8 Facebooki töökoha funktsiooni koostööprojektide juhtimiseks

Projekti suhtluse ja sisu haldamine on keeruline ülesanne. Ilma ühise andmeallikata on see tohutu ülesanne. Facebooki töökohal on sellele lahendus! Olenemata teie töö või projekti suurusest on see ideaalne tööriist erinevate ülesannete ja projektide sisu haldamiseks.

Lisaks on teie meeskonnaliikmed selle kasutajaliidesega (UI) juba tuttavad, kuna see sarnaneb Facebooki platvormiga. Lugege edasi, et teada saada, kuidas sellest võib saada projektijuhtimise jõuallikas.

1. Looge iga projekti jaoks sihtrühm

Mitme projekti haldamine samal ajal võib olla kirglik ja segane. Jätke segadus Workplace'i spetsiaalse rühmafunktsiooniga. Sellel platvormil saate iga projekti jaoks luua eraldi rühmad, et hoida ülesanded lahus.

Teie loodud rühmad jäävad salajaseks, kuna ainult grupi liikmetel on luba panustada. Saate lisada nii palju rühmi kui soovite ja lisada rühma suvalise arvu liikmeid.

Kui teete koostööd mõne teise organisatsiooniga, tuleb kasuks mitme ettevõtte rühm. Mitmest ettevõttest koosnev grupp Töökoht võimaldab teil sama tõhusalt töötada inimestega väljaspool teie ettevõtet.

2. Jagage faile meeskonnakaaslastega

Olenemata sellest, kas töötate eemalt või samast kontoriruumist, peate oma kolleegidega faile jagama veebikanalite kaudu. Nagu iga teinegi tõhus kontorikomplekt, võimaldab Workplace teil oma meeskonnakaaslastega faile hõlpsalt jagada.

Saate rühma lisada faile oma kohalikust süsteemist. Teise võimalusena saate kasutada ka failijagamise integratsioone, mille on heaks kiitnud organisatsiooni süsteemiadministraator. Grupiadministraatorid saavad gruppi lisada heakskiidetud integratsioone, et selle liikmed saaksid seda kasutada.

Failide jagamise tööriistade leidmiseks vaadake vahekaarti Integratsioonid. Praegu toetab see failide jagamise rakendusi, nagu Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint jne.

3. Koostöö failide ja tagasisidega

Selle tööruumikomplekti märkuste funktsiooni kasutades saab teie meeskond jagada tagasisidet erinevate rühmas jagatud failide kohta. Sel viisil muutub kommentaaride ja tagasiside jälgimine lihtsamaks kui kunagi varem.

Lisaks on kõik rühmaliikmetega jagatud failid saadaval vahekaardil Failid. Seega ei pea te vajaliku faili leidmiseks voogu kerima.

See komplekt võimaldab teil luua ka avatud tagasisiderühma. Siin saavad tagasisidet anda ka teised meeskonnaliikmed. Jagades projekti kohta rohkem, nagu dokumentatsioonistiil, kujundus, sihtrühm jne, saate teistelt rohkem tagasisidet ja uusi vaatenurki.

4. Projekti ja ülesande edenemise jälgimine

Töökohas on projekti edenemise jälgimine lihtne. Lisades iganädalasi värskendusi edenemise, eelistuste ja muude grupi erandlike probleemide kohta, saavad meeskonnakaaslased üksteist oma ülesannetest teavitada.

Kui keegi peab jagama pikki aruandeid või uurimistulemusi, saab ta kasutada selle platvormi märkuse funktsiooni. Ülesannete jälgimiseks saate rühmas jagada tegevusüksusi, mille ülesandesaaja saab lõpetatuks märkida.

Mainimisfunktsiooni saate kasutada meeskonnaliikmele ülesande määramiseks. Saate isegi integreerida Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly jne. rakendused tööülesannete paremaks haldamiseks ja tootlikkuse suurendamiseks Workplace'i kaudu.

Seotud: Tasuta Zapieri alternatiivid töökoormuse vähendamiseks ja tootlikkuse suurendamiseks

5. Failide turvaline ja ühine salvestusruum

Töökoha rühmade vahekaart Failid korraldab kõik projektifailid ühte kohta. Saate säästa aega, kui lubate Workplace'il hallata teie projektiressursse (nt pilte, PDF-e, Exceli lehti jne). Kui kasutate Workplace'i, ei pea te jälgima meeskonnaliikmeid, kes jagavad projektiga seotud tundlikke dokumente erinevate platvormide kaudu, seades ohtu konfidentsiaalsed andmed.

