsk õppimiskõver, süsteemi aeglustumine ja liigne ajakulu.
Kui tegemist on automatiseerimisega, saate olenevalt teie töö mahust kasutada mis tahes arvu tööriistu. Lisaks meeskonna töökoormuse vähendamisele võimaldab intelligentne automatiseerimine keskenduda olulistele ülesannetele. Kui kasutate mitut automatiseerimistööriista, saate Zapierilt abi võtta, et rakendusi hõlpsalt integreerida.
Mõned populaarsed integratsioonid, mida Zapier toetab, on järgmised:
- Google'i arvutustabelid ja Toggl: kasutage kaug- ja hübriidmeeskondade projektide haldamiseks.
- ClickUp ja TimeDoctor: kasutage produktiivsete tundide jälgimiseks ja ülesannete haldamiseks.
- Trello ja Jira: kasutage probleemide jälgimiseks ülesannete haldamisel Kanban-stiilis tööriista kaudu.
- Asana ja HubSpot: kasutatakse CRM-i tarkvara sünkroonimiseks projektihaldustööriistaga.
- ClickUp ja Jira: kasutage ülesannete jälgimise ajal probleemide jälgimiseks ja lahendamiseks.
Seotud: Zapieri integratsioonid, mis automatiseerivad teie ülesannete haldamise töövoogu
5. Scope Creepiga tegelemine
Scope creep on tavaline ülesannete haldamise väljakutse, millega meeskonnad silmitsi seisavad. See viitab muutustele projekti nõuetes võrreldes sellega, mida otsustasite projekti algatamisel. Need muudatused mõjutavad nii projekti eesmärki kui ka tulemusi.
Projekti kavandades ja liikmetele ülesandeid määrates peate olema teadlik ulatuse hiilimisest. Olenemata valdkonnast saate seda ennetada riskide hindamise ja projekti kaardistamise ajal teadliku olemisega.
Iga projektiga kaasneb teatud määral risk ja situatsiooniplaani olemasolu algusest peale võib teid päästa mis tahes ootamatust olukorrast. Samuti aitab riske maandada ka pidev riskide hindamine projekti elutsükli jooksul. Kasutades monday.com, saate oma projektides taktitundeliselt käsitleda ulatuse hiilimist.
Selle rakenduse projektiriskide register võimaldab teil võimaliku intsidendi asukohta, hinnata ja planeerida, et saaksite riske maandada. Kasutades selle Scrum sprindi planeerimise mall, saate panna oma meeskonna keskenduma konkreetsetele ülesannetele ja eesmärkidele. The Muudatuste haldamise jälgija Selle tööriista abil saate visandada ja jälgida muudatuste juhtimise plaane.
Ülesannete haldamise probleemid on lahendatud
Ülesannete haldamise probleemid võivad põhjustada projektide hilinemist ja rahulolematuid kliente. Olge teadlik võimalikest probleemidest, mis võivad ülesannete haldamisel kokku puutuda.
Kuna selles artiklis käsitleti väljakutseid ja nende elujõulisi lahendusi, saate nüüd võtta vajalikke meetmeid selliste probleemide vältimiseks, et tagada sujuv projektijuhtimine.
Kas otsite Asanale alternatiive? Vaadake neid tasuta tööriistu, mis võimaldavad teil oma projekte tõhusalt hallata.
Loe edasi
- Tootlikkus
- Ülesannete haldamine
- Projekti juht
- Aja planeerimine
Tamal on MakeUseOfi vabakutseline kirjanik. Pärast märkimisväärse kogemuse omandamist tehnoloogia, rahanduse ja äri valdkonnas protsesse oma eelmises töökohas IT konsultatsioonifirmas, võttis ta 3 aastat tagasi täiskohaga erialaks kirjutamise. Kuigi ta ei kirjuta tootlikkusest ja viimastest tehnikauudistest, armastab ta mängida Splinter Celli ja vaadata Netflixi/Prime Videot.
Liituge meie uudiskirjaga
Liituge meie uudiskirjaga tehniliste näpunäidete, arvustuste, tasuta e-raamatute ja eksklusiivsete pakkumiste saamiseks!
Tellimiseks klõpsake siin