6 Microsoft Exceli täiustatud funktsiooni, mida peate teadma

Kuigi Microsoft Excel on olnud kasutusel kõige kauem, on sellel palju funktsioone, millest te tõenäoliselt midagi ei tea. Isegi Microsofti eksperdid võivad teile öelda, et iga päev on Exceliga õppimise päev.

Millised on need suurepärased täiustatud funktsioonid, millest olete ilma jäänud? Selles artiklis uurime kuut Exceli täiustatud funktsiooni, mida peate teadma, ja seda, kuidas need aitavad teie tootlikkust tõsta.

1. Hägune sobitamine

Hägune sobitamine on a Microsoft Exceli tootlikkuse funktsioon mis võimaldab teil vaadata läbi erinevate loendite seotud üksused ja ühendada need, kui need on ligikaudu sarnased.

Näiteks kui teete küsitlust ja mõnes kirjes on trükkimisvigu, loeb hägune vaste need koos õigesti kirjutatud kirjetega seni, kuni kirjapilt jääb õigele võimalikult lähedale üks.

Seotud: Kuidas Excelis mõttekaarti koostada

Kirjete veelgi täpsemaks muutmiseks saate määrata sarnasusläve eelistatud taseme oma ebamäärasele vastele. Siiski peaksite teadma, et ähmase sobitamise funktsioon töötab ainult tekstiveergudel. Hägune kokkulangevus on järgmine:

1. Esiteks veenduge, et teil on Fuzzy Lookup installitud ja Excelis lubatud.
2. Järgmine samm on muuta oma loend tabeliks. Selle saavutamiseks tõstate oma loendi esile ja vajutate Ctrl + T.
3. Kui olete seda teinud, näete Hägune otsingutööriist kuvatakse tegumiribal.
4. Nüüd valige, milliseid teisendatud tabeleid soovite võrrelda.
5. Seejärel näete hüpikakent, mis palub teil valida Sarnasuse lävi kui soovite võrdluseks – lävi 0,85 polegi nii halb.
6. Lõpuks valige lahter, kus Hägune otsingutabel sisestatakse ja klõpsake nuppu Mine peal Otsingutööriist võrdluse lõpuleviimiseks.

2. Uus aken ja korraldamine

Kui teie töö nõuab mitme töölehega tegelemist, on see funktsioon teile kasulik. Microsoft Excel võimaldab juurdepääsu hõlbustamiseks avada erinevaid aknaid ja korraldada neid vastavalt oma soovile.

Kui kõik vahekaardid, mida vajate, on avatud ja teie vaates saate säästa aega ja vaeva mitme akna vahel segamisel. See aitab palju kaasa ka vigade ja segaduse minimeerimisel.

Seotud: Kuidas Excelis teksti mähkida

Korraldusfunktsiooni kasutamiseks peate järgima järgmisi samme.

1. Avage soovitud töövihikud ja klõpsake töölehtedel, mida soovite avada.
2. Klõpsake nuppu Vaade vahekaart, siis Korralda kõik.
3. Valige kuvatavas dialoogiboksis teile kõige sobivam valik.
4. Klõpsake Okei.

3. Tekst veergudesse

Nii et olete oma töölehel muudatusi teinud, kui järsku peate ühest veerus olevad andmed jagama erinevatesse veergudesse. Oletame, et soovite, et ees- ja teine ​​nimi oleks kahes eraldi veerus. Tundub kirglik, eks? Õnneks ei pea te oma andmeid lahtri haaval kopeerima ja kleepima funktsiooniga tekst veergu.

Seotud: Parimad veebikursused Exceli edasijõudnutele

See võimaldab teil veergudes olevad tekstid eraldada, kasutades piiritletud laiust või eraldajat, näiteks koma, sidekriipsu või tühikut. Nii et kui teie veeru kirjetel on mõni neist, võimaldab see funktsioon teil osa selle andmetest uude veergu nihutada.

Teksti veergudeks funktsiooni kasutamiseks tehke järgmist.

1. Klõpsake veergu, millel on soovitud tekst.
2. Kliki andmed, seejärel valige Tekst veergudesse.
3. Ilmub dialoogiboks, mis näitab Teksti teisendamise viisard veergudeks. Kliki Piiritletud > Edasi.
4. Vali Piiritlejad mis kehtivad teie andmete kohta. See võib olla Kosmos või koma.
5. Kui olete valmis, klõpsake nuppu Edasi ja valige andmed Sihtkoht oma töölehel.
6. Seejärel klõpsake nuppu Lõpetama.