Teie meeskond saab faile rühma üles laadida mitme kanali kaudu, nagu postitused, vestlus, teemad, õppimine, meedia jne. Kuid kõik failid lähevad otse vahekaardile Failid. Siit saate hõlpsalt hallata failidele juurdepääsu, versioonikontrolli ja faili kustutada, kui see pole vajalik.

Oluline on teada, et saate üles laadida ainult kuni 50 MB faile muu kanali kaudu peale Workplace Chati. Workplace Chati kaudu saate üles laadida faile, mille suurus on kuni 75 MB. Failisuuruse limiit aitab meeskonnal tööviljakusena püsida, jagades väikeseid faile ilma probleemideta üleslaadimiskiiruse ribalaiusega.

See võib tunduda madala failide üleslaadimise limiidina. Töökoht toetab aga suurte, kuni 4 GB videofailide üleslaadimist. Seega, kui teil on vaja luua õppe- või teadmistekogu jaotise jaoks videoõpetus, saate alati pikki HD-videoid üles laadida.

6. Reaalajas sõnumside töökohavestluse kaudu

Kui meeskond töötab projekti kallal kaugetest asukohtadest, pole reaalajas suhtlusele alternatiivi. Siiski ei ole kodus töötades alati võimalik heli- või videokõnede kaudu ühendust luua. Sellepärast peab teil koostöötööruumis olema kiirvestluse valik.

Workplace pakub seda funktsiooni oma kasutajatele ka Workplace Chati rakenduse kaudu. Laadige see alla oma Android- või iOS-telefoni ja hoidke liikvel olles ühendust. Kasutage seda olulisele päringule kiire vastuse saamiseks. Seda valikut saavad kasutada rühmad, kus on kuni 250 liiget.

7. Heli- või videokõne sujuvaks suhtluseks

Kaug- või hübriidmeeskonna jaoks on koostöö ilma heli-/videokõnedeta võimatu. Kui kasutate Workplace From Facebook projektijuhtimiseks, ei pea te nendel eesmärkidel lisarakendusi kasutama. Workplace'is on meeskonnakaaslasele helistamine vaid ühe hiireklõpsu kaugusel.

Kuni 50 meeskonnaliiget saavad töökoha kaudu Facebooki koosolekufunktsiooni kaudu heli- või videokoosolekuga liituda. Saate seda võimalust kasutada iganädalaste meeskonnakoosolekute või rühmaarutelude jaoks.

Samuti saate grupiliikmetega kiiresti üks-ühele kõnesid pidada. Saadaval on ka selliste virtuaalsete helistamisrakenduste integreerimine nagu Zoom, BlueJeans ja Cisco Webex Meetings.

8. Postituse kinnitamise funktsioon kiireks viitamiseks

Samuti saate postituse või sisu kinnitada grupi lehele, sarnaselt Facebooki lehele või grupile. Igas rühmas on olulised projektijuhised, eesmärgid, tähtajad ja ressursid. Sisu kinnitamine tagab, et meeskonnaliikmed leiavad projektiga töötamiseks vajaliku sisu vaevata üles.

Soovi korral saate ilma probleemideta kinnitada mitu postitust. Samuti saate otsustada, milline kinnitatud postitus peaks jääma teiste peal. Pidage meeles, et töökoha gruppi saab postitusi kinnitada ainult grupi administraator.

Mitme projekti haldamine on lihtne

Ülaltoodud funktsioonid on mis tahes projekti põhivajadused. Facebooki Workplace rahuldab kõiki neid funktsioone tõhusalt tänu lihtsa kasutajaliidesele.

Kui teie projektiandmed, nagu ülesannete loendid, töövood, toote/teenuse maketid, viitesisu jne, on rohkem kui ühes tööriistas, viige need tasuta ühte kesksesse tööriista, nagu Workplace. Samuti on tark enne lõpliku otsuse tegemist teada, kuidas Workplace konkureerib teiste projektijuhtimise tööruumidega.

Google Workspace vs. Töökoht Facebookist: kumb on parem?

Siit saate teada, milline on kaug- või hübriidmeeskondade jaoks parem: Google Workspace või Facebook Workplace.

Loe edasi

Autori kohta