Asjade tegemine (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): milline on parim tootlikkuse raamistik?

Kuigi iga päev võib tunduda žongleerimisena, on oluline hoida asju perspektiivis. Siiski on segajaid küllaga. Mõnikord võib tunduda, et olete pidevas võitluses, et keskenduda teie jaoks kõige olulisematele eesmärkidele. Aga mis siis, kui oleks süsteem, mis aitaks teil kaotada vähem olulistele tegevustele kuluvat aega?

Siin tulevad kasuks tootlikkuse raamistikud, nagu Getting Things Done (GTD) ja Zen to Done (ZTD). Need annavad parema ülevaate töövoost, sujuvamaks suhtlemiseks ja vähendavad ebatõhusatele töövõtetele kuluvat aega. Vaatame mõlemat süsteemi.

Mis on Getting Things Done (GTD) raamistik?

"Getting Things Done" (GTD) on ajajuhtimise tehnika, mille on välja töötanud tootlikkuseguru David Allen. Metoodika põhiidee tuleneb kontseptsioonist, et meie meeled on nagu segased ruumid, mis on täis lõpetamata ülesandeid ja projekte, mida peame lõpetama.

GTD eesmärk on aidata inimestel oma elu korda seada, määratledes metoodiliselt ülesandeid, jagades need teostatavateks sammudeks, jälgides edenemist ja lõpuks nende elluviimist.

Kuidas kasutada GTD raamistikku

GTD koosneb viiest lihtsast harjutusest, mis aitavad ajust segadust välja viia, et saaksite keskenduda olulisele. Allpool on loetletud viis sammu:

Jäädvusta: Esimene suur samm on koguda ja jäädvustada kõik oma ootel olevad ülesanded välised ülesannete haldamise tööriistad või ülesannete loendi rakendusi või lihtsalt paberile märkimist. Need ülesanded võivad olla isiklikud või professionaalsed, näiteks meilid, kohtumised või tekstid. See samm on ülioluline, kuna liiga palju ülesandeid peas võib mõjutada teie keskendumist ja energiat.

Selgitage: Järgmine samm on jaotada kõik ülesanded juhitavateks ja elujõulisteks tegevusüksusteks, mida saab absoluutse selgusega dešifreerida. See aitab teil tuvastada praktilised ja kasutatavad esemed ning saate vabaneda neist, mis pole asjakohased.

Korraldage: Kolmas samm on oma ülesannete tähtsuse järjekorda seadmine ja nende kategoriseerimine vastavalt nende keerukusele, kontekstile või vajalike meetmete kiireloomulisusele. Selle tehnika abil saate otsustada, kas ülesanded tuleb kohe ära teha, hilisemaks hoiule jätta või üldse ära visata. Enamik GTD kasutajaid kasutage ülesannete haldamiseks ja korraldamiseks kaustu ja ülesannete loendeid asjakohaselt.

Ülevaade: Peaksite oma töövoogu aeg-ajalt üle vaatama ja analüüsima. See aitab teil tuvastada ülesandeid, mis vajavad teie tähelepanu. Töövoogude põhjalikul analüüsil võib olla suur mõju üldisele tõhususele ja seepärast on oluline järgmiste tegevuste väljaselgitamisel mitte midagi vahele jätta.

Kaasata: Nüüd, kui kõik on korras, on viimane samm valitud ülesannete prioriteetsuse järjekorras tegelemine või kallale asumine.

GTD meetodi eelised

Mudel hõlmab kogu teabe väljastpoolt jäädvustamist ja hiljem meetmete võtmist, kas kavandatud ajal või siis, kui ilmneb mõni väline päästik. GTD eelised võib kokku võtta järgmiselt:

Rohkem keskendumist, vähem segadust: GTD aitab teil pidada arvestust kõigi oma projektide ja plaanide kohta. Saate luua tähtaegadega ülesandeid, linkida märkmeid kalendrisündmustega, korraldada ülesandeid hierarhiliselt lohistades ja kukutage need kaustadesse ning kuvage meeldetuletusi visuaalsete teavitusmeetoditega, kasutades sobivaid tööriistad.

Säilitage tervislik töö- ja eraelu tasakaal: Elus on lihtne tasakaalu leida, kui suudad oma kohustuste ja ülesannete täitmisel korralikult kursis olla. Tõhus organisatsioonisüsteem, nagu GTD, vabastab teid oma aja ja ressursside haldamise ees seisvast ärevusest.

Seotud: Lihtsad ülesanderakendused ülesannetele keskendumiseks ja asjade tegemiseks

Loovus: GTD aitab teil oma tööd ja elu paremini korraldada, et saaksite leida aega oma kire järgimiseks ning loominguliste ideede ja püüdluste arendamiseks. Aja jooksul märkad suuremat enesekindlust otsuste tegemisel, aga ka paremat tervist ja kvaliteetseid suhteid.

Mis on Zen to Done (ZTD) raamistik?

Zen to Done on Leo Babauta loodud lähenemine isiklikule produktiivsusele. Zen to Done koosneb kümnest tootlikkust tõstvast harjumusest, mis parandavad teie tööviisi ja lihtsustavad teie elu. GTD põhiprintsiipidele rajatud see aitab teil kõiki olulisi ülesandeid ja projekte tõhusalt hallata.