Pidage meeles, et see funktsioon on praktiline ka muude andmete (nt kuupäevade või seerianumbrite) jaoks. Peamine on veenduda, et kõik eraldajad on õiges kohas, enne kui proovite andmeid jagada.

4. Importige veebisaitidelt statistikat

Andmete ülekandmine konkreetselt veebisaidilt oma Exceli lehele võib samuti olla valupunkt, kuid mitte enam. Funktsiooniga Import Stats on see kõik nii lihtne. Selle funktsiooni käivitamiseks ja käivitamiseks peate tegema järgmist.

Esiteks peate avama Exceli lehe, kuhu soovite andmeid importida.

1. Kliki Fail, ja valige rippmenüüst Avatud. Seejärel vali Lisage koht. Kui olete seda teinud, kuvatakse dialoogiboks, mis küsib, milliseid faile soovite Excelisse importida.
2. Minge alla küsimuseribale, lisage selle saidi URL, kust soovite andmeid importida, ja klõpsake nuppu Avatud. See võtab sekundi või paar ja seejärel avaneb uus dialoogiboks, mis palub teil sisestada oma Windowsi turvavõti. See juhtub siis, kui teie kasutataval arvutil on Windowsi käivitamisel sisselogimisparool.
3. Nii et sisestage oma Windowsi kasutajanimi, sisselogimisparool ja klõpsake nuppu Okei.

5. Eemaldage duplikaatide funktsioon

Viimane asi, mida andmetega tegelemisel soovite, on koondamine. Kahjuks võib pärast andmete ühest veerust teise või teiselt saidilt ülekandmist tekkida oht, et asju kopeeritakse. Selle vältimiseks võite kasutada Exceli duplikaatide eemaldamise funktsiooni.

1. Valige tabel ja jätkake jaotisega Andmete vahekaart selle tegemiseks.
2. Siin, klõpsake Eemaldage duplikaadid. See viib akna avanemiseni. Hüpikaken küsib, milliseid veerge ja ridu soovite duplikaate otsida. Sisestage vajalikud veerud ja read ning Excel kustutab teie koopiad.

6. Kohandatud loendid

Kohandatud loendid on tõhus viis tüütu andmesisestuse ja vigade tekkimise vältimiseks. Kohandatud loendi loomine enne tähtaega võimaldab teil seda teha lisage rippmenüü valik või kasutage Exceli automaatse täitmise funktsiooni, mis säästab teie aega.

Seotud: Exceli valemid, mis aitavad teil lahendada tegelikke probleeme

Mõned näited hõlmavad kohandatud toodete, töötajate või asukohtade loendit. Võite kasutada ka Exceli kohandatud loendeid, nagu nädalapäevad või aastakuud. Exceli automaatse täitmise funktsiooni kasutamiseks võite lihtsalt tippida ühe sõna ja lohistada täitepidet, et lõpetada ülejäänud sõna.

Excel võimaldab teil kasutada oma kohandatud loendid mis tahes Exceli arvutustabelis või töövihikus klõpsates nuppu Failide vahekaart > Valikud > Täpsemalt > Muuda kohandatud loendeid Windowsis ja Excel > Eelistused > Kohandatud loendid Macis.

Kasutage neid uusi nippe oma Microsoft Exceli omamiseks

Kui olete Microsoft Exceli suur fänn, on teile häid uudiseid. te ei saa selle imelisi omadusi ammendada! Kuigi see võib tunduda hirmutav, pidage meeles, et need kõik on olemas selleks, et muuta teie töö lihtsamaks ja produktiivsemaks. Veelgi enam, te ei pea neid kõiki ühe päevaga selgeks õppima.

Pidage meeles, et harjutage iga päev ja kasutage selle artikli funktsioone maksimaalselt ära. Kui kasutate neid sageli, on need kiiresti teie käeulatuses!

Kuidas kasutada Microsoft Excelis muudatuste jälgimist

Saate kasutada Exceli valikut Jälgi muudatusi, et jälgida töölehe muudatusi, mida teised peavad värskendama või üle vaatama. Siin on, kuidas!

Loe edasi

Autori kohta