Kuidas kasutada ZTD raamistikku

Zen to Done (ZTD) soovitab lisada kümme harjumust, mis toovad teile rohkem tootlikkust. Kui täissüsteem julgustab inimesi kujundama kümmet harjumust, siis minimalistlik ZTD keskendub vaid neljale põhiharjumusele. Kui olete need neli harjumust kaotanud, on ülejäänud kuus palju lihtsam teha. Vaatame minimalistliku ZTD raamistiku nelja põhiharjumust:

Koguge: Olulist infot on lihtne kaotada, kui seda kuskile kirja ei pane, sel juhul võib kogu nende mõtete ja ideede kogumisele kulunud aeg raisku minna. Võite kasutada selliseid tööriistu nagu paberist märkmik, kleepmärkmed või märkmete tegemise rakendused teie telefonis mis on kergesti kättesaadavad.

Kui olete osa meeskonnast, on mõttekas kasutada ühtseid töövoosüsteeme, mis suudavad sujuvalt salvestada ülesandeid, märkmeid, kontakte ja faile teabe kogumiseks ja toomiseks.

Protsess: Soovitatav on kord päevas kontrollida oma postkasti või ülesannete loendeid. Alustage oma päeva teabe ülevaatamisega ja töötlemisega. Selle eesmärk on soodustada kiirete otsuste tegemise harjumust. Kustutage kõik üksused, mida te ei vaja. Kui te ei saa mõnda eset adresseerida, delegeerige see õigele isikule. Kui selleks kulub kaks minutit või vähem, tehke seda kohe või kirjutage see üles, et te ei unustaks seda.

Plaan: Planeerimine on põhiharjumus, mis aitab teil määratleda oma kõige olulisemad ülesanded (MIT-d) igaks päevaks ning seejärel ajastada ja täita need vastavalt. Alustuseks võite koostada loendi oma kõige olulisematest ülesannetest (MIT) ja "Suurtest kivimitest" või olulistest projektidest vastavalt päeva ja nädala jaoks.

MIT-d on konkreetsed, ajale orienteeritud ülesanded, mis on teie igapäevase ülesannete loendi keskmes. Samuti peaksite proovima välja töötada igapäevased, iganädalased ja igakuised rutiinid, mis aitavad teil üldist tootlikkust parandada.

Tee: See julgustab teid keskenduma ühele ülesandele teatud ajahetkel, vältides samal ajal segavaid tegureid, nagu kirjad, telefonikõned ja tekstisõnumid.

ZTD meetodi eelised

ZTD raamistiku peamised eelised on välja toodud allpool:

Lihtne arusaada: ZTD süsteemist on üsna lihtne aru saada. Raamistik pakub välja nimekirja kümnest tootlikkust tõstvast harjumusest, mis on teie eesmärkide edukaks elluviimiseks olulised.

Valige peamised ülesanded: See süsteem jaguneb lihtsateks komponentideks: päeva kõige olulisemad ülesanded või MIT-id, Big Rocks ülesannete loend, mis on sisuliselt suured projektid, millega peate töötama, ja igapäevane või iganädalane ülesanne rutiin.

Häälestage segajaid: Kui olete nagu enamik inimesi, on teil korraga käsil mitu projekti. ZTD soovitab teil välja lülitada telefonid, e-kirjad, Interneti ja isegi taimerit kasutada ülesannete täitmiseks. See välistab segavad tegurid, nii et saate püsida kursil ja lõpetada iga projekti vähemate katkestustega.

Peamised erinevused GTD ja ZTD vahel

• GTD pakub terviklikku ülesannete haldamise süsteemi, samas kui ZTD on lähenemine, mis integreerib GTD harjumustega.
• GTD keskendub ülesannete täitmisele ja ZTD eesmärkide saavutamisele.
• GTD võib olla üsna keerukas, kuna tuleb korraldada ja läbi vaadata arvukalt ülesandeid mitme etapi jooksul. Teisest küljest on Zen to Done intuitiivsem ja lihtsam raamistik, mille eesmärk on kompleksi murda töötleb 1-3 MIT-ks (kõige olulisemad ülesanded) ja mitmeks suureks kiviks (suurprojektiks) päevaks või nädal.

GTD ja ZTD: ajahalduse võti

Kuidas tagada, et teie raske töö väljundiks oleks? Kõik tuleb tagasi tootlikkuse ja ajahaldustehnikate juurde, nagu GTD ja ZTD. Üksikisikud ja meeskonnad saavad neid kasutada isikliku tootlikkuse parandamiseks, tähtaegadest kinnipidamiseks ja suuremate projektide tõhusamaks käsitlemiseks.

Tootlikkus tähendab enamat kui lihtsalt oma aja teadmine ja selle hea kasutamise tagamine. See puudutab ka õigete prioriteetide seadmist, et saaksite igast päevast maksimumi võtta. Järgige ülaltoodud raamistikke ja saate suurepärase alguse.

9 igapäevast ülesannet, mida saate Zapieri abil automatiseerida

Siin on mõned igapäevased toimingud, mida saate automatiseerida ilma Zapieris kodeerimata, et säästa aega ja muuta elu lihtsamaks.

Loe edasi

Autori kohta